Een afleverbon is een document dat bevestigt dat goederen zijn afgeleverd bij de ontvanger. De afleverbon beschrijft wat er is geleverd, in welke hoeveelheid en in welke staat, en wordt bij ontvangst getekend door de ontvanger. Het is het bewijs dat de levering heeft plaatsgevonden. Dit artikel legt uit wat een afleverbon is, hoe het verschilt van verwante documenten en welke rol het speelt in documentverwerking en three-way matching.
Wat is een afleverbon
Een afleverbon (ook wel leveringsbon, delivery note of packing slip) is een document dat de leverancier meestuurt met een zending goederen. Het beschrijft de inhoud van de zending: welke artikelen, in welke hoeveelheden, met welke referenties. De ontvanger tekent de afleverbon bij ontvangst, waarmee hij bevestigt dat de goederen zijn ontvangen.
De afleverbon heeft geen financiële waarde op zichzelf. Het is geen factuur en vermeldt doorgaans geen prijzen. Het is uitsluitend een bewijs van levering en ontvangst.
De afleverbon is nauw verwant aan de pakbon (die de inhoud van een verpakking beschrijft) en de CMR-vrachtbrief (die het transport regelt). In de praktijk worden de termen soms door elkaar gebruikt, maar de afleverbon is specifiek het document dat door de ontvanger wordt getekend als bevestiging van ontvangst.
Waarom is de afleverbon belangrijk?
De afleverbon is het bewijs van ontvangst. Zonder getekende afleverbon is er geen aantoonbaar bewijs dat goederen daadwerkelijk zijn afgeleverd bij de ontvanger.
Three-way matching
In het inkoopproces wordt de factuur van de leverancier vergeleken met de inkooporder en de ontvangstbevestiging. De afleverbon is de basis voor die ontvangstbevestiging. Als de afleverbon ontbreekt of niet klopt, kan de factuur niet worden gematcht en niet worden betaald.
Geschilafhandeling
Als een leverancier stelt te hebben geleverd wat is gefactureerd en de ontvanger betwist dat, is de getekende afleverbon het eerste bewijsdocument. Een ontbrekende aantekening van een tekort op de afleverbon verzwakt de positie van de ontvanger bij een geschil.
Voorraadbeheer
De ontvangstboeking in het ERP-systeem wordt gebaseerd op wat de afleverbon vermeldt en wat is getekend. Dat is de basis voor de voorraadadministratie.
Hoe werkt de afleverbon in de praktijk?
De afleverbon wordt aangemaakt door de leverancier en meegezonden met de zending. Bij aflevering controleert de ontvanger de goederen en vergelijkt ze met wat op de afleverbon staat.
De ontvanger telt de aantallen, controleert de artikelen en beoordeelt de staat van de goederen. Als alles klopt, wordt de afleverbon getekend.
Als er een tekort is (minder ontvangen dan vermeld), een teveel (meer ontvangen dan vermeld) of beschadigde goederen, wordt dat aangetekend op de afleverbon vóór ondertekening. Die aantekening is juridisch van belang bij latere geschillen.
Moderne afleverprocessen werken met digitale afleverbewijzen: de chauffeur of bezorger laat de ontvanger tekenen op een tablet of mobiel apparaat. Het digitale bewijs is direct beschikbaar in het systeem. De ontvangst wordt geboekt in het ERP-systeem op basis van de afleverbon.
Hoe verloopt de verwerking van een afleverbon stap voor stap?
- Zending arriveert
De goederen worden afgeleverd, vergezeld van een afleverbon.
- Controle
De ontvanger controleert de goederen op aantallen, artikelnummers en staat.
- Ondertekening
Bij correcte levering wordt de afleverbon getekend. Bij afwijkingen worden die aangetekend vóór ondertekening.
- Digitalisering
De papieren afleverbon wordt gescand of de digitale bon wordt opgeslagen.
- Ontvangstboeking
Op basis van de afleverbon wordt de ontvangst geboekt in het ERP-systeem: welke artikelen, in welke hoeveelheid, op welke locatie.
- Matching
De ontvangstboeking wordt vergeleken met de inkooporder (zijn de juiste artikelen en hoeveelheden geleverd?) en later met de factuur (klopt de factuur met wat is ontvangen?).
- Archivering
De afleverbon wordt gearchiveerd als bewijs bij de ontvangstboeking en de factuur.
Hoe gaan organisaties om met afleverbon verwerking?
Organisaties die veel goederenstromen verwerken, zetten afleverbon verwerking in als onderdeel van hun geautomatiseerde documentverwerkingsstroom. Gescande of digitale afleverbewijzen worden via IDP verwerkt: de relevante velden worden uitgelezen en gekoppeld aan de bijbehorende inkooporder.
Een aandachtspunt is de kwaliteit van de aantekeningen bij afwijkingen. Als een medewerker bij ontvangst een tekort ziet maar niets opschrijft op de afleverbon, is er later geen bewijs meer dat er minder is ontvangen dan gefactureerd. Opleidingen en duidelijke procedures voor het ontvangstproces zijn daarvoor de oplossing.
Organisaties die met digitale afleverbewijzen werken, kunnen de ontvangstboeking direct triggeren op het moment van ondertekening. Dat verkort de doorlooptijd van ontvangst tot boeking aanzienlijk en vermindert de kans op vertraging in de factuurmatching.
Voor three-way matching is de snelheid van ontvangstboeking cruciaal. Als een factuur binnenkomt maar de ontvangst nog niet is geboekt, kan de matching niet worden uitgevoerd. Hoe sneller de afleverbon wordt verwerkt, hoe sneller de factuur akkoord bevonden kan worden en hoe eerder de betaling kan plaatsvinden.
Veelgestelde vragen
Een pakbon beschrijft de inhoud van een verpakking of zending en wordt meegestuurd door de leverancier. Een afleverbon is het document dat bij ontvangst wordt getekend als bewijs van levering. In de praktijk is de pakbon vaak ook de afleverbon: de ontvanger tekent de pakbon als bewijs van ontvangst. De termen worden regelmatig door elkaar gebruikt.
In de praktijk wel, omdat de handtekening van de ontvanger het bewijs is dat de goederen zijn afgeleverd. Een afleverbon zonder handtekening is geen ontvangstbewijs. Bij geschillen over levering is de getekende afleverbon het primaire bewijsdocument.
Dan accepteer je de levering zoals vermeld op de afleverbon, ook als er een tekort of beschadiging is die je later ontdekt. Het is essentieel om te controleren vóór ondertekening en eventuele afwijkingen aan te tekenen.
De chauffeur of bezorger heeft een apparaat (tablet, smartphone, handheld scanner) waarop de afleverbon digitaal is opgeslagen. De ontvanger controleert de goederen en tekent digitaal. De handtekening en de afleverdata zijn direct beschikbaar in het systeem van de leverancier en de ontvanger.
Dan is er geen bewijs van levering. De ontvanger kan dan alsnog een interne ontvangstbon aanmaken op basis van de eigen controle. Dat is minder sterk als bewijs bij een geschil, maar beter dan niets. Het is aan te raden om bij leveranciers zonder afleverbon te vragen om een schriftelijk afleveringsbewijs.
Disclaimer
De informatie in dit artikel is bedoeld als algemene toelichting op afleverbewijzen in logistieke en finance-processen. Het is geen juridisch of fiscaal advies. Voor specifieke situaties raden we aan om contact op te nemen met een deskundige
