Binnenkomende klantorders komen in veel organisaties nog binnen als PDF of losse e-mails. Met deze uitbreiding op ImageCapture kun je die orderdocumenten automatisch laten uitlezen en verwerken tot verkooporders in Exact Globe, met controles op klant-, artikel- en prijsafspraken. Als het proces daarom vraagt, kun je het document ook direct via de workflow laten fiatteren, zowel op desktop als mobiel.
Wat je in deze video ziet:
- Orderdocument inlezen (mail/PDF) en automatisch uitlezen (kop + regels)
01:38 – 04:03
- Real-time validatie met Exact (debiteur, artikelen, prijsafspraken)
04:03 – 08:17
- Afwijkingen signaleren (bijv. prijsafwijking) en afhandelen
07:54 – 10:54
- Optioneel fiatteren via de ImageCapture workflow (desktop en mobiel)
10:04 – 15:57
- Export naar Exact Globe met bijlage + archief/audit trail
15:57 – 18:17
Voor wie is dit interessant?
Deze uitbreiding is vooral interessant voor organisaties die:
- regelmatig orders ontvangen van vaste klanten via PDF of e-mail
- in Exact Globe(+) werken en verkooporders nu (deels) handmatig invoeren
- sneller willen verwerken, maar wel controle op afwijkingen willen houden
Wat doet de uitbreiding precies?
De kern is: één proces zoals je ImageCapture al kent, maar toegepast op orders.
Het orderdocument wordt ingelezen, de relevante gegevens worden automatisch uitgelezen en gecontroleerd tegen stamdata en afspraken in Exact. Als er afwijkingen zijn (bijvoorbeeld in prijs of volume), kun je die direct afhandelen: afkeuren met reden + e-mail, of eerst laten beoordelen via workflow.
Na verwerking wordt de verkooporder in Exact aangemaakt met het document als bijlage, en blijft alles terugvindbaar in het ImageCapture archief inclusief audit trail.
Belangrijk om te weten
- Het proces is primair ingericht op bestaande debiteuren (vaste klanten)
- Afwijkingen worden niet “verstopt”: ze worden juist zichtbaar gemaakt zodat je er gericht op kunt sturen
- Fiattering kan via webclient op desktop én mobiel, zonder aparte app
