AI
Kracht in elke werkdag.
Documentverwerking makkelijk maken voor finance, inkoop en operatie. Daar staan we voor. Al 35 jaar.
Met al deze kennis bouwen we aan het platform van de toekomst. Met de kracht van AI, en de expertise van onze mensen.
AI waar het versnelt. Mensen waar het telt.
Scan Sys staat voor AI waar het echt werkt. Niet omdat het kan. Niet omdat het nieuw is. Niet aan de rand van de kernprocessen. Maar precies in de kern van wat ertoe doet: documenten herkennen, controleren, verwerken en opvolgen binnen finance, inkoop en operatie.
Praktisch toepasbaar
AI moet direct waarde toevoegen in het dagelijkse werk. Daarom vertalen we AI naar functionaliteit die gebruikers herkennen en kunnen toepassen in hun bestaande documentproces.
Verbonden met bestaande processen
AI staat bij Scan Sys niet los van je organisatie. Het wordt onderdeel van de manier waarop documenten binnenkomen, worden gecontroleerd, worden verwerkt en verdergaan richting workflow, matching en ERP.
Gebouwd op ervaring
Scan Sys werkt al 35 jaar aan documentverwerking. Die ervaring helpt ons bepalen waar AI waarde toevoegt, waar bestaande automatisering volstaat en waar menselijke controle belangrijk blijft.
Stabiele softwarebasis met 35+ jaar ervaring
Stabiele en officiële integraties
Betrokken en menselijke support
Onze belofte
Sneller verwerken
Elke AI-toepassing die we toevoegen maakt documentverwerking efficiënter. Minder handmatig werk, minder uitzoekwerk en sneller zicht op wat aandacht vraagt.
Slimmer per handeling
Onze AI herkent, ondersteunt met slimme voorstellen en leert steeds beter omgaan met de praktijk van documentverwerking.
Controleerbaar
Jij houdt de controle. Je bepaalt waar AI wordt ingezet, wat automatisch mag en waar menselijke controle nodig blijft.
Maak kennis met
De nieuwe generatie AI-gedreven documentverwerking.
Het doel is duidelijk: elke stap in documentverwerking makkelijker maken, terwijl gebruikers zelf controle houden. Van binnenkomst tot verwerking. Van herkenning tot controle. Van document naar proces.
De eerste AI-ontwikkelingen vormen daarin het begin. Daarna bouwen we stap voor stap verder aan nieuwe functionaliteit voor slimmere documentverwerking binnen finance, inkoop en operatie.
Slimmere kopherkenning
AI
De code achter onze kopherkenning wordt continu aangescherpt, waarbij AI helpt om herkenningslogica slimmer te optimaliseren. Dat vertaalt zich naar stabielere herkenning van kopdata, minder handmatige correcties en een sterkere basis voor snelle, consistente verwerking.
Recognition Agent
AI
Leest document- en orderregels automatisch uit zonder traditionele templates. Dankzij LLM-technologie worden line-items direct herkend en zichtbaar gemaakt in het boekingsscherm, ook bij complexe documenten met veel regels. Dat verkort de verwerkingstijd, vermindert handmatige inrichting en maakt het boekingsproces sneller en betrouwbaarder.
Mail Flow Agent
AI
Met Mail Flow Agent worden centrale mailboxes automatisch uitgelezen naar Scan Sys, wat zorgt voor tijdbesparing in al je mail- en workflow handelingen.
Slimmere verwerking van e-facturen
Smart Automation
Beschikbare E-factuur/XML-data wordt direct benut om boekingsregels automatisch en consistent op te bouwen. Dat versnelt de verwerking en vermindert handmatige inrichting binnen het boekingsproces.
Slimme documentroutering
Smart Automation
Documenten worden automatisch gekoppeld aan het juiste proces, de juiste workflow of de juiste vervolgactie. Dat houdt verwerking overzichtelijk en voorkomt onnodige handmatige stappen.
Workflowgestuurde verwerking
Smart Automation
Verwerking sluit direct aan op ingestelde processen, controles en vervolgstappen. Daardoor worden documenten niet alleen herkend, maar ook direct in de juiste flow geplaatst voor verdere afhandeling.
Automatische documenttoewijzing
Smart Automation
Documenten worden sneller gekoppeld aan de juiste context, zoals leverancier, dossier of documentstroom. Zo verloopt verwerking consistenter en met minder handmatig uitzoekwerk.
Slimme boekingsvoorstellen
Machine Learning
Feedback-gedreven herkenning
Machine Learning
“
AI maakt het mogelijk om documentprocessen opnieuw te ontwerpen voor de realiteit van vandaag: groei, variatie en continue verandering. Wij bouwen aan AI die de basis slimmer maakt, zodat automatisering niet breekt zodra het afwijkt van de standaard. Wat klanten daarvan merken is eenvoudig: minder gedoe, meer grip en een proces dat steeds consistenter wordt.
Meer over AI bij Scan Sys
Onze ontwikkeling gaat razendsnel. Blijf op de hoogte van het laatste nieuws.
Facturen verwerken in Odoo: scannen, herkennen en fiatteren
Werk je met Odoo, maar kost het verwerken van inkomende facturen nog steeds veel tijd? De boeking zelf is meestal…
AI-chatsupport bij Scan Sys
Scan Sys voegt AI-chatsupport toe als extra supportlaag voor klanten. Met deze nieuwe vorm van ondersteuning willen we veelvoorkomende vragen…
AFAS Profit 8: wat verandert er voor organisaties die met AFAS werken?
AFAS Profit 8 is een van de grote onderwerpen binnen het AFAS-landschap in 2026. De nieuwe Profit-versie stond centraal tijdens…
E-facturatie in Europa: wat het voor jouw organisatie betekent
Veel organisaties die internationaal zakendoen, merken het op een moment dat ze het niet verwachten: een Belgische klant die een…
Nieuwe Archiefwet 2027: wat verandert er per 1 januari?
De Belastingdienst vraagt om een factuur uit 2021. Je collega die het archief beheerde, werkt er niet meer. De map…
Scan Sys 35 jaar
Scan Sys bestaat 35 jaar. Lang genoeg om meerdere fases van de markt mee te maken, lang genoeg om te…
De verborgen keten achter productie
In maakbedrijven verloopt de keten van order tot factuur zelden zo soepel als op papier. Orderbevestigingen wijken af, leveringen komen…
Uitdagingen voedingsindustrie: 6 knelpunten in de administratie
Binnen de voedingsindustrie zijn productie- en logistieke processen doorgaans goed ingericht en voorspelbaar. De grootste uitdagingen in de voedingsindustrie ontstaan…
Fiattering van facturen zonder duidelijke onderbouwing
De auditor vraagt waarom een factuur is gefiatteerd. Je herkent het document, weet nog dat je ernaar hebt gekeken en…
10 jaar Jos Zimmermann: procesherontwerp, eigenaarschap & AI
Als je de afgelopen tien jaar naar finance en operatie kijkt, zie je één duidelijke verschuiving: van registreren wat er…
Peppol problemen na aansluiting
Peppol problemen ontstaan niet altijd bij de aansluiting zelf. Veel organisaties zijn formeel aangesloten op het netwerk en voldoen aan…
Fiattering als beslismoment in procesautomatisering
Procesautomatisering begint vaak met een helder doel: het moet sneller. Facturen sneller verwerken, dossiers sneller doorzetten, minder wachttijd tussen afdelingen.…
De Peppol tolerantieperiode in België loopt af
De Peppol tolerantieperiode loopt tot 31 maart 2026. De verplichting tot gestructureerde B2B-e-facturatie geldt al sinds 1 januari 2026 (FOD…
Waarom knelpunten aan het begin van het boekjaar ontstaan
Het begin van het boekjaar is voor veel organisaties een logisch moment om vooruit te kijken. Doelen worden aangescherpt, budgetten…
Wanneer wordt procesautomatisering echt rendabel?
Procesautomatisering wordt door veel organisaties gezien als een logische volgende stap in digitalisering. In een breed scala aan verschillende industrieën…
Begin van het boekjaar: 5 inzichten om beter te starten
Voor veel finance managers begint het begin van het boekjaar onrustig. Meer vragen, meer uitzonderingen en processen die ineens stroperiger…
Van 2025 naar 2026: een terug- en vooruitblik
Een nieuw jaar is een logisch moment om even terug te kijken. Niet uitgebreid analyseren of alles nog eens dunnetjes…
UK e-invoicing verplichting vanaf 2029
De UK e-invoicing verplichting gaat in op 1 april 2029 en heeft gevolgen voor alle btw-geregistreerde bedrijven in het Verenigd…
Verkooporderverwerking automatiseren: waar begin je?
Een volle inbox. Klantopdrachten die blijven liggen. Prijsafspraken die handmatig gecontroleerd moeten worden. Voor veel verkoopteams is dit het punt…
Gecentraliseerd klantopdrachten behandelen: zo werkt het in de praktijk
Steeds meer organisaties merken dat hun orderproces kwetsbaar wordt zodra het drukker wordt. Klantopdrachten komen binnen bij verschillende collega’s, afwijkingen…
Checklist: Is het tijd om klantopdrachten automatisch te verwerken?
In veel organisaties worden klantopdrachten nog steeds handmatig verwerkt. Maar op welk moment wordt het slimmer om klantopdrachten automatisch te…
E-facturatie grace period in België: drie maanden tolerantie in 2026
België heeft op 2 december 2025 bevestigd dat er een drie maanden durende e-facturatie grace period geldt voor de nieuwe…
Voorspelbaar inkoopproces: de basis voor stabiele budgetten
Budgetten kloppen vaak perfect op papier, maar raken gaandeweg toch uit balans. Niet door grote uitgaven, maar doordat bestellingen en…
Peppol uitleg: de 7 grootste misverstanden op een rij
Peppol krijgt veel aandacht nu landen toewerken naar verplicht e-factureren. Veel organisaties zoeken daarom naar duidelijke Peppol uitleg. Wat verandert…
Exact Globe Next stopt, wat nu?
De ondersteuning van Exact Globe Next stopt in 2026, waardoor organisaties keuzes moeten maken over hun financiële en administratieve toekomst.…
Scan Sys opent tweede vestiging in dotNL te Leusden
Vanaf oktober 2025 opent Scan Sys haar tweede vestiging in het dotNL Clubhuis te Leusden. Een bijzondere mijlpaal in onze…
Automatisering charterfacturen zonder ruis
In de transportwereld draait alles om timing. Ritten moeten op tijd vertrekken, vrachtbrieven moeten compleet zijn en facturen moeten kloppen.…
Exact Online Premium uitgelegd
Een overzicht van functies, toepassingen en overwegingen voor organisaties die hun processen willen voorbereiden op de toekomst. Steeds meer organisaties…
Afwijkingscontrole in automotive
Waarom inzicht in afwijkingen de sleutel is tot een betrouwbare administratie In de automotive draait alles om snelheid, precisie en…
Peppol verplichting 2026 voorbereiden begint vandaag
Peppol verplichting 2026 voorbereiden begint nu. Eigenlijk gisteren, maar het goede nieuws: je bent nog niet te laat.Vanaf 2026 verandert…
Exact Globe+: nieuw platform, nieuwe mogelijkheden
Steeds meer organisaties bereiden zich voor op de overstap naar Exact Globe+, de opvolger van Exact Globe Next. Omdat de…
Exact Globe Next end of life in 2026: wat betekent dit voor jouw organisatie?
In maart 2026 bereikt Exact Globe Next zijn end of life. Dat betekent dat Exact stopt met het uitbrengen van…
Peppol E-facturatie 2026
Vanaf 2026 wordt Peppol dé standaard in Europa. Dat klinkt groot, maar het hoeft geen stress te geven. Met de…
Claever koppeling: automatisering die finance en foodprocessen verbindt
In de foodindustrie lopen praktijk en administratie niet altijd synchroon. Leveringen wijken af, prijzen veranderen, processen bewegen mee. Met de…
Nieuw: klantopdracht administratie automatiseren met AFAS en Scan Sys
Hoeveel tijd kost het jullie nog om handmatig te verwerken wat je met administratie automatiseren in AFAS eenvoudig kunt versnellen?…
ImageCapture nu volledig beschikbaar voor Ridder iQ in de cloud
Waarom kiezen voor ImageCapture en Ridder iQ cloud Voor steeds meer maakbedrijven is Ridder iQ in de cloud een logische…
Waarom een leveranciersbevestiging de sleutel is tot een betrouwbare supply chain
Een klant die moet wachten op zijn bestelling omdat één schakel in de keten faalt: het komt vaker voor dan…
Nieuwe Archiefwet 2026: dit verandert er per 1 juli
Wat verandert er per 1 juli 2026 met de nieuwe archiefwet? De nieuwe Archiefwet 2026 treedt op 1 juli 2026…
AI in financiële processen: hoe voeg je echt waarde toe?
AI in financiële processen: van hype naar structurele meerwaarde Hoe voeg je AI zó toe aan financiële processen dat het…
Een digitale administratie voor maakbedrijven: belangrijker dan ooit
De digitale administratie voor maakbedrijven is belangrijker dan ooit. De druk op de Nederlandse maakindustrie neemt razendsnel toe. Terwijl kosten…
Foutgevoelige processen in transport: kleine vergissingen, grote gevolgen
Iedereen in transport en logistiek kent het: een kleine administratieve vergissing kan onverwacht veel impact hebben. Een verkeerd ingevoerd ritnummer,…
Compliance in transportadministratie: van vinkje naar verantwoordelijkheid
De administratieve druk in transport en logistiek neemt toe. Waar compliance vroeger vooral betekende dat de juiste documenten aanwezig waren,…
Data traceerbaarheid in transport & logistiek: van document naar inzicht
In de logistiek draait alles om informatie, en tegenwoordig data traceerbaarheid. Elke rit, factuur of vrachtbon laat een spoor van…
Personeelstekort in transport: wat betekent het voor de administratieve processen?
Het personeelstekort in transport en logistiek is inmiddels structureel. Volgens cijfers van Transport en Logistiek Nederland (TLN) ervaart ruim twee…
Facturen goedkeuren: Waarom dit de stille killer is van je financiële proces
Je administratie is strak geregeld. Je ERP doet z’n werk. De processen lijken op orde. En toch… blijven er facturen…
Declaratieproces automatiseren? Begin bij hoe je betaalt
Declaratieproces automatiseren? Begin bij hoe je betaalt. Het declaratieproces automatiseren begint niet alleen bij software, maar bij hoe je het…
Scan Sys steunt Henk Schobben bij Alpe d’HuZes
Bij Scan Sys geloven we dat sterke samenwerkingen verder gaan dan alleen business. We werken al jarenlang nauw samen met…
Digitaal archief doorzoeken in de Web Client
Een goed georganiseerd factuurarchief is essentieel voor efficiënt financieel beheer. Of je nu een factuur wilt controleren, een goedkeuringsproces wilt…
Repeterende facturen automatisch verwerken? Simpel!
Veel organisaties verwerken regelmatig terugkerende facturen, zoals huurfacturen, verzekeringsnota’s of abonnementskosten. Deze steeds opnieuw handmatig boeken kost niet alleen tijd,…
Van 2024 naar 2025, een terug- én vooruitblik
Gelukkig nieuwjaar! Het begin van een nieuw jaar is een perfect moment om terug te kijken op de hoogtepunten van…
Microsoft Graph Email koppeling instellen en onderhouden
Wegens het uitfaseren van Basic Authentication voor Office 365 ondersteunt ImageCapture nu OAuth-autorisatie. Microsoft heeft Basic Authentication beëindigd en OAuth…
Webinar: Exact Globe orderbevestigingen en verkooporderverwerking
In deze opname tonen we hoe onze software naadloos integreert met Exact Globe (+) om het afstemmen van inkooporderbevestigingen te…
Authenticatie app en twee staps verificatie tegen cybercriminaliteit
We snappen dat je liever niet bezig bent met extra beveiligingsstappen die je werk moeilijker maken. Toch is het gebruik…
P2P en contractmanagement; 5 uitdagingen én oplossingen
Een goed georganiseerd P2P en contractmanagement is essentieel voor het soepel laten verlopen van bedrijfsprocessen. Vooral bedrijven met complexe supply…
Je workflow delegeren tijdens jouw vakantie
De zomer is in volle gang en je bent wellicht van plan om je werk even achter je te laten…
Vervanger instellen bij afwezigheid
Binnen ImageCapture is het mogelijk om een vervanger in te stellen. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat belangrijke taken, zoals het…
Ontdek de nieuwe “Stel een vraag” functionaliteit
Bij Scan Sys streven we er voortdurend naar om onze software te innoveren en aan te passen aan de behoeften…
Scan Sys sluit zich aan bij Blinqx
Met grote opwinding delen wij vandaag het nieuws dat Scan Sys zich heeft aangesloten bij Blinqx. Deze samenwerking markeert een…
Van lokale installatie naar de Cloud? ImageCapture beweegt met je mee!
Van lokale installatie naar de Cloud? In een tijd waarin digitalisering en efficiëntie centraal staan, is het geen verrassing dat…
Webinar: Een stap verder met Exact Globe (+)
Een stap verder met Exact Globe. In dit webinar ontdek je wat ImageCapture precies zo sterk maakt. Haal jij al…
Handleiding: 2FA verplicht in ImageCapture Online
In een tijdperk waarin digitale veiligheid een steeds prominentere rol speelt, is het essentieel om de bescherming van onze online…
ImageCapture Web Client: mogelijk via Cloud én On-Premise
Cloud en On-Premise, twee verschillende benaderingen maar beide beschikbaar op één platform: ImageCapture Web Client. In de complexe wereld van…
5 voordelen van geautomatiseerde declaratieverwerking met ImageCapture
Door declaraties nog steeds handmatig te verwerken loop je de enorme voordelen van geautomatiseerde declaratieverwerking mis. Is het beheren van…
Grip op het inkoopproces: Automatisch matchen van inkooporderbevestigingen
Neem de controle over het inkoopproces, een procedure waar elk moment telt en elke euro van belang is. Het beheersen…
Vooruitdenken: Het geheim voor een succesvolle jaarafsluiting
Een jaarafsluiting is meer dan een administratieve taak; het is een cruciale fase waarin het verleden wordt afgesloten en de…
Jouw boekhoudsoftware automatiseren met ImageCapture
Of je nu al jarenlang vertrouwt op boekhoudsoftware, net begonnen bent of onlangs bent overgestapt naar een ander boekhoudpakket, Scan…
Naamswijziging bij leverancier? T-Mobile en Tele2 worden Odido
In de altijd draaiende wereld van factuurverwerking en automatisering, zijn precisie en aanpassingsvermogen van cruciaal belang. In deze blog onderzoeken…
Invalid class-error in ImageCapture oplossen
Tijdens het beheren van gebruikers en rechten in ImageCapture verloopt alles meestal soepel. Toch kan het in sommige gevallen voorkomen…
Problemen met de webapplicatie? Wis je cache en cookies!
Merk je dat pagina’s in onze webapplicatie niet goed laden of dat bepaalde functies niet reageren zoals verwacht? Dit kan…
Export-errors in ImageCapture oplossen
Bij het exporteren van boekingen vanuit ImageCapture naar een boekhoudsysteem verloopt de verwerking in de meeste gevallen zonder problemen. Toch…
UBL-facturen verwerken met ImageCapture
Ontdek hoe ImageCapture een efficiënte oplossing biedt voor het verwerken van UBL-facturen. Als standaard bestandsformaat voor elektronisch factureren worden UBL-facturen…
Database vol? Zo maak je ruimte vrij in ImageCapture
Als de database van ImageCapture vol raakt, kan dat leiden tot trage prestaties of zelfs het stilvallen van je documentverwerking.…
Online data aangestuurd synchroniseren in ImageCapture
ImageCapture koppelt naadloos met cloud-based boekhoud- of ERP-systemen. Nieuwe data – zoals relaties of grootboekrekeningen – wordt normaal gesproken op…
ImageCapture Web Client installeren en configureren via IIS
Wil je ImageCapture gebruiken zonder lokale installatie? Met de ImageCapture Web Client kunnen gebruikers eenvoudig via de browser inloggen en…
AFAS-Gebruikerstokens beheren in ImageCapture
Gebruik je ImageCapture in combinatie met AFAS? Dan is het belangrijk dat de koppeling goed werkt via zogeheten AFAS gebruikerstokens.…
Taal wijzigen in ImageCapture: herstellen van Engelse veldnamen
Krijg je in ImageCapture ineens Engelse of technische veldnamen te zien, zoals Identification of Amount in plaats van Leverancier of…
Gebruikers beheren in ImageCapture: aanmaken, verwijderen en foutmeldingen
Gebruikers beheren in ImageCapture is cruciaal voor een veilige, juiste en efficiënte werkomgeving. Met de juiste instellingen voorkom je ongewenste…
Wachtwoord resetten in ImageCapture Manager
Kan een gebruiker niet meer inloggen in ImageCapture vanwege een vergeten wachtwoord? Geen zorgen – met beheerdersrechten kun je eenvoudig…
Gebruik Print to PDF in ImageCapture bij importproblemen
Hoe helpt Print to PDF functionaliteit bij als een PDF-factuur niet direct te importeren is in ImageCapture? Dit kan komen…
Spookfacturen herkennen en blokkeren
Heb je ooit een ongevraagde factuur ontvangen voor producten of diensten die je nooit hebt besteld? Dan kan het zijn…
Workflows en fiattering beheren in ImageCapture
Wil je fiattering beheren in ImageCapture? Moet er iets gewijzigd worden in de workflow schema’s? In deze handleiding lees je…
Troubleshooting: Problemen met de Client Service in ImageCapture oplossen
Ervaar je problemen met de Client Service in ImageCapture? Dan is het belangrijk om snel te achterhalen waar het probleem…
Documentstatussen in ImageCapture toegelicht
Vraag je je af wat de verschillende documentstatussen in ImageCapture precies betekenen? Of waarom een document bijvoorbeeld blijft hangen in…
Troubleshooting: Problemen met automatische taken
Ervaar je problemen met automatische taken in ImageCapture, werkt het niet zoals gewend? Blijven documenten hangen of komen e-mails niet…
De 5 grootste voordelen van ImageCapture Workflow
Dat je met een digitaal goedkeuringsproces kostbare tijd bespaart op het fiatteren en verwerken van je inkoopfacturen, zal je misschien…
Wanneer is het tijd om mijn administratie te automatiseren?
Een groeiende onderneming betekent ook een groeiende administratie. Misschien is er al iemand aangenomen voor de administratie maar de documentstromen…
Waarom is het handmatig verwerken van inkoopfacturen zo kostbaar?
Het automatiseren van je bedrijfsprocessen zorgt voor meer efficiency en op die manier bespaar je dus kostbare tijd. Veel organisaties…
Licentie bijwerken in ImageCapture
Het kan voorkomen dat je de licentie van ImageCapture moet bijwerken. Dit kan nodig zijn als een tijdelijke licentie is…
Inkoopfacturen boeken? Gooi alles maar op een stapel!
Veel van onze gebruikers ontvangen een mix van verschillende soorten inkoopfacturen op de administratie. Zo worden inkoopfacturen meestal verstuurd via…
Ontdek het gemak van factuurherkenning op regelniveau!
Ook wanneer je als organisatie geen duizenden inkoopfacturen per maand te verwerken hebt, kan het geautomatiseerd boeken van je inkoopfacturen…
Productvideo: Klantopdracht tot verkooporder in Exact Globe(+)
Binnenkomende klantorders komen in veel organisaties nog binnen als PDF of losse e-mails. Met deze uitbreiding op ImageCapture kun je…
Geautomatiseerd verwerken van brandstofnota’s
Het verwerken van een brandstofnota is voor de meeste transportondernemingen een tijdrovende en foutgevoelige opgave. De brandstofnota is een verzamelfactuur die…
Als eerste de laatste updates ontvangen?
In de Scan Sys nieuwsbrief delen we updates over nieuwe functionaliteiten, webinars en kennissessies, plus relevante ontwikkelingen rondom AI, e-facturatie en procesautomatisering voor teams in finance, inkoop en operatie.
Webinar
Maak kennis met
de nieuwe generatie
Scan Sys.
De volgende stap in documentverwerking komt eraan. Op dinsdag 6 oktober presenteren we de soft launch van de nieuwe generatie Scan Sys. We laten zien hoe we verder bouwen aan slimmere, overzichtelijkere en meer AI-gedreven documentverwerking, met behoud van controle voor de gebruiker.
Veelgestelde vragen over AI
Hide first
Wat bedoelt Scan Sys met AI in documentverwerking?
Met AI in documentverwerking bedoelen we dat software documentinformatie slimmer helpt herkennen, controleren en verwerken.
Denk aan gegevens, regels, bedragen, aantallen, omschrijvingen en afwijkingen in documenten zoals facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, vrachtbrieven en andere documentstromen.
Het doel is niet om gebruikers buitenspel te zetten, maar om handmatig uitzoekwerk te verminderen en informatie sneller bruikbaar te maken binnen het proces erna.
Waarom is AI relevant voor documentverwerking?
Bij afwijkende documenten, regels die gecontroleerd moeten worden, informatie die niet goed aansluit op het ERP of uitzonderingen die handmatig opgevolgd moeten worden.
AI kan juist op die plekken helpen om informatie sneller te herkennen, beter te structureren en eerder zichtbaar te maken waar aandacht nodig is.
Vervangt AI de gebruiker?
AI helpt om informatie sneller zichtbaar te maken, controles te ondersteunen en afwijkingen eerder te signaleren. De gebruiker blijft belangrijk voor beoordeling, correctie, uitzonderingen en proceskennis.
Daarom zeggen we: AI waar het versnelt. Mensen waar het telt.
Wordt documentverwerking straks volledig automatisch?
Niet elk document en niet elk proces vraagt om dezelfde mate van automatisering.
Soms is automatische verwerking mogelijk. In andere situaties blijft controle nodig, bijvoorbeeld bij afwijkingen, uitzonderingen, complexe regels of processen met meerdere betrokken afdelingen.
De kracht zit in de juiste balans: automatiseren waar het kan, gericht controleren waar het nodig is.
Wat is het verschil tussen documenten herkennen en documenten verwerken?
Documenten verwerken gaat verder. Dan wordt die informatie gebruikt binnen het proces: controleren, matchen, goedkeuren, archiveren en doorzetten richting het ERP- of financiële systeem.
Scan Sys richt zich niet alleen op het herkennen van documenten, maar op het ondersteunen van het complete documentproces erachter.
Voor welke documenten kan AI waardevol zijn?
Denk aan facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, verkooporders, serviceorders, vrachtbrieven en andere documentstromen waarbij gegevens moeten worden herkend, gecontroleerd, gematcht of verwerkt.
De toepassing van AI wordt stap voor stap uitgebreid.
Hoe verhoudt AI zich tot OCR, UBL en e-facturatie?
E-facturen, UBL, OCR, herkenning, regels, matching en AI hebben elk hun eigen waarde. Scan Sys werkt toe naar een hybride manier van documentverwerking, waarbij per document en proces de juiste techniek wordt ingezet.
Het doel is niet om één technologie centraal te zetten, maar om het complete proces slimmer te ondersteunen.
Wat maakt de aanpak van Scan Sys anders?
Een document moet niet alleen worden gelezen. De informatie moet ook bruikbaar zijn voor controle, matching, goedkeuring, boeking, opvolging en verwerking in het ERP-systeem.
Daarom ontwikkelen we AI vanuit de praktijk van documentverwerking binnen finance, inkoop en operatie.
Hoe blijft mijn organisatie controle houden?
Dat betekent dat gebruikers inzicht houden in wat er gebeurt, waar informatie vandaan komt en waar controle nodig is. AI ondersteunt het werk, maar neemt niet zomaar beslissingen buiten het proces om.
Controle, betrouwbaarheid en uitlegbaarheid blijven belangrijk in de manier waarop Scan Sys AI toepast.
Wat betekent AI voor bestaande Scan Sys-gebruikers?
Bestaande klanten kunnen blijven werken binnen hun huidige Scan Sys-omgeving. Voor het gebruik van nieuwe AI-functionaliteiten kunnen specifieke voorwaarden gelden, zoals passende activatie en licentie.
Wat er voor een specifieke organisatie mogelijk is, hangt onder andere af van de gebruikte omgeving, koppelingen, inrichting en de functionaliteiten die relevant zijn voor het proces. Klanten worden hierin gefaseerd meegenomen.
Hoe zit het met veiligheid en data?
We kijken zorgvuldig naar hoe data wordt verwerkt, welke functionaliteit wordt ingezet en hoe AI past binnen bestaande afspraken rondom software, beveiliging en klantomgevingen.
AI-functionaliteit wordt niet standaard of automatisch ingeschakeld. Inzet gebeurt alleen na gerichte activatie en afstemming met de klantomgeving. Het uitgangspunt is dat AI het documentproces ondersteunt zonder dat controle, inzicht en verantwoordelijkheid verdwijnen.
Waar vind ik meer informatie over de nieuwe generatie Scan Sys?
We werken stap voor stap aan de nieuwe generatie Scan Sys: slimmer, overzichtelijker en meer AI-gedreven, met behoud van controle voor de gebruiker.
Onder de noemer Scan Sys NewGen delen we tijdelijk meer over deze ontwikkeling en de soft launch.
Wil je weten wat er precies wordt gepresenteerd tijdens de soft launch? Bekijk dan de soft launch-pagina.