Boonstra Transport versnelt groei met slimme automatisering van documentbeheer
Boonstra Transport, een familiebedrijf met een lange geschiedenis in de transportsector, maakt sinds 2006 gebruik van ImageCapture voor de digitalisering van hun vrachtbrieven. In 2011 werd daar de geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen aan toegevoegd. Dankzij de integratie met hun TMS Transpas en financiële systemen Exact Globe & Synergy, verwerkt Boonstra nu jaarlijks 80.000 transportopdrachten en 8.000 facturen op een efficiënte manier.
Boonstra Transport, opgericht in de jaren twintig, is uitgegroeid tot een van de grootste transportbedrijven in Noord-Nederland. Het familiebedrijf biedt fijnmazige distributie binnen de Benelux en West-Europa, met een moderne vloot van 110 trekkende eenheden en een breed scala aan gespecialiseerde diensten, van sierteelt tot beveiligd vervoer. Het bedrijf zet sterk in op innovatie en duurzaamheid, zowel in hun transportmaterieel als in hun bedrijfsprocessen.
Ron Langeveld, Controller bij Boonstra Transport, deelt hoe de inzet van ImageCapture heeft geleid tot een efficiëntere verwerking van vrachtbrieven en inkoopfacturen, wat het bedrijf heeft geholpen om met hetzelfde aantal medewerkers meer werk te verzetten.
Transportopdrachten per jaar
Facturen per jaar
Orders per week
De uitdaging
Ron Langeveld: “Door de groei van Boonstra ontstond er een grote druk op onze administratieve processen. Wekelijks kregen we meer dan duizend orders binnen, elk met bijbehorende vrachtdocumenten zoals CMR’s, emballagebonnen en transportopdrachten. Het handmatig verwerken van al deze documenten was tijdrovend en vergde veel opslagruimte in het archief. Daarnaast vertraagde het onze facturatie, wat zorgde voor langere doorlooptijden.”
Om de toenemende werkdruk op te vangen en de efficiëntie te verbeteren, besloot Boonstra hun processen te digitaliseren. Dit maakte het mogelijk om documenten snel en nauwkeurig te verwerken zonder de noodzaak voor uitgebreide archieven en handmatig zoekwerk.
Dankzij automatisering kunnen we met hetzelfde aantal medewerkers meer werk verzetten en hebben we ons administratief proces sterk verbeterd.
Het proces / de werkwijze
Boonstra implementeerde ImageCapture voor de digitalisering van zowel vrachtbrieven als inkoopfacturen. Transpas, het Transport Management Systeem (TMS) van ArtSystems, wordt hierbij gebruikt om de transportopdrachten en vrachtdocumenten te verwerken, terwijl Exact Globe & Synergy de financiële administratie ondersteunen.
De vrachtbrieven worden automatisch gekoppeld aan de juiste orders in Transpas. Wanneer een chauffeur na een rit zijn documenten inlevert, worden deze met behulp van barcodes gescand en direct herkend in ImageCapture. Hierdoor worden de vrachtdocumenten automatisch gekoppeld aan de juiste dossiers, wat veel tijd bespaart. Bovendien zijn alle documenten digitaal beschikbaar voor het facturatieproces, waardoor facturen sneller kunnen worden verwerkt.
Boonstra ontvangt zowel kostenfacturen als inkoopfacturen van externe vervoerders. Met ImageCapture worden de facturen gekoppeld aan de juiste dossiers in Transpas en vervolgens geëxporteerd naar Exact Globe voor verdere verwerking. Het systeem controleert automatisch of de factuur overeenkomt met de vooraf vastgelegde prijzen in Transpas, waardoor fouten in de boekhouding worden voorkomen.
De kostenfacturen worden eveneens automatisch verwerkt in ImageCapture, waarbij de juiste crediteuren en grootboekrekeningen worden gekoppeld op basis van de gegevens in Transpas. De fiatteringsworkflow in Exact Synergy zorgt ervoor dat de facturen snel worden goedgekeurd en verwerkt.
Het resultaat
Snellere verwerking van transportdocumenten
De automatisering van de vrachtbriefverwerking heeft geleid tot een aanzienlijke tijdsbesparing. Waar het vroeger uren duurde om handmatig documenten op te zoeken en te koppelen aan dossiers, gebeurt dit nu binnen enkele minuten.
Verbeterde controle en transparantie
De integratie met Exact Synergy heeft het goedkeuringsproces voor facturen versneld en overzichtelijker gemaakt. Medewerkers hoeven niet meer fysiek facturen rond te brengen voor handtekeningen, wat resulteert in een efficiëntere crediteurenadministratie en betere traceerbaarheid van de facturen.
Efficiëntere administratie
Dankzij ImageCapture is de administratieafdeling in staat om met minder mensen meer werk te verzetten. Het digitaliseren van vrachtbrieven en facturen heeft niet alleen tijd bespaard, maar ook het risico op fouten verminderd. Bovendien is de financiële afhandeling van facturen nu beter beheersbaar en sneller.
Ron Langeveld
Boonstra Transport, Controller
What's next?
Boonstra Transport blijft zich richten op verdere automatisering van onze processen. “Door te blijven investeren in technologie, kunnen we onze administratieve efficiëntie verder verhogen.”, aldus Langeveld. De volgende stap is het verder optimaliseren van de samenwerking tussen de transport- en financiële systemen om de doorlooptijden verder te verkorten en de dienstverlening richting klanten nog meer te verbeteren.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
Transportbedrijven verwerken dagelijks diverse soorten vrachtbrieven. Dit leidt tot veel handelingen zoals controleren, kopiëren, sorteren en archiveren wat veel tijd kost. Deze handelingen vertragen daarnaast het facturatieproces vanwege de handmatige controle.
