Attractie- & Vakantiepark Slagharen: grip én vrijheid op inkoop

Attractie- & Vakantiepark Slagharen is al decennialang een begrip in de Nederlandse recreatiesector, met een attractiepark, ruim 700 vakantiewoningen en diverse horecagelegenheden. Dat vraagt om een strakke regie op inkoop en financiële administratie, zeker in het hoogseizoen. Business controller Stefan Markus bewaakt die processen en zag de oude maatwerkoplossing steeds meer tekortschieten: “We hadden een maatwerkoplossing die technisch en organisatorisch end-of-life raakte. Die afhankelijkheid wilden we doorbreken.”

Scan Sys is sinds 2012 partner voor het digitaliseren van inkomende facturen, en toen de behoefte groeide aan meer structuur en controle in het volledige inkoopproces, was een logische vervolgstap inkoopmanagement via Shopper. “We zochten een oplossing die beter inzicht gaf in wie wat bestelt, waarom en of het binnen budget past. En we wilden dat de goedkeuring en verwerking soepel kunnen integreren in onze bestaande werkwijze.”

Met een combinatie van Scan Sys, Exact Globe en Shopper werd die stap snel gezet. Dankzij het advies en de technische ondersteuning van BrainSys kon het systeem razendsnel ingericht en live gezet worden.

De uitdaging

Voorheen verliep het inkoopproces via een maatwerksysteem dat jarenlang op de achtergrond had meegelopen. Maar toen de enige expert achter die oplossing met pensioen ging, ontstonden er structurele problemen. “We hadden geen zicht meer op de status van verplichtingen. Sommige verplichtingen kwamen überhaupt niet door, omdat er in een omschrijving een speciaal teken stond. Dat soort dingen vertraagden het proces en zorgden voor frustratie.”

Ook de kosten liepen op: “We betaalden flink voor support, maar kregen er weinig voor terug. En het overzicht ontbrak: was een bestelling goedgekeurd? Was er al geleverd? Je kon het nergens goed terugvinden.”

Daarnaast speelde compliance een steeds belangrijkere rol. “We willen kunnen aantonen waarom een factuur is goedgekeurd, wie dat heeft gedaan en op basis waarvan. Die audit trail was in het oude systeem onvoldoende.”

Het proces / de werkwijze

De keuze voor Shopper was snel gemaakt: binnen de bestaande combinatie van Exact en Scan Sys sloot het logisch aan. Met ondersteuning van BrainSys werd de inrichting afgestemd op de werkwijze van Slagharen. “Het fijne was: er was geen eindeloos voortraject. We konden gewoon aan de slag. In zes weken stonden we live, dat vond ik echt indrukwekkend.”

In de praktijk werkt Slagharen met twee factuurstromen: voorraadgestuurd en overige inkoop. Technische dienst en horeca bestellen via OCI-koppelingen bij vaste leveranciers, terwijl iedere locatie eigen kostenplaatsen en toegangsrechten heeft. “Iedere afdeling weet nu precies waar ze aan toe zijn, wat ze mogen bestellen en wie moet goedkeuren.”

Bestellingen lopen automatisch door de goedkeuringsflow in Shopper. Bij binnenkomst herkent het systeem direct het bestelnummer, waardoor facturen die aansluiten bij een goedgekeurde bestelling vrijwel automatisch verwerkt worden. “Als de bestelling al goedgekeurd is, schiet de factuur er gewoon doorheen, direct klaar om te betalen.” Met budgetlimieten is er bovendien grip zonder extra blokkades.

Scan Sys zorgt ervoor dat alle facturen digitaal verwerkt en gearchiveerd worden, ook buiten Shopper om. Voor uitzonderingen, zoals commissiefacturen, blijft handmatige verwerking mogelijk. “Dat is gewoon de realiteit in een organisatie als de onze. Je kunt niet álles vooraf plannen.”

What's next?

De komende tijd richt Slagharen zich vooral op het verder optimaliseren van het inkoopproces. Met Shopper wil het park de dagelijkse bestellingen nog voorspelbaarder maken, vooral in periodes waarin de vraag sterk fluctueert.

Ook verwacht hij dat er met verdere optimalisatie minder gebruikers in Exact nodig zijn. “Hoe meer je naar voren haalt in het proces, hoe minder je in de backoffice hoeft te doen. En dat betekent: efficiënter én overzichtelijker werken.”