Veel organisaties verwerken regelmatig terugkerende facturen, zoals huurfacturen, verzekeringsnota’s of abonnementskosten. Deze steeds opnieuw handmatig boeken kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten. Sinds ImageCapture 9.5 is het mogelijk om repeterende boekingen te automatiseren, zodat deze mutaties niet telkens opnieuw hoeven te worden ingevoerd.
Met deze functionaliteit worden facturen van vaste leveranciers automatisch herkend en verwerkt volgens eerder vastgelegde boekingsregels. Dit betekent dat ImageCapture patronen onthoudt en de boekingsvoorstellen steeds nauwkeuriger maakt.
Hoe werkt het?
Bij de eerste verwerking van een factuur legt de gebruiker de gewenste boekingsregels vast. Dit kunnen enkele of meerdere regels zijn, met instellingen zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen en verdelingen. ImageCapture slaat deze informatie op en stelt bij de volgende, identieke factuur automatisch een boekingsvoorstel voor.
Hoe vaker deze functie wordt gebruikt, hoe slimmer de software wordt in het herkennen en correct verwerken van repeterende facturen.
Mogelijkheden voor herhalende boekingen
Bij het instellen van een herhalende boeking zijn er verschillende opties:
- Bedrag leeg laten: dit geeft de gebruiker de flexibiliteit om een herhalende boeking met één of meerdere regels te hanteren, zonder dat hier een vast bedrag aan is gekoppeld.
- Evenredig verdelen: bijvoorbeeld bij een verzekeringsnota kan het van toepassing zijn dat een totaalbedrag over een vast aantal periodes moet worden verdeeld. Een evenredige verdeling zorgt dat het bedrag op alle boekingsregels gelijk is.
- Percentage per regel: ImageCapture maakt het ook mogelijk om de percentuele verdeelsleutel van de aangemaakte regels te onthouden. Bij de volgende factuur zal, ongeacht het totaalbedrag, dezelfde verdeelsleutel worden gehanteerd.
- Vast bedrag per regel: tot slot kan de gebruiker kiezen om vaste bedragen te hanteren. Dit maakt het controleren van het verwachte bedrag ten opzichte van het gefactureerde bedrag eenvoudig en snel, denk bijvoorbeeld aan een huurfactuur.
Duidelijke omschrijvingen:
Voor iedere herhalende boeking kan een specifieke omschrijving worden toegevoegd. Dit zorgt voor overzicht en onderscheid tussen verschillende terugkerende facturen per leverancier.
Transitorische boeking*:
Facturen kunnen automatisch over meerdere periodes worden verdeeld, met de keuze om dit te doen op basis van rapportagedatum of boekingsdatum. De verdeling kan maandelijks of wekelijks plaatsvinden. (Deze functie is enkel beschikbaar voor Exact Globe-gebruikers.)
Beschikbaar voor vrijwel al onze koppelingen
Waar deze functionaliteit aanvankelijk voor een beperkt aantal koppelingen beschikbaar was, is het inmiddels te gebruiken met bijna al onze koppelingen. Dit betekent dat gebruikers van diverse boekhoud- en ERP-systemen de voordelen van geautomatiseerde herhalende boekingen kunnen benutten.
Omdat we continu werken aan het verbeteren en uitbreiden van ImageCapture, voegen we regelmatig nieuwe functionaliteiten en koppelingen toe. Heb je specifieke wensen of ben je benieuwd naar de nieuwste ontwikkelingen? Dan is het handig om onze updates in de gaten te houden.
Wil je op de hoogte blijven van de laatste verbeteringen en uitbreidingen?
📢 Volg ons op LinkedIn voor nieuws en ontwikkelingen.
📝 Bekijk onze release notes voor een volledig overzicht van nieuwe functies en optimalisaties.
📩 Schrijf je in voor onze nieuwsbrief onderaan deze pagina en ontvang updates direct in je inbox.
Heb je vragen of wil je meer weten over wat deze functionaliteit voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact met ons op!
