Boonstra Transport automatiseert documentbeheer met Transpas en Exact
Boonstra Transport, een familiebedrijf met een lange geschiedenis in de transportsector, maakt sinds 2006 gebruik van ImageCapture voor de digitalisering van vrachtbrieven. In 2011 werd daar de geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen aan toegevoegd. Met koppelingen naar Transpas, Exact Globe en Exact Synergy ondersteunt ImageCapture de verwerking van jaarlijks 80.000 transportopdrachten en 8.000 facturen, met minder handmatig zoekwerk en betere traceerbaarheid.
Boonstra Transport is een familiebedrijf met een lange geschiedenis in de transportsector. Het bedrijf is opgericht in de jaren twintig en is uitgegroeid tot een van de grotere transportbedrijven in Noord-Nederland.
Boonstra biedt fijnmazige distributie binnen de Benelux en West-Europa. Het bedrijf beschikt over een moderne vloot van 110 trekkende eenheden en levert gespecialiseerde diensten, onder andere voor sierteelt en beveiligd vervoer.
In zo’n transportomgeving draait administratie niet alleen om facturen. Ook vrachtdocumenten moeten snel beschikbaar zijn, omdat ze direct invloed hebben op dossiers, facturatie en de financiële afhandeling.
Transportopdrachten per jaar
Facturen per jaar
Orders per week
De uitdaging
Door de groei van Boonstra nam ook de druk op de administratie toe. Wekelijks kwamen er meer dan duizend orders binnen, met bijbehorende vrachtdocumenten zoals CMR’s, emballagebonnen en transportopdrachten.
Het handmatig verwerken en terugzoeken van al die documenten kostte veel tijd. Ook vroeg het proces om veel fysieke opslagruimte in het archief. Doordat documenten niet altijd direct digitaal beschikbaar waren, konden doorlooptijden oplopen en werd de facturatie vertraagd.
Boonstra had daarom behoefte aan een manier om transportdocumenten en facturen sneller te verwerken, beter te koppelen aan dossiers en eenvoudiger terug te vinden.
Voor Ron Langeveld, Controller bij Boonstra Transport, zit de waarde van automatisering vooral in schaalbaarheid. Door documenten slimmer te verwerken, kan de organisatie groei opvangen zonder dat de administratie in dezelfde mate hoeft mee te groeien.
“Dankzij automatisering kunnen we met hetzelfde aantal medewerkers meer werk verzetten en hebben we ons administratief proces sterk verbeterd.”
Het proces en de oplossing
Boonstra maakt sinds 2006 gebruik van ImageCapture voor de digitalisering van vrachtbrieven. In 2011 werd daar de geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen aan toegevoegd.
De oplossing is ingericht rondom het bestaande systeemlandschap van Boonstra. Transpas, het Transport Management Systeem van ArtSystems, wordt gebruikt voor transportopdrachten en vrachtdocumenten. Exact Globe en Exact Synergy ondersteunen de financiële administratie en het goedkeuringsproces.
Bij de verwerking van vrachtbrieven worden documenten na een rit ingeleverd, gescand en met behulp van barcodes herkend in ImageCapture. Vervolgens worden de vrachtdocumenten automatisch gekoppeld aan de juiste orders en dossiers in Transpas. Daardoor zijn documenten sneller beschikbaar voor het vervolgproces, waaronder facturatie.
Ook kostenfacturen en inkoopfacturen van externe vervoerders worden via ImageCapture verwerkt. Facturen worden gekoppeld aan de juiste dossiers in Transpas en vervolgens geëxporteerd naar Exact Globe voor verdere verwerking. Daarbij wordt gecontroleerd of de factuur overeenkomt met de vooraf vastgelegde prijzen in Transpas.
Voor de goedkeuring van facturen wordt gebruikgemaakt van de fiatteringsworkflow in Exact Synergy. Daardoor hoeven facturen niet meer fysiek door de organisatie te worden gestuurd voor handtekeningen.
De resultaten
Vrachtbrieven sneller gekoppeld aan dossiers
Vrachtbrieven worden digitaal verwerkt en gekoppeld aan de juiste orders in Transpas. Waar medewerkers vroeger handmatig documenten moesten zoeken en koppelen, gebeurt dat nu veel sneller via ImageCapture.
Kortere doorlooptijden in facturatie
Doordat vrachtdocumenten digitaal beschikbaar zijn, kunnen dossiers sneller compleet worden gemaakt. Dat helpt om facturen sneller en beter onderbouwd te verwerken.
Meer controle op facturen
Inkoopfacturen en kostenfacturen worden gekoppeld aan dossiers in Transpas en verwerkt richting Exact Globe. De controle op vooraf vastgelegde prijzen in Transpas helpt om fouten in de boekhouding te voorkomen.
Minder fysiek rondsturen en zoeken
Dankzij de workflow in Exact Synergy hoeven facturen niet meer fysiek rondgebracht te worden voor goedkeuring. Dat maakt het proces overzichtelijker en beter traceerbaar.
Meer werk met dezelfde bezetting
Door vrachtbrieven en facturen digitaal te verwerken, kan Boonstra met hetzelfde aantal medewerkers meer werk verzetten. De administratie is efficiënter ingericht en het risico op fouten is verminderd.
Ron Langeveld
Boonstra Transport, Controller
Hoe automatiseert een transportbedrijf vrachtbrieven en inkoopfacturen rondom Transpas, Exact Globe en Synergy?
Boonstra Transport gebruikt ImageCapture om vrachtbrieven en facturen digitaal te verwerken. Vrachtdocumenten worden gescand, herkend en gekoppeld aan de juiste orders en dossiers in Transpas. Inkoopfacturen en kostenfacturen worden gekoppeld aan dossiers in Transpas en daarna geëxporteerd naar Exact Globe voor verdere verwerking. De fiatteringsworkflow loopt via Exact Synergy. Daardoor zijn documenten sneller terug te vinden, worden facturen beter traceerbaar en kan Boonstra jaarlijks 80.000 transportopdrachten en 8.000 facturen efficiënter verwerken.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
Transportbedrijven verwerken dagelijks diverse soorten vrachtbrieven. Dit leidt tot veel handelingen zoals controleren, kopiëren, sorteren en archiveren wat veel tijd kost. Deze handelingen vertragen daarnaast het facturatieproces vanwege de handmatige controle.
