Pakbonnen verwerken

Een pakbon is een leveringsbon waarop staat welke goederen bij een pakket horen. Vaak bevat een pakbon informatie zoals afzender, ontvanger, contactgegevens, bestelnummer, regels, aantallen, omschrijving, leverdatum en soms een verzenddatum.

De pakbon wordt meestal meegestuurd met het pakket of apart gedeeld via e-mail. De ontvangende partij gebruikt deze om te zien wat er op het moment geleverd is. Een goede pakbon helpt om misverstanden over geleverde goederen te voorkomen.

Een pakbon is iets anders dan een factuur. Een factuur is een officieel document met prijsinformatie, btw, betaalgegevens en betalingsvoorwaarden. Op een pakbon staan meestal geen betaalgegevens.

Wat moet er op een pakbon staan?

Op een pakbon staat meestal de volgende informatie: bedrijfsgegevens van de verkoper, gegevens van de ontvanger, contactgegevens, bestelnummer, pakbonnummer, goederen, aantallen, productcodes, omschrijving en eventueel een verzenddatum.

Ook extra informatie kan worden vermeld. Denk aan opmerkingen, gewichten, barcodes, QR-codes, serienummers, productnummers of een plek voor een handtekening.

De inhoud verschilt per organisatie, type product en proces. Er zijn geen vaste wettelijke vereisten voor de inhoud van een pakbon. Voor automatische verwerking is vooral belangrijk dat aantal, duidelijke omschrijving en ordergegevens herkenbaar zijn.

Een pakbon is in veel situaties niet verplicht zoals een factuur dat wel kan zijn. Toch is het vaak wel aan te raden om een pakbon mee te sturen, zeker bij fysieke goederen, zakelijke orders, retouren of meerdere pakketten.

Een pakbon geeft duidelijkheid over wat er op welk moment geleverd is. Dat helpt klant, ontvangstlocatie, finance en later ook de factuurcontrole.

Regels kunnen verschillen per branche, land, type product of vervoerssituatie. Bij diensten is een pakbon meestal minder logisch dan bij fysieke goederen. Vragen als “kan ik een boete krijgen?” of “welke juridische vereisten gelden hier?” kun je het beste laten beoordelen door je financieel of juridisch adviseur.

Je stuurt een pakbon meestal mee wanneer goederen fysiek worden verzonden of geleverd. De pakbon zit dan in het pakket, op de doos of wordt apart per e-mail meegestuurd.

Een pakbon meesturen is vooral handig wanneer de inhoud moet worden nagekeken. Denk aan meerdere artikelen, deelzendingen, retouren, dropshipments of leveringen waarbij niet direct duidelijk is welke order erbij hoort.

Wanneer je een pakbon meestuurt, maak je het voor de ontvangende partij makkelijker om direct te zien wat er geleverd is. Als een leverancier geen pakbon meestuurt, ontstaat sneller uitzoekwerk bij ontvangst, voorraad of factuurcontrole.

Ook als het niet verplicht is, kan een pakbon meesturen veel uitzoekwerk voorkomen. De ontvangende partij weet sneller wat geleverd is en de ontvangst kan later beter worden gekoppeld aan de order of factuur.

Je kunt een pakbon maken in Excel, in boekhoudsoftware, in een ERP-systeem of via gespecialiseerde software. Bij eenvoudige orders kan zelf een pakbon in Excel maken voldoende zijn, maar bij grotere volumes wordt dat snel handmatig en foutgevoelig.

Hoe maak je een pakbon in de basis? Je vermeldt wie de goederen verstuurt, voor wie ze bedoeld zijn, welk bestelnummer erbij hoort en welke goederen zijn meegeleverd. Bij het maken van veel leveringsdocumenten is automatisering vaak betrouwbaarder dan steeds handmatig een bestand maken.

Een goede pakbon bevat duidelijke informatie over verkoper, klant, bestelling, goederen, aantallen en beschrijving. Eventueel kun je gegevens toevoegen zoals contactgegevens, verzendlabel, datum of ruimte voor een handtekening.

ImageCapture is niet bedoeld om een pakbon op te maken of te ontwerpen. De software helpt juist nadat deze binnenkomt, zodat gegevens worden herkend, gekoppeld en digitaal vastgelegd.

Een eenvoudig pakbon voorbeeld bevat bedrijfsgegevens van de verkoper, gegevens van de klant, een bestelnummer, een leverdatum, regels, aantallen en een duidelijke beschrijving van de goederen.

Bijvoorbeeld: bestelling 4500123 wordt geleverd met 10 stuks van item A, 5 stuks van item B en 2 dozen van item C. Als één onderdeel ontbreekt, is dat direct zichtbaar.

In de praktijk ziet elke pakbon er anders uit. Sommige varianten zijn kort, andere bevatten barcodes, QR-codes, productnummers, opmerkingen, gewichten of verzendinformatie. Daarom is herkenning op kop- en regelniveau belangrijk.

Een goede pakbon vermeldt in elk geval wat er geleverd wordt, voor wie de goederen zijn en bij welke order deze horen. Daarmee wordt sneller duidelijk wat er in het pakket zit.

Optionele gegevens op een pakbon zijn productnummers, barcodes, QR-codes, gewichten, opmerkingen en soms prijzen. Productnummers kunnen helpen om de koppeling met het artikel leggen eenvoudiger te maken.

Productnummers en betaalgegevens hebben niet dezelfde functie. Productnummers helpen bij herkenning van goederen. Betaalgegevens horen normaal gesproken op de factuur.

Een pakbon kan ook een plek voor een handtekening bevatten. Dat kan handig zijn wanneer een organisatie bewijs wil vastleggen dat goederen zijn ontvangen.

Een pakbon, afleverbon en leveringsbon worden in de praktijk vaak door elkaar gebruikt. Meestal gaat het om informatie die hoort bij een ontvangst en aangeeft welke goederen of producten zijn meegeleverd.

Een afleverbon wordt vaker gebruikt als bewijs dat iets is afgeleverd. De term leveringsbon wordt ook gebruikt, afhankelijk van branche of software.

Voor ImageCapture is vooral belangrijk welke gegevens erop staan. Denk aan regels, aantallen, productcodes, bestelnummer en informatie over de levering.

Een pakbon laat zien wat er in een pakket of levering zit. Een factuur is een officieel document met prijsinformatie, btw, betaalgegevens en betalingsvoorwaarden.

Een vrachtbrief hoort meer bij het vervoer en de afspraken tussen afzender, vervoerder en ontvanger. Een vrachtbrief kan in sommige vervoerssituaties verplicht zijn, maar dat geldt niet automatisch voor elke levering.

Een verzendlabel is bedoeld om een pakket te versturen. Daarop staan gegevens die de vervoerder nodig heeft, zoals adres, barcode en verzender. Een picklijst gebruik je meestal intern om producten te verzamelen of klaar te leggen; de ontvangstinformatie gaat juist vaak mee naar de ontvangende partij.

Bij het versturen van goederen hebben deze bestanden dus elk een andere rol. De orderbevestiging of bevestiging zit eerder in het proces, de picklijst helpt intern, het verzendlabel helpt de vervoerder en de pakbon helpt bij ontvangst.

Wil je een pakbon controleren, dan vergelijk je de geleverde goederen met de orderinformatie of ontvangstregistratie. Let vooral op productcodes, aantallen, bestelnummer en eventuele afwijkingen.

Handmatig controleren kan bij lage volumes, maar wordt foutgevoelig bij veel orders, meerdere pakketten of wisselende layouts. Dan moet iemand steeds opnieuw gegevens lezen, vergelijken en vastleggen.

ImageCapture automatiseert deze controle zoveel mogelijk. De software scant of importeert de informatie, herkent gegevens, koppelt deze aan de juiste orderinformatie en maakt afwijkingen zichtbaar voor verdere beoordeling.