Van papierwerk naar digitaal succes: PeeJeeBee’s transformatie
PeeJeeBee, een administratiekantoor met een flinke klantenbasis, worstelde met de tijdrovende verwerking van duizenden facturen per jaar. Met de hulp van Scan Sys wist het bedrijf een aanzienlijke efficiëntieslag te maken door factuurverwerking te automatiseren en kostbare tijd terug te winnen voor adviserende werkzaamheden.
PeeJeeBee is een administratiekantoor opgericht in 2005 door Peter Berkelaar. Het richt zich op ZZP’ers, kleine en middelgrote bedrijven en starters, met een breed scala aan klanten, van meubelwinkels en schoonheidsspecialisten tot vastgoedondernemingen en non-profitorganisaties. Het kantoor onderscheidt zich door persoonlijke aandacht en een sterke focus op automatisering, met een vast kostenmodel dat klanten transparantie biedt.
Aantal administraties
Aantal facturen per jaar
Jaren actief
De uitdaging
Het verwerken van 30.000 facturen per jaar verdeeld over 120 administraties legde een zware druk op de beperkte tijd en middelen van PeeJeeBee. Het administratiekantoor wilde een efficiëntere manier vinden om het factuurverwerkingsproces te beheren zonder personeelsuitbreiding.
Peter Berkelaar wilde zijn tijd liever besteden aan waardevolle activiteiten zoals advies en klantbegeleiding: ‘Ik heb het weleens bijgehouden: vroeger deed ik ruim 1 minuut en 15 seconden over het verwerken van een inkoopfactuur. Dat was ontzettend tijdrovend. Mijn kracht ligt in adviseren, niet in het eindeloos verwerken van facturen,’ aldus Berkelaar.
Mijn kracht ligt in adviseren, niet in het eindeloos verwerken van facturen.
Het proces / de werkwijze
Met de hulp van business partner ComputerPlan implementeerde PeeJeeBee in 2013 de ImageCapture-software van Scan Sys. De voordelen werden meteen duidelijk na de demonstratie van het systeem. ‘Toen ik de oplossing zag, wist ik direct dat ik dit moest hebben. In mijn situatie, waarin ik werk op basis van fixed fees, is het cruciaal dat mijn processen zo snel mogelijk verlopen’, volgens Berkelaar.
De software zorgt ervoor dat ongeveer 80% van de administratie digitaal verwerkt kan worden, waarbij facturen die via e-mail binnenkomen direct worden ingelezen en papieren facturen direct worden gedigitaliseerd. Het systeem leest automatisch de debiteur of crediteur en herkent belangrijke gegevens zoals factuurbedrag en BTW, waarna het een boekingsvoorstel genereert.
Het resultaat
Efficiëntere factuurverwerking
Dankzij Scan Sys kan PeeJeeBee 30.000 facturen per jaar verwerken in slechts een uur per dag, wat een aanzienlijke tijdbesparing betekent.
Meer tijd voor advies
Door het automatiseren van factuurverwerking kan Berkelaar zijn tijd nu effectief besteden aan het adviseren van klanten, waardoor hij meer waarde kan bieden.
Verbeterde klantbeleving
Met een transparant kostenmodel en meer aandacht voor klantenbegeleiding ervaart PeeJeeBee een hoge klanttevredenheid. Klanten waarderen dat ze niet voor elk uur een aparte factuur krijgen, wat het bedrijf loyaliteit oplevert.
Snellere administratie voor klanten
De tijd die nodig is om klantadministraties te verwerken is sterk verminderd, wat resulteert in een snellere en accuratere administratie voor de klanten van PeeJeeBee.
Peter Berkelaar
PeeJeeBee, Eigenaar
What's next?
Met de aanzienlijke tijdwinst en het gebruiksgemak die Scan Sys nu al opleveren, lijkt PeeJeeBee klaar om verdere automatiseringsmogelijkheden binnen hetzelfde platform te onderzoeken. Omdat Peter Berkelaar gericht blijft op een efficiënte bedrijfsvoering zonder personeelsuitbreiding, is en blijft Scan Sys een betrouwbare partner om zijn administratie zo compact mogelijk te houden en tegelijkertijd ruimte te creëren voor strategisch klantadvies.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
