Je administratie is strak geregeld. Je ERP doet z’n werk. De processen lijken op orde. En toch… blijven er facturen liggen. Facturen goedkeuren kan soms wel weken duren. Je stuurt herinnering nummer drie, terwijl de betalingstermijn al tikt.
Het lijkt alsof je hele administratie al digitaal is, maar het fiatteringsproces leeft nog in 2009.
Herkenbaar? Je bent niet alleen. In veel organisaties is het goedkeuringsproces de stille bottleneck van de financiële administratie. Alles is geautomatiseerd, behalve dat ene stukje waarin collega’s elkaar moeten najagen voor een vinkje. En juist daar verlies je de meeste tijd én energie.
Wat betekent facturen goedkeuren of fiatteren eigenlijk?
Facturen goedkeuren, ook wel fiatteren, betekent dat iemand met budgetverantwoordelijkheid formeel akkoord geeft op een factuur. Het is méér dan ‘even checken’. Het is een formele stap in je crediteurenproces.
- Controleren: klopt de factuurinhoud?
- Goedkeuren: mag deze factuur betaald worden?
Twee stappen met elk een eigen verantwoordelijkheid, maar in veel organisaties lopen ze nog door elkaar heen.
Waarom gaat het goedkeuringsproces nog steeds mis?
Veel bedrijven vertrouwen op een standaard fiatteringsmodule binnen hun ERP of maken gebruik van Excel, e-mail of portalen. Op papier oogt dat prima: het proces is immers ‘digitaal’. Maar in de praktijk blijkt het vaak niet schaalbaar of flexibel genoeg.
Workflows starten bijvoorbeeld handmatig, of vereisen veel beheer. Zodra een goedkeurder afwezig is, stopt de stroom. Er is geen realtime overzicht van wie een factuur heeft goedgekeurd of afgekeurd, laat staan waarom. En als er een afwijking in bedrag, leverancier of afdeling optreedt? Dan moet het proces alsnog handmatig aangepast worden.
➡️ Wist je dat… bij 1 op de 3 organisaties de goedkeuring stopt zodra één medewerker niet bereikbaar is?
Wat begint als een overzichtelijke route, groeit in de praktijk uit tot een wirwar van uitzonderingen, losse communicatie en administratieve opvolging.
Wat gebeurt er als facturen te laat worden goedgekeurd?
Te late goedkeuring is niet alleen vervelend, het heeft directe gevolgen. Leveranciers worden ontevreden, betalingskortingen gaan verloren, en cashflow komt onder druk te staan. Intern levert het stress op: finance-medewerkers moeten corrigeren, escaleren en communiceren – vaak achteraf.
Het fiatteringsproces lijkt misschien één stap, maar het is precies díe stap waarop alles stagneert. Of versnelt.
Wat kost een ‘redelijk werkend’ fiatteringsproces echt?
Een goedkeuringsproces dat ‘wel oké’ loopt, lijkt acceptabel. Tot je de verborgen kosten meetelt:
- Dubbele betalingen door gebrek aan controle
- Zoektochten naar status of onderbouwing
- Tijdsverlies door manuele opvolging
- Geen inzicht in doorlooptijd of knelpunten
Zaken die niet in je dashboard verschijnen, maar wél je marge raken. De stille kosten van inefficiënt goedkeuren.
Naast zichtbare vertraging, ontstaan er onzichtbare kosten. Denk aan de tijd die financiële teams verliezen aan het najagen van collega’s, het handmatig bijhouden van statussen en het opzoeken van oude communicatie. Al die minuten tellen op tot uren, en uren tot duizenden euro’s per maand.
Ook vergroot inefficiëntie de kans op fouten: een dubbele betaling, een verkeerd geadresseerde factuur, of, erger nog, een frauduleuze factuur die per ongeluk wordt goedgekeurd.
Wat is slimme digitale fiattering?
Slim digitaal fiatteren betekent dat je het proces automatiseert, niet als vervanging van je ERP, maar als versterking ervan. Je voegt een workflowlaag toe die werkt op basis van logica: het systeem bepaalt automatisch wie moet goedkeuren, en handelt op basis van regels zoals bedrag, kostenplaats of leverancier.
De juiste factuur komt automatisch bij de juiste persoon terecht. Is iemand afwezig? Dan wordt de taak automatisch doorgeschoven. Vragen en opmerkingen worden centraal geregistreerd, en afwijzingen kunnen voorzien worden van reden én actie (zoals herboeken).
- Automatische start van het proces
- Dynamische routering op basis van regels
- Realtime inzicht in status & vertraging
- Goedkeuring via mail of mobiel
- Volledige traceerbaarheid van elke stap
Klaar voor controle en rust over goedkeuren van facturen?
Misschien denk je dat je goedkeuringsproces ‘prima loopt’. Maar in de praktijk zien we dat veel processen nog steunen op e-mails, discipline en creatieve workarounds. En dat werkt… tot het niet meer werkt.
Met een geautomatiseerde workflow krijg je meer rust, minder fouten, en vooral: overzicht. Klanten die met onze software werken, versnellen hun goedkeuring met wel 90%, zonder dat ze hun hele systeem hoeven om te gooien.
Benieuwd hoeveel tijd, rust en controle jij kunt winnen? Neem vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee.
