UBL staat voor Universal Business Language. UBL staat voor Universal Business Language en is een standaard formaat voor elektronische facturen. In de praktijk betekent dit dat facturen niet als pdf bestand worden verstuurd, maar als een gestructureerd XML bestand dat systemen automatisch kunnen verwerken.
Voor organisaties die werken met e facturatie, e facturen en elektronisch factureren is UBL inmiddels de norm. Zeker waar de Nederlandse overheid stelt dat e factureren richting overheidsinstanties verplicht is, speelt het UBL formaat een centrale rol.
In dit artikel lees je wat UBL is, hoe UBL werkt, wat de voordelen van een UBL factuur zijn en hoe je UBL facturen gebruiken kunt binnen je boekhouding en administratie.
Wat is UBL en wat betekent het voor je factuurproces?
UBL is een standaardformaat voor het uitwisselen van zakelijke documenten, zoals facturen en bestelbonnen. Het is gebaseerd op XML. Een UBL-bestand is dus een XML-bestand waarin factuurgegevens als gestructureerde data zijn opgenomen.
Waar een pdf vooral bedoeld is voor menselijke leesbaarheid, is een UBL-bestand juist bedoeld voor automatische verwerking. De opmaak is ondergeschikt; de structuur van de gegevens staat centraal. In Nederland is UBL het meest gebruikte standaardformaat voor e-facturatie.
Een UBL-factuur is een elektronische factuur in UBL-formaat. In plaats van een vaste opmaak bevat deze een XML-bestand met vaste velden, zoals leverancier, ontvanger, btw-tarieven, bedragen, factuurnummer en betaaltermijn. Software herkent deze gegevens automatisch, waardoor de administratie facturen kan verwerken zonder handmatig overtypen.
Hoe werkt UBL in de praktijk?
Hoe werkt UBL concreet?
- De verzender maakt de factuur aan
De verzender stelt een factuur op in facturatiesoftware of een ander softwarepakket dat UBL ondersteunt. Het systeem genereert daarbij automatisch een UBL-bestand (XML) met gestructureerde factuurgegevens.
- De factuur wordt verzonden
Vervolgens verzendt de leverancier de factuur naar de ontvanger, bijvoorbeeld per e-mail of via een netwerk zoals Peppol.
- Het systeem leest de factuur in
Daarna leest de software van de ontvanger het UBL-bestand automatisch in. Het systeem herkent gegevens zoals leverancier, bedragen en btw-tarieven direct.
- Automatische verwerking in de administratie
Tot slot boekt het systeem de factuur automatisch in de administratie. Daardoor verloopt de verwerking grotendeels zonder handmatige invoer.
Waar organisaties voorheen facturen moesten overtypen, scannen of omzetten van pdf naar boekingen, verloopt dit proces nu sneller, consistenter en met minder kans op fouten.
Voordelen UBL factuur
De voordelen UBL factuur zijn vooral zichtbaar in efficiëntie en controle.
- Minder handmatig werk in administratie en boekhouding
- Lagere kans op fouten bij verwerken
- Snellere verwerking van facturen
- Sneller betaald doordat facturen minder lang blijven liggen
- Betere standaardisatie van gegevens
Omdat UBL facturen automatisch verwerken mogelijk maken, ontstaat minder afhankelijkheid van scannen of handmatig corrigeren. Dat verkleint de kans op fouten aanzienlijk.
Voor grote bedrijven, accountants en ondernemers die veel facturen verwerken, is dit verschil direct merkbaar.
UBL en de Nederlandse overheid
De Nederlandse overheid stelt e factureren verplicht bij facturatie richting overheidsinstanties. Dat betekent dat leveranciers aan de overheid elektronische facturen moeten verzenden in het gewenste formaat: meestal UBL via Peppol.
Voor veel ondernemers en grote bedrijven is UBL daarom niet alleen efficiënt, maar ook verplicht in bepaalde situaties.
De overheid stimuleert standaardisatie van elektronische facturen om verwerking eenvoudiger en betrouwbaarder te maken.
UBL facturen gebruiken binnen je administratie
Om UBL facturen gebruiken mogelijk te maken, heb je software nodig die het UBL formaat ondersteunt. Moderne facturatiesoftware en boekhoudsoftware zijn hier standaard op ingericht.
Binnen de administratie werkt het als volgt:
- UBL bestand komt binnen
- Gegevens worden automatisch herkend
- Inkoopfacturen worden gekoppeld aan leverancier
- Verwerking verloopt grotendeels automatisch
Daardoor hoeft minder handmatig te worden geboekt en is minder correctie nodig. Dit draagt bij aan verdere automatisering van het facturatieproces.
Verschil tussen UBL en pdf
Een pdf is een visueel document. Een UBL bestand is gestructureerde data in XML. Een pdf formaat moet vaak worden gescand of geïnterpreteerd door herkenningssoftware, dat vergroot de kans op fouten.
UBL gebruikt een vaste structuur waardoor facturen automatisch kunnen worden verwerkt, daarmee ondersteunt UBL verdere automatisering van facturatie en verwerking.
Belangrijkste punten
- UBL staat voor Universal Business Language
- UBL is een standaard formaat voor elektronische facturen
- UBL facturen bevatten gestructureerde gegevens in een XML bestand
- UBL maakt automatische verwerking mogelijk
- De Nederlandse overheid stelt e factureren in UBL vaak verplicht
- Minder handmatig werk betekent minder fouten en snellere verwerking
Veelgestelde vragen
Voor facturatie aan de overheid is UBL vaak verplicht. Voor andere ondernemers is het sterk aanbevolen.
Ja. Vaak worden UBL facturen verzonden per e mail met een XML bestand en pdf als bijlage.
Facturatiesoftware of softwarepakketten die UBL ondersteunen.
UBL is het meest gebruikte standaard formaat in Nederland en wordt breed ondersteund door software en overheid.
Ja. In de praktijk worden UBL-facturen vaak gecombineerd met een pdf-bestand. De pdf is bedoeld voor menselijke leesbaarheid, terwijl het UBL-bestand (XML) wordt gebruikt voor automatische verwerking in het systeem. Zo heb je zowel controle als efficiëntie.
Disclaimer
De informatie in dit artikel is bedoeld als algemene toelichting op administratieve en logistieke processen. Het is geen juridisch of fiscaal advies.
