Oplossing
Contractmanagement software
Beheer lopende contracten, termijnen, contractuele verplichtingen en acties met contractmanagement software die aansluit op je bestaande systemen.
Leg afspraken centraal vast, ontvang tijdig meldingen en zie welke contracten aandacht nodig hebben bij evaluatie, verlenging of beëindiging.
We hebben beter zicht op onze contracten en contracteigenaren hebben alle data direct bij de hand.
Thon Verbakel, Manager Finance bij Cyclus
Van los contract naar actief contractbeheer
Contracten staan vaak verspreid over mailboxen, mappen en verschillende systemen.
Daardoor ontbreekt overzicht. Einddata worden gemist, afspraken zijn lastig terug te vinden en contracten worden verlengd voordat iemand ze opnieuw heeft beoordeeld.
Met contractmanagement software leg je contracten, termijnen, eigenaren en openstaande taken centraal vast.
Contracten centraal beheren
Bewaar het contract, de belangrijkste gegevens en bijbehorende documenten in één digitaal dossier.
Termijnen automatisch bewaken
Meldingen maken zichtbaar wanneer evaluatie, opzegging of verlenging nadert.
Verantwoordelijkheden vastleggen
Wijs iedere overeenkomst toe aan de juiste contracteigenaar en betrokken stakeholders.
ImageCapture:
van contractdocument naar bruikbare informatie
ImageCapture herkent belangrijke gegevens uit nieuwe en bestaande contracten.
Denk aan contractpartijen, bedragen, start- en einddata, opzegvoorwaarden, indexeringen en verantwoordelijken.
Na controle worden deze gegevens gebruikt binnen een vaste workflow voor bewaking, goedkeuring en opvolging.
Wat levert contractmanagement software concreet op?
Zakelijke betaalkaarten maken uitgaven makkelijker voor medewerkers en overzichtelijker voor finance.
De koppeling met ImageCapture zorgt dat transacties niet los blijven staan.
Contracten centraal terugvindbaar
Automatische meldingen voor belangrijke momenten
Contracteigenaren duidelijk vastgelegd
Minder handmatig beheer
Lopende afspraken sneller inzichtelijk
Minder ongewenste verlengingen
Contractuele verplichtingen beter bewaakt
Meer controle op kosten en risico’s
Contracten digitaal beheren in 6 stappen
Herkennen
Controleren
Workflow
Bewaken
Succes!
Toevoegen
Hoe helpt AI bij contractbeheer?
AI helpt ImageCapture om belangrijke informatie uit verschillende contractdocumenten te herkennen.
Zo worden data, bedragen, termijnen en verplichtingen sneller beschikbaar voor controle en verdere verwerking.
Medewerkers houden de controle over de herkende gegevens en uiteindelijke beslissingen.
Integraties met ERP-systemen en financiële software
Contractmanagement staat niet los van inkoop, leveranciers en finance.
De software kan worden gekoppeld aan bestaande ERP- en financiële systemen. Zo kunnen relevante gegevens worden gebruikt zonder alles opnieuw vast te leggen.
Je bestaande systemen blijven leidend voor stamgegevens, boekingen en financiële administratie.
We hebben beter zicht op onze contracten en alle relevante data is direct beschikbaar.
Cyclus: meer grip op contracten en inkoop
30% extra efficiëntie in factuur- en inkoopbeheer
8.000+ inkoopfacturen per jaar
Direct inzicht voor contracteigenaren
Meer dan contractmanagement.
Inkoopmanagement
Digitaliseer aanvragen, budgetten, goedkeuringen en inkooporders binnen een gecontroleerd inkoopproces.
Factuurverwerking
Herken, controleer, match, fiatteer en verwerk facturen binnen je bestaande financiële administratie.
Inkooporderbevestiging matching
Bewaar contracten, bijlagen, correspondentie en procesinformatie digitaal bij het juiste dossier.
Veelgestelde vragen over contractmanagement software
Hide first
Wat is contract management?
Contract management is de Engelstalige benaming voor contractmanagement.
Het gaat om het beheersen van contracten vanaf registratie en uitvoering tot evaluatie, verlenging of beëindiging. In Nederland worden contractmanagement en contractbeheer regelmatig door elkaar gebruikt.
Wat is contractmanagement software?
Contractmanagement software helpt organisaties om contracten centraal te registreren, beheren, bewaken en evalueren.
De software legt gegevens, documenten, verplichtingen, verantwoordelijken en belangrijke momenten vast. Automatische workflows en meldingen ondersteunen de opvolging van lopende contracten.
Wat is een contract management systeem?
Een contract management systeem is software waarin contracten en contractinformatie centraal worden beheerd.
Het systeem ondersteunt bijvoorbeeld het vastleggen van afspraken, bewaken van termijnen, toewijzen van verantwoordelijkheden en automatiseren van workflows.
Wat is het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement?
Contractbeheer richt zich vooral op het registreren, bewaren en terugvinden van contracten.
Contractmanagement is breder. Het omvat ook actieve bewaking, risicobeheersing, samenwerking, prestaties, verplichtingen en beslissingen over verlenging of beëindiging.
Wat zijn contractuele verplichtingen?
Contractuele verplichtingen zijn afspraken waaraan de betrokken partijen zich moeten houden.
Denk aan betalingen, leveringen, volumes, tarieven, serviceniveaus, rapportages of opzegvoorwaarden. Contractmanagement helpt om deze verplichtingen zichtbaar en controleerbaar te houden.
Hoe voorkom je ongewenste contractverlenging?
Leg de einddatum, opzegvoorwaarden en verantwoordelijke per contract vast.
Automatische meldingen zorgen dat de contracteigenaar vóór de deadline een taak ontvangt. Daardoor blijft tijd beschikbaar om het contract te beoordelen, opnieuw te onderhandelen of op te zeggen.
Wat is contract lifecycle management?
Contract lifecycle management, afgekort als CLM, omvat de volledige levenscyclus van een contract.
Daaronder kunnen initiatie, opstellen, onderhandelen, goedkeuren, ondertekenen, uitvoeren, wijzigen, verlengen en beëindigen vallen.
De oplossing van Scan Sys richt zich op herkenning, registratie, bewaking, workflows en actieve opvolging. Functies zoals juridische onderhandeling en elektronische ondertekening kunnen buiten deze oplossing vallen.
Kan contractmanagement software met facturen worden gekoppeld?
Contractinformatie kan worden verbonden met leveranciers, facturen en financiële gegevens.
Daarmee wordt het eenvoudiger om bijvoorbeeld bedragen, contractnummers, periodieke kosten en andere afspraken te controleren. De precieze werking hangt af van de koppeling en inrichting.
Helpt contractmanagement bij compliance?
Contractmanagement helpt om afspraken, verantwoordelijkheden, goedkeuringen en wijzigingen aantoonbaar vast te leggen.
Dat ondersteunt transparantie en naleving van interne processen. De software vervangt geen juridisch advies of volledige compliancecontrole.
Vervangt contractmanagement mijn ERP-systeem?
Nee. Het ERP-systeem blijft leidend voor stamgegevens, boekingen en financiële administratie.
Contractmanagement vult dit aan met contractdossiers, workflows, meldingen, verplichtingen en actieve opvolging.
Plan een demo van contractmanagement software
Laat je gegevens achter. Stefan of een van onze specialisten kijkt met je mee hoe jouw organisatie contracten, termijnen, verplichtingen en acties beter kan beheren.
Senior Account Manager
Blijf op de hoogte!
Wil je op de hoogte blijven van alle Scan Sys ontwikkelingen? Schrijf je in voor de nieuwsbrief en volg ons op social media!
ISO 27001-gecertificeerd
Wij gaan zorgvuldig om met informatie. Ons informatiebeveiligingsmanagementsysteem is ISO 27001-gecertificeerd.
Schrijf je in voor de nieuwsbrief
Scan Sys B.V.
Hofweg 25
2631 XD Nootdorp
info@scansys.nl
KvK 27165396
Locatie dotNL:
Storkstraat 12
3833 LB Leusden
2026 all rights reserved   |   Algemene Leveringsvoorwaarden    |   Legal & Security  |   Privacy Statement  |   Cookieverklaring