Factuurverwerking bij PeeJeeBee: Van papierwerk naar digitaal succes
Factuurverwerking bij PeeJeeBee is met ImageCapture digitaal ingericht voor 120 administraties en 30.000 facturen per jaar. Daardoor besteedt het administratiekantoor minder tijd aan terugkerende verwerking en blijft er meer ruimte over voor advies, klantbegeleiding en persoonlijk contact.
PeeJeeBee is een administratiekantoor dat in 2005 werd opgericht door Peter Berkelaar. Het kantoor richt zich op zzp’ers, kleine en middelgrote bedrijven en starters.
De klantenkring is breed. PeeJeeBee werkt onder andere voor meubelwinkels, schoonheidsspecialisten, vastgoedondernemingen en non-profitorganisaties. Het kantoor onderscheidt zich door persoonlijke aandacht, automatisering en een vast kostenmodel dat klanten duidelijkheid geeft.
Juist door dat vaste kostenmodel is efficiënt werken belangrijk. Hoe minder tijd er opgaat aan herhalende verwerking, hoe meer ruimte er overblijft voor begeleiding en advies.
Aantal facturen per jaar
Aantal administraties
Jaren actief
De uitdaging
PeeJeeBee verwerkt jaarlijks 30.000 facturen verdeeld over 120 administraties. Dat legde veel druk op de beschikbare tijd en capaciteit.
Peter Berkelaar wilde het factuurverwerkingsproces efficiënter maken zonder personeel uit te breiden. Zijn waarde voor klanten zit vooral in advies en begeleiding, niet in eindeloos administratief verwerken.
Hij beschrijft het oude proces als volgt:
“Ik heb het weleens bijgehouden: vroeger deed ik ruim 1 minuut en 15 seconden over het verwerken van een inkoopfactuur. Dat was ontzettend tijdrovend. Mijn kracht ligt in adviseren, niet in het eindeloos verwerken van facturen.”
Voor PeeJeeBee was de vraag dus duidelijk: hoe verwerk je grote aantallen facturen sneller, zonder dat dit ten koste gaat van persoonlijke aandacht voor klanten?
Die uitspraak vat de kern van het klantverhaal samen. PeeJeeBee wilde minder tijd kwijt zijn aan repeterende factuurverwerking, zodat Peter Berkelaar meer tijd kon besteden aan werkzaamheden waar klanten echt waarde uit halen.
“Mijn kracht ligt in adviseren, niet in het eindeloos verwerken van facturen.”
De oplossing
Met hulp van business partner ComputerPlan implementeerde PeeJeeBee in 2013 de ImageCapture-software van Scan Sys.
Tijdens de demonstratie werd voor Berkelaar direct duidelijk dat de oplossing paste bij zijn manier van werken:
“Toen ik de oplossing zag, wist ik direct dat ik dit moest hebben. In mijn situatie, waarin ik werk op basis van fixed fees, is het cruciaal dat mijn processen zo snel mogelijk verlopen.”
Met ImageCapture wordt ongeveer 80% van de administratie digitaal verwerkt. Facturen die via e-mail binnenkomen, worden direct ingelezen. Papieren facturen worden gedigitaliseerd, zodat ze alsnog digitaal verwerkt kunnen worden.
De software herkent automatisch belangrijke gegevens, zoals de debiteur of crediteur, het factuurbedrag en de btw. Daarna wordt een boekingsvoorstel gegenereerd. Hierdoor hoeft PeeJeeBee minder gegevens handmatig over te nemen en kan de verwerking van klantadministraties sneller verlopen.
De resultaten
30.000 facturen per jaar efficiënter verwerkt
PeeJeeBee verwerkt jaarlijks 30.000 facturen. Volgens het bronverhaal kan dat nu in slechts een uur per dag, wat een grote tijdsbesparing oplevert ten opzichte van de oude handmatige werkwijze.
Meer tijd voor advies
Doordat de terugkerende factuurverwerking grotendeels is geautomatiseerd, kan Peter Berkelaar meer tijd besteden aan advies en klantbegeleiding. Dat sluit direct aan bij de manier waarop PeeJeeBee waarde wil leveren.
Passend bij een fixed fee-model
PeeJeeBee werkt met een vast kostenmodel. Efficiënte processen zijn dan extra belangrijk, omdat klanten duidelijkheid krijgen over kosten terwijl het kantoor zelf grip houdt op de tijdsbesteding.
Snellere administratie voor klanten
De tijd die nodig is om klantadministraties te verwerken is sterk verminderd. Daardoor krijgen klanten sneller een accurate administratie en blijft er meer ruimte voor inhoudelijke begeleiding.
Betere klantbeleving
Door minder tijd te besteden aan handmatige verwerking en meer tijd aan begeleiding, kan PeeJeeBee klanten persoonlijker ondersteunen. Klanten waarderen bovendien het transparante kostenmodel, waarbij ze niet voor elk uur apart een factuur krijgen.
Peter Berkelaar
PeeJeeBee, Founder
Hoe verwerkt een klein administratiekantoor 30.000 facturen per jaar zonder extra personele druk?
PeeJeeBee gebruikt ImageCapture om factuurverwerking over 120 administraties efficiënter in te richten. Facturen die via e-mail binnenkomen worden digitaal ingelezen, terwijl papieren facturen worden gedigitaliseerd. ImageCapture herkent gegevens zoals debiteur of crediteur, factuurbedrag en btw, en genereert een boekingsvoorstel. Daardoor kan PeeJeeBee jaarlijks 30.000 facturen verwerken met minder handmatig werk. Voor Peter Berkelaar betekent dat vooral meer tijd voor advies en klantbegeleiding, zonder dat het kantoor direct hoeft uit te breiden in personeel.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
