Vanaf 2026 wordt e-facturatie via Peppol stap voor stap verplicht. Wie dan nog niet klaar is, kan problemen krijgen bij het indienen of ontvangen van facturen. Overheden en steeds meer klanten accepteren alleen nog facturen via Peppol. Daardoor loop je het risico dat betalingen vertragen of facturen worden geweigerd.

Boetes worden op dit moment niet opgelegd, maar de praktische gevolgen kunnen groot zijn. Facturen die niet via het juiste kanaal worden aangeleverd, gelden simpelweg als niet-ingediend.

Goed nieuws: met een heldere planning en de juiste voorbereiding kun je dit eenvoudig voorkomen. Begin met een klein team, richt de basis in en sluit de eerste leveranciers aan. Zo blijf je compliant en houd je grip, zonder onnodige stress.

Ja, dat kan zeker. Een Peppol-implementatie hoeft geen groot IT-project te zijn. De doorlooptijd hangt af van de omvang van je organisatie en het aantal leveranciers, maar veel bedrijven kunnen binnen enkele weken tot een paar maanden volledig overstappen.

Belangrijk is om stap voor stap te werken. Begin met een kernteam, bepaal welke processen via Peppol gaan lopen en test met een kleine groep leveranciers. ImageCapture integreert met bestaande ERP- en P2P-systemen, waardoor je geen complexe migratie hoeft te doen.

Met die aanpak ben je ruim op tijd klaar voor 2026 en profiteer je meteen van minder handwerk en meer inzicht in je facturen.

Peppol zorgt niet alleen dat je voldoet aan de nieuwe regels, maar ook dat je administratie eenvoudiger en betrouwbaarder wordt. Facturen komen direct digitaal binnen, zonder handmatige invoer of foutgevoelige tussenstappen. Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.

Doordat facturen automatisch worden gematcht met bestellingen en ontvangsten, heb je sneller inzicht in kosten en budgetten. Je administratie is altijd up-to-date, goed traceerbaar en klaar voor controle. Medewerkers hoeven minder te corrigeren en goedkeuren, waardoor er meer tijd overblijft voor waardevol werk.

De overstap naar Peppol levert dus niet alleen compliance op, maar vooral rust, grip en overzicht in het financiële proces.

Aansluiten kan via een erkende Access Provider of via de koppeling die je softwareleverancier biedt. Je krijgt dan een Peppol-ID waarmee facturen veilig en uniform worden uitgewisseld. In de praktijk betekent dit dat je administratie of ERP-systeem gekoppeld moet worden aan een Access Point.

Elke aangesloten organisatie heeft een Peppol-ID. Via registers of je Access Provider kun je nagaan welke relaties al Peppol-ready zijn. Veel bedrijven ontdekken dat een deel van hun netwerk al aangesloten is, waardoor de overstap vaak sneller gaat dan verwacht.

De ViDA-wetgeving maakt van e-facturatie de nieuwe norm in Europa. België start in 2026, Frankrijk volgt kort daarna en de verwachting is dat alle EU-landen rond 2030 volledig aangesloten zijn. Dit betekent dat Peppol de standaard wordt voor grensoverschrijdende en binnenlandse facturen.

Een pdf blijft voorlopig toegestaan, maar voldoet niet aan de Peppol-standaard. Zodra Peppol verplicht wordt, accepteren overheden en steeds meer klanten alleen nog e-facturen via het netwerk. Wie dan nog met pdf’s werkt, loopt het risico dat facturen niet meer worden verwerkt of vertragen in betaling.