Een overzicht van functies, toepassingen en overwegingen voor organisaties die hun processen willen voorbereiden op de toekomst.
Steeds meer organisaties werken in de cloud. Processen worden digitaal ingericht, teams werken op afstand en data moet op elk moment toegankelijk zijn. Tegelijkertijd groeit de behoefte aan controle en inzicht: niet alleen in de financiële administratie, maar in de hele keten van inkoop tot rapportage.
Exact Online Premium speelt in op die ontwikkeling. Het is ontworpen voor organisaties die verder willen digitaliseren en hun processen willen stroomlijnen binnen één cloudomgeving. In deze blog lees je wat het platform inhoudt, waarin het verschilt van de standaardversie van Exact Online, en wat de overstap in de praktijk betekent.
Waarom organisaties werken met Exact Online Premium
Veel organisaties staan voor de vraag hoe ze hun administratieve processen toekomstbestendig kunnen inrichten.
Lokale softwareoplossingen, zoals Exact Globe, worden minder vaak doorontwikkeld en vragen steeds meer technisch beheer. Tegelijk groeit de behoefte aan flexibiliteit, samenwerking op afstand en actuele data.
In dat landschap is Exact Online Premium één van de beschikbare cloudplatformen die inspelen op deze ontwikkeling. Het platform is ontworpen voor organisaties die hun administratie, inkoop en rapportage centraal willen beheren binnen één omgeving.
Het doel van Exact Online Premium is om processen te verbinden en te standaardiseren. Dat kan relevant zijn voor organisaties die met meerdere entiteiten werken of voor wie samenwerking tussen afdelingen steeds belangrijker wordt.
Of het platform past, hangt af van de aard van de organisatie, de mate van complexiteit in processen en de behoefte aan integratie met andere systemen.
Wat maakt Exact Online Premium anders dan de standaardversie
Het verschil tussen de standaardversie van Exact Online en de Premium-variant ligt niet in het aantal functies, maar in de manier waarop ze samenwerken. Premium is bedoeld voor organisaties die te maken hebben met meerdere entiteiten, afdelingen of verantwoordingsstructuren en behoefte hebben aan een centrale manier van werken.
Belangrijke kenmerken van Exact Online Premium zijn:
• Beheer van meerdere administraties binnen één omgeving
• Uitgebreide rollen en rechten voor gebruikers, afdelingen of entiteiten
• Integratie van inkoop, verkoop, projecten en consolidatie
• Volledige REST API voor samenwerking met externe software
• Rapportages via BI-tools op basis van actuele data
Waar de standaardversie vooral geschikt is voor kleinere bedrijven met één administratie, richt Premium zich op organisaties die hun processen breder willen verbinden en beter willen sturen op actuele informatie.
Vergelijkingstabel
Onderdeel
Doelgroep
Administratiebeheer
Gebruikersbeheer
Integraties
Rapportage & inzicht
Workflow & goedkeuring
Exact Online
Bedrijven die vooral willen boekhouden binnen één administratie.
Beperkt tot één omgeving per administratie.
Basisrollen en toegangsrechten per gebruiker.
Beperkte API-toegang voor koppelingen met externe tools.
Standaard rapportages en dashboards.
Handmatige goedkeuring binnen de administratie.
Exact Online Premium
Organisaties met meerdere administraties of complexere processen.
Meerdere administraties centraal beheerd met gedeelde processen.
Gedetailleerde autorisaties per afdeling, rol of entiteit.
Volledige REST API voor samenwerking en integratie.
Integratie met BI-tools voor actuele en diepere inzichten.
Digitale workflows en goedkeuringen, centraal beheerd en inzichtelijk.
De technische basis Exact Online Premium
Exact Online Premium is volledig opgebouwd als cloud-native SaaS-platform. Dat betekent dat alle processen, updates en data-uitwisseling online plaatsvinden via een REST API.
In tegenstelling tot lokaal geïnstalleerde software is er geen toegang meer tot de onderliggende database. Rapportages, integraties en maatwerk verlopen allemaal via de cloudarchitectuur van het platform. Dat biedt voordelen zoals automatische updates en lagere beheerlast, maar vraagt ook een andere manier van werken.
Bestaande koppelingen moeten vaak opnieuw worden ingericht. Rapportages die eerder via SQL draaiden, moeten worden herbouwd met moderne BI-tools of API-integraties. Hoewel dit aanpassingen vergt, biedt het op lange termijn meer stabiliteit en minder afhankelijkheid van lokale systemen.
De meerwaarde in de praktijk
De overstap naar een cloud-platform zoals Exact Online Premium brengt vaak veranderingen met zich mee in de manier waarop informatie wordt gedeeld en beheerd. Door processen binnen één omgeving samen te brengen, kunnen afdelingen beter samenwerken en worden gegevens consistenter gebruikt. Dat is niet alleen een technische stap, maar ook een organisatorische verandering.
Op basis van hoe het platform is ingericht en de eerste implementaties in de markt, zijn de volgende verschuivingen te verwachten:
- Meer samenhang in processen
Administratie, inkoop en rapportage komen dichter bij elkaar te liggen. Documenten en transacties zijn met elkaar verbonden, waardoor inzicht ontstaat in de hele keten van bestelling tot betaling. Dat helpt om dubbel werk te voorkomen en controles overzichtelijker te maken. - Eenduidige informatie voor alle afdelingen
Finance, inkoop en operations gebruiken dezelfde gegevens als uitgangspunt. Dat bevordert samenwerking en voorkomt dat beslissingen worden genomen op basis van verschillende versies van dezelfde informatie.
- Een stabielere en flexibelere werkomgeving
De cloudarchitectuur zorgt dat updates automatisch plaatsvinden en gebruikers altijd met de meest actuele software werken. Dat vermindert de afhankelijkheid van interne IT en maakt het eenvoudiger om op afstand of vanuit meerdere locaties te werken. - Integratie met bestaande toepassingen
Via de REST API kunnen externe systemen worden gekoppeld, zoals software voor documentverwerking, rapportage of logistiek. Dit maakt het eenvoudiger om bestaande toepassingen te blijven gebruiken binnen een nieuwe omgeving.
Deze veranderingen ontstaan niet vanzelf, maar door de manier waarop organisaties hun processen inrichten en afstemmen op het platform. Afhankelijk van die inrichting kan Exact Online Premium bijdragen aan meer overzicht en samenwerking tussen afdelingen, mits de overgang zorgvuldig wordt gepland en ondersteund.
Hoe sluit Scan Sys aan op Exact Online Premium
Bij de overstap naar een cloudomgeving verandert vaak ook de manier waarop documenten worden verwerkt. Waar documenten eerder lokaal werden opgeslagen of handmatig werden goedgekeurd, verloopt dit in een cloudomgeving centraal en digitaal. Voor veel organisaties betekent dat een andere manier van werken, waarbij processen strakker worden georganiseerd en samenwerking belangrijker wordt.
Scan Sys ondersteunt die verandering met ImageCapture. Deze software sluit technisch en functioneel aan op de architectuur van Exact Online Premium en is officieel gecertificeerd voor koppeling met het platform. Documenten zoals facturen, declaraties en orderbevestigingen worden automatisch herkend en gekoppeld aan de juiste transacties in het systeem. De controle vindt plaats op basis van gegevens uit Exact, waardoor afwijkingen direct zichtbaar worden en goedkeuringen digitaal kunnen plaatsvinden.
Het doel van die koppeling is niet alleen om handelingen te automatiseren, maar vooral om rust en consistentie te brengen in het proces. Documenten blijven centraal beschikbaar, zodat iedereen met dezelfde informatie werkt. Of het nu gaat om finance, inkoop of projectadministratie: de informatie is actueel en volledig, zonder dat gebruikers tussen systemen hoeven te schakelen.
Zo helpt de samenwerking tussen ImageCapture en Exact Online Premium organisaties om documentverwerking een vanzelfsprekend onderdeel te maken van hun dagelijkse workflow. Niet als extra laag software, maar als geïntegreerd onderdeel van een bredere, toekomstbestendige werkwijze.
Conclusie
Exact Online Premium vertegenwoordigt een volgende stap in de ontwikkeling van administratieve software. Het platform is ontworpen voor organisaties die hun processen centraal willen beheren en meer samenhang willen brengen tussen finance, inkoop en operations.
Een overstap naar dit platform is geen technische update, maar een strategische verandering. Het vraagt aandacht voor processen, rollen en integraties. Afdelingen gaan nauwer samenwerken en informatie wordt gedeeld binnen één omgeving. Dat kan bijdragen aan meer overzicht en voorspelbaarheid in het dagelijkse werk, mits de inrichting zorgvuldig wordt uitgevoerd.
In dat proces speelt documentverwerking een belangrijke rol. Wie zijn administratieve keten wil digitaliseren, wil ook dat documenten, facturen en goedkeuringen onderdeel blijven van diezelfde structuur. Scan Sys sluit hierop aan met oplossingen die documentstromen laten meegaan in de overgang naar de cloud.
Zo blijft de werkwijze vertrouwd, maar wordt het fundament toekomstbestendig. De combinatie van een cloudplatform zoals Exact Online Premium en een stabiele documentverwerkingsoplossing zorgt dat organisaties hun processen niet alleen digitaliseren, maar ook beheersbaar houden.
Wil je zien hoe die samenwerking er in de praktijk uitziet?
Ontdek hoe Scan Sys organisaties helpt om facturen, orders en documenten te automatiseren binnen Exact Online Premium via onze officiële koppeling:
Lees meer over de koppeling met Exact Online Premium
Veelgestelde vragen over Exact Online Premium
Exact Online Premium is bedoeld voor organisaties met meerdere administraties of complexere processen. Het biedt uitgebreidere autorisaties, centrale aansturing en volledige integratiemogelijkheden via de REST API.
Niet één-op-één. Exact Online Premium werkt via een andere architectuur (API-first). Dat betekent dat bestaande koppelingen opnieuw moeten worden ingericht of getest. Scan Sys ondersteunt organisaties bij het aanpassen van koppelingen voor documentverwerking en goedkeuring.
Ja. ImageCapture is officieel gecertificeerd voor Exact Online Premium en sluit aan op de cloudarchitectuur van het platform. Organisaties kunnen hun documentstromen hierdoor ook in de cloud blijven automatiseren.
De waarde van de overstap verschilt per organisatie. In veel gevallen leidt het tot minder technisch beheer, actuelere data en meer samenhang tussen afdelingen. Het effect hangt af van de inrichting en de mate waarin processen zijn gestandaardiseerd.
Exact Online Premium voldoet aan de actuele Europese beveiligingsnormen. Data wordt opgeslagen in Europese datacenters met automatische back-ups en toegangsbeheer via rollen en rechten. In combinatie met ImageCapture blijft het proces AVG-conform en volledig traceerbaar.
