Den Hartogh Transport: Wereldwijde logistiek geautomatiseerd

Den Hartogh Transport is een toonaangevende speler in de chemische logistiek met meer dan 100 jaar ervaring in het vervoeren van vloeibare chemicaliën, gas en droge bulk. Wat begon als een lokaal transportbedrijf, groeide uit tot een mondiale logistieke organisatie met 2700 medewerkers, verspreid over 28 landen en 58 kantoren wereldwijd.

De samenwerking met Scan Sys begon al vroeg in de digitalisering van de administratieve processen. Michel Meijers, IT & Project Manager bij Den Hartogh, heeft deze samenwerking in de afgelopen jaren verder uitgebouwd.

Toen hij in 2015 bij het bedrijf kwam, was ImageCapture al in gebruik, maar door de overname van Inter Bulk en de snelle internationale uitbreiding werd het noodzakelijk om de automatisering naar een hoger niveau te tillen. “De basis stond er al, maar de uitdagingen werden groter. We kregen er ineens duizenden extra facturen per maand bij, terwijl we onze operationele kosten onder controle wilden houden.”

De uitdaging

De overname van Inter Bulk betekende niet alleen een verdubbeling van het personeelsbestand, maar ook een enorme toename van administratieve processen. Plotseling moesten veel meer facturen worden verwerkt, en de bestaande werkwijze kon die groei niet efficiënt opvangen. “Voorheen hadden we ruim dertig medewerkers die handmatig kostenfacturen verwerkten,” legt Michel uit. “Dat was geen duurzame oplossing, zeker niet als je internationaal wilt blijven groeien zonder dat de kosten exploderen.”

Daarnaast was Den Hartogh bezig met een sterke uitbreiding in Azië, met een specifieke focus op India. De internationale groei bracht extra complexiteit met zich mee, omdat lokale administratieve processen moesten worden afgestemd op een centrale, gestandaardiseerde workflow. Dit maakte het noodzakelijk om een flexibel en schaalbaar systeem te hebben dat wereldwijd kon worden ingezet.

Het proces / de werkwijze

Om de administratieve processen wereldwijd te stroomlijnen, werd ImageCapture stap voor stap verder geïntegreerd binnen de organisatie. De optimalisatie begon in Nederland, waar de eerste verbeteringen werden doorgevoerd om de verwerking van facturen sneller en efficiënter te maken. Vervolgens werd de software uitgerold in Duitsland, Polen en Frankrijk, zodat ook daar de administratieve processen konden worden geüniformeerd.

In de jaren daarna volgde een verdere integratie in Azië en India, waar Den Hartogh sterk aan het uitbreiden was. De combinatie van een gecentraliseerde workflow en lokale flexibiliteit zorgde ervoor dat de verschillende vestigingen wereldwijd efficiënt konden werken, zonder dat het automatiseringsproces te star werd. Michel benadrukt dat deze gefaseerde aanpak cruciaal was: “Dankzij deze opbouw konden we soepel overschakelen en continu optimaliseren, zonder dat onze dagelijkse operaties verstoord werden.”

Wat Den Hartogh vooral waardeerde aan ImageCapture was de flexibiliteit van de software en de naadloze integratie met het bestaande Transport Management Systeem (TMS). Hierdoor konden facturen automatisch worden gekoppeld aan orders en transportgegevens, waardoor goedkeuringen sneller verliepen en er minder fouten werden gemaakt.

What's next?

Den Hartogh blijft innoveren en zet volop in op verdere digitalisering. Momenteel werkt het bedrijf aan de ontwikkeling van een nieuw Transport Management Systeem, Transfusion X, dat de automatisering van operationele processen naar een nog hoger niveau tilt. ImageCapture zal hierin een cruciale rol spelen, aangezien het de geavanceerde verwerking van facturen en documenten naadloos integreert met dit nieuwe platform.

“Met Transfusion X willen we de volgende stap zetten in detailniveau en efficiëntie. Het doel is om nóg meer gegevens automatisch te verwerken en geavanceerde inzichten te verkrijgen. We hebben al grote stappen gezet met ImageCapture, maar we zien nog steeds kansen om slimmer en sneller te werken. De flexibiliteit van de software maakt het mogelijk om deze ontwikkeling volledig te ondersteunen.”