Oplossing

Orderbevestiging matching

Vergelijk orderbevestigingen automatisch met je inkooporders. ImageCapture signaleert verschillen in prijzen, aantallen, artikelen en leverdata binnen je bestaande ERP-proces. Zo worden afwijkingen zichtbaar vóór ze zorgen voor fouten, vertraging of verrassingen bij ontvangst, factuur of administratie.

Plan vrijblijvend een demo

Meer weten

Orderbevestigingen verwerken kost ons nu zeker 80% minder tijd. Echt een wereld van verschil.

Chantal Bressers, Operations Manager bij Dutch-Flame Production & Trading

Afwijkingen zien voordat ze door je proces lopen

Een leverancier bevestigt niet altijd precies wat er besteld is. Een prijs wijzigt, een aantal klopt niet, een artikel wordt anders geleverd of de leverdatum schuift op.

Als je dat pas ziet bij goederenontvangst of factuurcontrole, ben je vaak te laat. Dan moet finance corrigeren, moet inkoop navragen of komt operatie in de knel.

ImageCapture haalt die controle naar voren. Zo zie je al bij de orderbevestiging welke documenten kloppen en welke afwijkingen aandacht vragen.

Gekoppeld aan je inkooporder

ImageCapture gebruikt ERP-data zoals crediteur, inkooporder, artikelen, aantallen, prijzen en relevante informatie over levering.

Herkenning op document- en regelniveau

Referentie, ordernummer, artikelregels, aantallen, prijzen en leverdata worden uit de orderbevestiging herkend.

Alleen uitzonderingen vragen aandacht

Je ziet direct wat afwijkt, welke status een bevestiging heeft en welke acties nodig zijn.

ImageCapture:
van bevestiging naar gecontroleerde inkooporder

ImageCapture legt de orderbevestiging naast de bestelling in je ERP. Klopt de bevestiging, dan kan die sneller door. Wijkt iets af, dan is direct duidelijk welke regel aandacht vraagt en wie moet opvolgen.

Zo krijgt je team eerder grip op uitzonderingen, voordat ze later terugkomen bij goederenontvangst, binnenkomende facturen of 3-way matching.

Bekijk hoe het werkt

Wat levert orderbevestiging matching concreet op?

Afwijkingen in bevestigingen lijken klein, totdat ze later terugkomen bij planning, voorraad of factuurverwerking. Door eerder te controleren, voorkom je dat teams achteraf moeten herstellen.

Prijsverschillen vóór de factuur

Gewijzigde leverdata eerder in beeld

Duidelijke status per order

Meer overzicht voor administratie en operatie

Aantallen vóór goederenontvangst

Minder handmatige vergelijking

Openstaande acties direct zichtbaar

Betere basis voor factuurmatching

Orderbevestigingen controleren in 6 stappen

Importeren

Bevestigingen digitaal importeren

Orderbevestigingen komen centraal binnen via e-mail, PDF, scan of ander documentformaat. Zo blijven bestanden niet verspreid over mailboxen, papierstromen of losse mappen.

Herkennen

Crediteur en inkooporder herkennen

Crediteur, referentie, ordernummer en relevante informatie worden herkend. ImageCapture zoekt de bijbehorende inkooporder in je ERP-systeem en haalt de beschikbare orderinformatie op.

Uitlezen

Ordergegevens uitlezen

Artikelgegevens, aantallen, prijzen, omschrijvingen, producten, diensten, totale kosten en leverdata worden uit het document gehaald. Waar nodig controleert je team of de herkende gegevens goed zijn.

Matching

Automatische matching met inkooporder

Het document wordt gematcht met de bijbehorende inkooporder. Afwijkingen in prijs, aantal, artikel, ordernummer of leverdatum worden direct zichtbaar gemaakt.

Fiatteren

Afwijkingen beoordelen en acties starten

Afwijkingen kunnen op basis van inrichting, regel, drempelbedrag of marge worden doorgestuurd naar de juiste fiatteur of verantwoordelijke medewerker. Zo ziet je team welke actie nodig is, welke bevestiging nog openstaat en waar updates richting de andere partij nodig zijn.

Succes!

Verwerken richting ERP en digitaal archief

Na beoordeling wordt het document verwerkt richting je ERP. Als alles goed is, kan automatische goedkeuring of snellere verwerking mogelijk zijn. Het document, de herkende gegevens, de check die heeft plaatsgevonden en de audit trail blijven vastgelegd.

Herkennen

Uitlezen

Matching

Fiatteren

Succes!

Importeren

Slimmere verwerking van orderbevestigingen met AI

AI en machine learning helpen de software om documenten flexibeler te herkennen, ook bij wisselende layouts, veel orderregels of terugkerende partijen.

Zo wordt matching minder afhankelijk van vaste templates, terwijl beoordeling, verwerking en ERP-integratie onderdeel blijven van hetzelfde proces.

Ontdek het zelf

Koppelingen met ERP, inkoopsoftware en financiële applicaties

ImageCapture koppelt met meer dan 60 systemen en verwerkt bevestigingen binnen je bestaande ERP-systeem en inkoopproces.

De software vervangt geen volledige inkoopsoftware of purchase-to-pay-platform. De kracht zit in de integratie: de inkooporder blijft leidend, terwijl matching, afwijkingen, status, acties en verwerking samenkomen in dezelfde werkwijze.

Onze koppelingen

60+

“Waar je vroeger handmatig door mails, PDF’s en bestellingen moest zoeken, zie je nu alles overzichtelijk in één scherm. Dat scheelt zóveel frustratie.”

Dutch-Flame Production & Trading: 80% tijdbesparing op orderbevestigingen

900+ orderbevestigingen per jaar

80% tijdwinst op controle

1,5× zoveel facturen met hetzelfde team

Lees het hele verhaal

Meer dan orderbevestiging matching.

Factuurverwerking

Automatiseer inkomende facturen van herkenning en codering tot matching, goedkeuring en verwerking in je ERP.

Meer info

Orderbevestiging matching

Controleer automatisch of leveranciers bevestigen wat er besteld is, voordat afwijkingen later bij de factuur zichtbaar worden.

Meer info

Verkooporderverwerking

Met verkooporderverwerking worden orders direct ingelezen, gecontroleerd en nauwkeurig verwerkt. Alles blijft digitaal toegankelijk, zodat jij sneller werkt en altijd overzicht hebt.

Meer info

Veelgestelde vragen over orderbevestiging matching

Hide first

Wat is een orderbevestiging?

Een orderbevestiging is een bevestiging van een partij naar aanleiding van een bestelling of inkooporder. Het bevat een overzicht van de bestelde artikelen en data zoals verzend- en factuurgegevens. Hierin staan vaak producten, aantallen, prijzen, totale kosten, leverdata, ordernummer en informatie over de levering. Een orderbevestiging is verplicht na een online bestelling. In de praktijk worden “orderbevestiging” en “bestelbevestiging” soms door elkaar gebruikt.

Hoe ziet een orderbevestiging eruit?

Orderbevestigingen komen vaak binnen als PDF, e-mail, scan of digitaal document. De opmaak verschilt per partij, maar meestal bevat het document een ordernummer, artikelregels, aantallen, prijzen, leverinformatie, contactgegevens en referenties. Een voorbeeld: bestelling 4500123 wordt bevestigd met 100 stuks van artikel A, tegen €12,50 per stuk en levering op 14 mei.

Wat is orderbevestiging matching?

Orderbevestiging matching is het automatisch vergelijken van een bevestiging met de bijbehorende inkooporder. Daarbij worden bijvoorbeeld crediteur, ordernummer, prijs, aantal, product, totale kosten en leverdatum gecontroleerd.

Hoe controleer ik een inkooporder met een bevestiging?

Je controleert of de bevestiging overeenkomt met wat er in de inkooporder staat. Denk aan crediteur, ordernummer, artikelen, aantallen, prijzen, totale kosten en leverdata. ImageCapture vergelijkt deze gegevens automatisch en laat afwijkingen zien.

Waarom orderbevestigingen automatisch controleren?

Handmatige invoer en vergelijking kosten tijd en vergroten de kans dat afwijkingen te laat worden gezien. Door dit proces te automatiseren, signaleer je prijsverschillen, aantalsverschillen en gewijzigde leverdata eerder.

Wat gebeurt er bij afwijkingen?

Afwijkingen worden vastgelegd voor verdere opvolging. Afhankelijk van je inrichting kunnen verschillen worden doorgestuurd voor fiattering of goedkeuring. Ook status, acties en uitgevoerde check kunnen digitaal worden vastgelegd.

Kan een bevestiging automatisch worden goedgekeurd?

Ja, afhankelijk van de inrichting. Als de bevestiging overeenkomt met de inkooporder en binnen ingestelde regels, marges of drempelbedragen valt, kan automatische goedkeuring of verdere verwerking mogelijk zijn.

Is dit hetzelfde als three way matching?

Nee. Three way matching vergelijkt meestal inkooporder, goederenontvangst en factuur. Dit gebeurt eerder in het proces, zodra wordt bevestigd wat er geleverd gaat worden. Daardoor ontstaat een betere basis voor goederenontvangst, binnenkomende facturen en factuurmatching.

Is een orderbevestiging bindend of verplicht?

Dat hangt af van afspraken, voorwaarden en context. Bij webshops en online verkoop spelen bovendien andere regels dan bij zakelijke documenten tussen bedrijven. Deze pagina gaat over B2B-documenten die organisaties gebruiken om bevestigingen te vergelijken met inkooporders.

Werkt orderbevestiging matching met mijn ERP-systeem?

ImageCapture koppelt met meer dan 60 systemen. Tijdens een demo kijken we welke integratie past bij jouw ERP-systeem, financiële systeem, proces en manier waarop partijen hun bevestigingen versturen.