Cyclus realiseert 30% tijdbesparing in factuur- en inkoopbeheer
Cyclus, specialist in afvalbeheer voor gemeenten in de Randstad, heeft met ImageCapture en Shopper een geïntegreerd factuur- en inkoopmanagementsysteem gerealiseerd. De samenwerking met Exact Globe biedt het bedrijf een naadloze oplossing voor hun jaarlijkse 8.000 inkoopfacturen, waardoor ze tijd besparen, beter zicht hebben op hun contracten en sneller kunnen inspelen op budgetbehoeften.
Cyclus NV, een afvalbeheerbedrijf in de Randstad, ondersteunt elf gemeenten bij het handhaven van een schoon en veilig leefmilieu. Met diensten als afvalinzameling en gladheidsbestrijding levert Cyclus een grote bijdrage aan de duurzaamheid van de regio. Voor een efficiëntere administratie van hun uitgebreide inkoop- en facturatieproces koos Cyclus voor een volledig digitale oplossing, met koppelingen tussen ImageCapture, Shopper en Exact Globe. Controller Thon Verbakel vertelt hoe de implementatie van deze geïntegreerde oplossing hen heeft geholpen om het factuur- en inkoopproces te stroomlijnen, de papierstroom te minimaliseren en contractbeheer te optimaliseren.
Facturen jaarlijks
Aantal inkopers
Aantal fiatteurs
De uitdaging
Voor Cyclus was het eerdere factuur- en inkoopproces te tijdrovend en arbeidsintensief, met grote afhankelijkheid van papieren documenten en Excel-overzichten voor contractbeheer. Door de beperkingen van hun vorige software konden ze onvoldoende inspelen op de groeiende complexiteit van hun inkoopbeleid. De uitdaging was om te migreren naar een digitaal platform dat hen volledige controle zou geven over hun facturatie- en inkoopprocessen en tegelijkertijd papiergebruik zou verminderen.
Met de nieuwe oplossing hebben we sinds 2019 30% extra efficiëntie behaald.
Het proces / de werkwijze
Cyclus werkte nauw samen met QUBE ICT Solutions en Scan Sys om een volledig gedigitaliseerd Purchase-to-Pay-proces in te richten. De integratie van Shopper voor inkoopmanagement en ImageCapture voor factuurverwerking met Exact Globe als financieel systeem zorgde voor een naadloze, webgebaseerde oplossing. De opgezette workflow omvat autorisatie op basis van een mandateringsschema en biedt medewerkers gemakkelijke toegang tot het systeem via zowel desktop als mobiel.
Tijdens de implementatie, grotendeels remote vanwege coronabeperkingen, lag de focus op het verwerken van de facturenstroom en het balanceren van de doorlooptijd van betalingen. Binnen enkele maanden waren de digitale workflows volledig operationeel, wat Cyclus in staat stelde om weer binnen een betaaltermijn van 30 dagen te werken. De integratie met QlikSense biedt daarbij gedetailleerde inzichten in inkoop- en factuurgegevens voor interne controles en accountants.
Het resultaat
Efficiëntie en tijdwinst
Sinds de overstap naar ImageCapture verwerkt Cyclus haar facturen 30% sneller. De administratie bespaart aanzienlijk tijd en heeft meer ruimte voor strategisch inkoopmanagement.
Verbeter contactbeheer en inzicht
Door de koppeling met Shopper en gebruik van Business Intelligence (BI) hebben contracteigenaren nu direct toegang tot alle relevante data en kunnen ze hun inkoopactiviteiten beter aansturen.
Gebruiksvriendelijkheid en nauwkeurigheid
Met ImageCapture herkent het systeem nu ruim 90% van de facturen automatisch. Daarnaast waarderen medewerkers de gebruikersvriendelijkheid van de oplossing, wat zorgt voor een snelle en accurate verwerking.
Thon Verbakel
Cyclus, Manager Finance / Controller
What's next?
Cyclus werkt aan de volgende stap in digitalisering door hun asset management-systeem, Ultimo, te koppelen met Shopper. Deze integratie zal het inkoop- en facturatieproces verder automatiseren voor nog meer efficiëntie en controle.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
Veel organisaties hebben pas inzage in hun interne kosten wanneer zij de factuur ontvangen. Een geautomatiseerd inkoopproces zorgt voor meer efficiency en grip op je interne kosten, van aanvraag tot betaling.
