Van ‘houtje-touwtje’ naar efficiëntie: hoe Van Aalst Group automatisering omarmde
De Van Aalst Group, een derde generatie familiebedrijf dat in 1954 werd opgericht, stond voor de uitdaging van groei en professionalisering van hun administratieve processen. Zij zochten naar een oplossing die de efficiëntie zou verbeteren en kosten zou besparen. Scan Sys bood hen de juiste tools met de waardoor de administratieve werklast aanzienlijk verminderde.
Van Aalst Group B.V. is een familiebedrijf dat gespecialiseerd is in het laden en lossen van droge bulkgoederen, vooral binnen de maritieme en offshore sector. Sinds de oprichting door de grootvader van de huidige DGA, Wijnand van Aalst, heeft het bedrijf zich uitgebreid met nieuwe producten en geniet het wereldwijd een marktaandeel van meer dan 25% in de offshore sector.
Jaarlijkse factuurverwerking
Jaren actief
De uitdaging
Cees Zuur, Group Finance Manager, verteld: ‘Toen ik in 2010 aan boord kwam bij Van Aalst werd de administratie bijna volledig uitbesteed. De afdeling Finance bestond uit één dame en daarnaast kwam er een keer per week iemand van een administratiekantoor langs om de facturen te coderen. Eigenlijk kun je wel stellen dat de administratie op dat moment nog een beetje houtje-touwtje was.’
Met de wereldwijde groei van de Van Aalst Group en een toenemende vraag naar nauwkeurige, gedetailleerde administratie ontstond de behoefte aan een efficiënter systeem voor factuurverwerking. Cees zegt hierover: ‘In de jaren daarna is er veel veranderd, de administratie wordt volledig in huis gevoerd. Een van mijn belangrijkste aandachtspunten bij mijn in dienst treden was het professionaliseren en inzichtelijk maken van verplichtingen en performance.’ Traditionele, handmatige factuurverwerking begon de groeiende organisatie te vertragen. ‘Op een gegeven moment zijn wij gaan bijhouden hoeveel tijd wij wekelijks kwijt waren aan het scannen, coderen en goedkeuren van de inkoopfacturen.’
Eigenlijk kun je wel stellen dat de administratie op dat moment nog een beetje houtje-touwtje was.
Het proces / de werkwijze
De keuze voor het automatiseren van de factuurverwerking werd na grondig onderzoek gemaakt, waarbij Van Aalst Group diverse software aanbieders vergeleek, Scan Sys kwam hieruit als beste naar voren. ‘De software is ook erg gebruiksvriendelijk. Daarnaast hebben de kosten meegespeeld in het selectieproces, ik ben niet voor niets een financiële man, dat zit in mijn systeem,’ legt Zuur uit.
De implementatie verliep voorspoedig, Door deze automatische processen hoeven facturen die voldoen aan de ingestelde criteria niet meer handmatig te worden goedgekeurd, wat de efficiëntie verder verhoogt.
Het resultaat
Tijdwinst
De automatisering heeft al een mensmaand aan werk bespaard, waardoor het team meer ruimte heeft om andere taken uit te voeren.
Kostenbesparing
Dankzij de geautomatiseerde factuurverwerking heeft de Van Aalst Group een volledige mensmaand aan administratieve handelingen bespaard.
Betrouwbaarheid
De integratie met AFAS zorgt voor een nauwkeurige matching van facturen, waardoor handmatige fouten worden geminimaliseerd.
Verbeterde Controle
Door de digitale goedkeuringsronde voor uitzonderingen is er nu beter inzicht in verplichtingen en prestaties.
Cees Zuur
Van Aalst Group, Group Finance Manager
What’s next?
Verdere digitalisering en optimalisatie van administratieve processen kunnen de organisatie helpen om continuïteit te waarborgen, zelfs in tijden van groei. Door aanvullende automatiseringen en slimme controles toe te voegen, kunnen ze handmatige handelingen nog verder terugdringen, waardoor het risico op fouten verder afneemt en het team zich volledig kan concentreren op strategische taken.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
