Met Scan Sys NewGen vernieuwen we ImageCapture op drie belangrijke onderdelen: documentherkenning met AI, de gebruikersomgeving en de beschikbaarheid van AI-functionaliteiten vanuit de cloud.
Daarmee gaat NewGen verder dan de introductie van één nieuwe functionaliteit. Het verandert hoe ImageCapture informatie uit documenten herkent, hoe gebruikers met de software werken en hoe we nieuwe mogelijkheden ontwikkelen en aanbieden.
Tijdens ons webinar van 6 oktober introduceerden we deze drie ontwikkelingen. Wat verandert er precies en waarom hebben we hiervoor gekozen?
1. Recognition Agent: documentherkenning met meer context
De verwerking van documenten begint met het herkennen van de juiste gegevens. Van factuurnummers en bedragen tot artikelnummers, aantallen, prijzen en omschrijvingen. Vooral op regelniveau wordt dat ingewikkeld. Leveranciers gebruiken verschillende indelingen, omschrijvingen en manieren om informatie weer te geven.
Met Recognition Agent introduceren we AI-herkenning die verder kijkt dan afzonderlijke tekstvelden of vaste posities op een document. De AI gebruikt de context van het hele document om gegevens te herkennen en te interpreteren.
Meer informatie herkennen, minder afhankelijk van vaste indelingen
Waar traditionele herkenning vaak afhankelijk is van vooraf ingerichte herkenningsregels of templates, kan Recognition Agent ook verbanden leggen tussen gegevens die niet direct bij elkaar staan.
Denk aan een artikelomschrijving waarin aanvullende productinformatie is verwerkt, of een leverdatum die op een andere plek staat dan de bijbehorende factuurregel. De AI gebruikt de omliggende informatie om te bepalen welke gegevens bij elkaar horen.
Hierdoor wordt herkenning minder afhankelijk van de manier waarop een leverancier zijn documenten heeft opgebouwd. Dat biedt mogelijkheden om uiteenlopende documentindelingen te verwerken met minder handmatige inrichting en correcties.
Minder tijd kwijt aan het inrichten van herkenning
Ook de tijd die nodig is om herkenning in te richten, speelt hierbij een belangrijke rol.
Het opzetten en optimaliseren van een herkenningstemplate voor een complexe documentindeling kan soms uren kosten. Met Recognition Agent is die voorafgaande inrichting niet voor iedere indeling meer nodig. De AI gebruikt de context van het document om gegevens te herkennen, zonder dat alle herkenningsregels vooraf afzonderlijk moeten worden vastgelegd.
Dat betekent niet automatisch dat AI ieder document sneller uitleest. Bestaande herkenningsmethoden kunnen per document juist erg snel zijn. De potentiële tijdwinst zit daarom ook in het verminderen van de benodigde inrichting en handmatige correcties.
De waarde gaat verder dan herkenning
Het herkennen van gegevens is een onderdeel van documentverwerking. Die informatie vormt ook de basis voor het controleren van documenten, het matchen met inkooporders en de verdere verwerking in het ERP-systeem.
Hoe vollediger en betrouwbaarder de herkende gegevens, hoe beter deze vervolgstappen ondersteund kunnen worden. De toegevoegde waarde van Recognition Agent zit daarom niet alleen in wat de AI uit een document haalt, maar ook in wat je vervolgens met die informatie kunt doen.
Breder dan factuurverwerking
Ook bij inkooporderbevestigingen, klantopdrachten (verkooporders) en pakbonnen speelt het herkennen van uiteenlopende documentgegevens een belangrijke rol. Denk aan artikelcodes, aantallen, omschrijvingen, leverdatums en andere informatie die nodig is voor de verdere verwerking.
Met contextuele AI-herkenning leggen we daarom een basis voor verdere automatisering van verschillende documentstromen binnen ImageCapture. Daarbij gaat het niet alleen om het uitlezen van meer gegevens, maar vooral om het beter kunnen benutten van die informatie in de processen die daarop volgen.
2. Een vernieuwde interface: meer rust, overzicht en controle
Naast de herkenning verandert ook de gebruikersomgeving van ImageCapture.
In de afgelopen jaren zijn steeds meer mogelijkheden aan de software toegevoegd. Die uitbreiding brengt nieuwe functionaliteiten met zich mee, maar vraagt ook om een andere inrichting van de interface.
Voor medewerkers die dagelijks met ImageCapture werken, is het belangrijk dat het scherm overzichtelijk blijft. Welke documenten vragen aandacht? Waar moet iets worden gecontroleerd? En welke handelingen zijn op dat moment relevant?
Daarom ontwikkelen we binnen NewGen een vernieuwde gebruikersomgeving, met meer nadruk op rust, overzicht en intuïtieve bediening.
Een nieuwe indeling met ruimte voor verdere ontwikkeling
De vernieuwde interface is meer dan een visuele modernisering. We kijken opnieuw naar de manier waarop functies worden weergegeven en hoe gebruikers door de software navigeren.
Veelgebruikte handelingen moeten gemakkelijk bereikbaar blijven. Minder gebruikte functies kunnen een andere plek krijgen, bijvoorbeeld binnen een menu. Zo ontstaat meer ruimte in het basisscherm voor de informatie en acties die op dat moment belangrijk zijn.
Die ruimte is ook nodig voor de nieuwe mogelijkheden die we binnen NewGen ontwikkelen. Naarmate ImageCapture meer AI-functionaliteiten krijgt, moet de gebruikersomgeving deze op een overzichtelijke manier kunnen ondersteunen.
De vernieuwde interface is nog in ontwikkeling. De getoonde ontwerpen geven een eerste indruk van de richting, waarbij de uiteindelijke indeling en bediening op basis van gebruikerservaringen verder kunnen worden aangepast.
3. AI vanuit de cloud: nieuwe mogelijkheden voor bestaande installaties
De derde belangrijke ontwikkeling binnen NewGen zit minder in wat je op het scherm ziet, maar is minstens zo bepalend voor de verdere ontwikkeling van ImageCapture.
We gaan nieuwe AI-functionaliteiten aanbieden vanuit de cloud. Dat betekent dat de AI-componenten niet afzonderlijk binnen iedere ImageCapture-installatie hoeven te draaien. ImageCapture maakt gebruik van deze functionaliteiten, terwijl de AI-verwerking via het cloudcomponent plaatsvindt.
Ook wanneer je ImageCapture lokaal gebruikt
Niet iedere organisatie werkt met ImageCapture vanuit de cloud. Veel klanten gebruiken de software lokaal, binnen hun eigen IT-omgeving.
Met de opzet van NewGen kunnen ook deze organisaties gebruikmaken van nieuwe AI-functionaliteiten, zonder dat daarvoor een volledige overstap naar een cloudomgeving nodig is.
Bij AI-herkenning wordt het document vanuit de lokale ImageCapture-omgeving naar het AI-component gestuurd. Daar vindt de herkenning plaats, waarna het resultaat terugkomt in ImageCapture voor de verdere verwerking.
In de basis wordt dit mogelijk gemaakt via een software-update. Welke stappen daarvoor nodig zijn, hangt onder andere af van de huidige versie, de gebruikte ERP-koppelingen en eventueel maatwerk binnen de installatie.
Sneller nieuwe AI-mogelijkheden ontwikkelen en aanbieden
Deze opzet biedt ook voordelen voor de verdere ontwikkeling van onze software. AI-technologie ontwikkelt zich snel. Door nieuwe AI-functionaliteiten vanuit een centraal cloudcomponent aan te bieden, kunnen we deze verder ontwikkelen en uitbreiden zonder dat daarvoor telkens de volledige lokale ImageCapture-omgeving aangepast hoeft te worden.
Zo ontstaat een technische basis waarmee we ook toekomstige AI-mogelijkheden binnen NewGen kunnen ondersteunen.
De introductie gebeurt gefaseerd. We starten met een beperkte groep klanten en breiden de beschikbaarheid vervolgens verder uit. Daarbij houden we rekening met de verschillende klantomgevingen, ERP-koppelingen en technische voorwaarden.
Hoe gaat het verder met NewGen?
De introductie van NewGen verloopt gefaseerd. Daarbij geven we voorrang aan klanten die werken met een actuele versie van ImageCapture. Het is dus verstandig om je software up-to-date te houden, zodat je goed voorbereid bent op de nieuwe mogelijkheden.
In de volgende NewGen Deepdive Webinar laten we aan de hand van een uitgebreide praktijksimulatie zien hoe het werken met AI in ImageCapture eruit gaat zien. Van het inzetten van AI-herkenning en het beoordelen van resultaten tot het aanvragen van verbeteringen.
Houd onze LinkedIn-pagina en nieuwsbrief in de gaten. De uitnodiging volgt binnenkort! In de tussentijd kun je ons NewGen-webinar van 6 oktober terugkijken.
