Factuurworkflow bij Bandimex: van papieren mappen naar digitale controle

Bandimex helpt particuliere en zakelijke klanten met bandenverkoop, bandenreparatie, pechservice, winterbandenverhuur en opslag in het eigen bandenhotel. Het bedrijf werkt met meerdere wereldmerken en koopt banden op grotere schaal in.

Achter die dienstverlening verwerkt Bandimex jaarlijks ongeveer 4.000 facturen. Vooral de kostenfacturen vroegen om een slimmere aanpak. Denk aan facturen voor huisvesting, schoonmaak, telefonie, kantoorbenodigdheden en erfpacht. Die kwamen vaak al per e-mail binnen, maar belandden daarna alsnog op papier.

De uitdaging

Voor de digitalisering begon het proces meestal met een e-mail. Daarna volgde alsnog veel handwerk. De administratie sloeg de factuur op, printte deze uit en voerde alle gegevens handmatig in.

Na het boeken ging de factuur in een map met te betalen facturen. Na betaling verhuisde diezelfde factuur naar een map met betaalde facturen. Die mappen waren dus niet alleen archief. Ze bepaalden ook de status van het proces.

Ook de goedkeuring liep via papier. De directeur bladerde facturen fysiek door en gaf daarna akkoord. Vooral in drukke periodes kon een factuur daardoor blijven liggen tot er tijd was om de stapel door te nemen.

Tegelijk vernieuwde Bandimex meerdere administratieve processen. Daarom koos de organisatie bewust voor een gefaseerde aanpak. Eerst de basis goed neerzetten, daarna verder automatiseren.

Toen administratiemedewerker Merve Akca-Diker bij Bandimex startte, herkende zij het probleem direct. Zij had bij eerdere organisaties al met Scan Sys gewerkt en zag dat het proces veel eenvoudiger kon.

Het proces / de werkwijze

Merve werd intern de aanjager van de digitalisering. Zij kende ImageCapture al uit eerdere werkomgevingen en wist waar het systeem in de praktijk het verschil maakt. “Ik heb hiervoor bij verschillende bedrijven met Scan Sys gewerkt en vond het zelf een prettig programma. Toen ik bij Bandimex kwam, ging de factuurverwerking nog heel handmatig. Daarom heb ik geadviseerd om Scan Sys in ieder geval voor de kostenfacturen te gebruiken.”

Kostenfacturen komen nu rechtstreeks uit de facturenmailbox in ImageCapture. De software herkent onder meer leverancier, factuurdatum, betalingsconditie, btw-gegevens en grootboekrekening.

Als de stamgegevens goed staan in Exact Online, hoeft Bandimex deze gegevens niet meer over te typen. De administratie controleert vooral of het boekingsvoorstel klopt. “Als bij de relatiekaart alles goed is ingevuld, is het alleen nog maar controleren. Dat duurt maximaal vijftien seconden.” Na het boeken staat de factuur klaar voor goedkeuring. De factuur is dan al zichtbaar in de administratie, maar komt pas vrij voor betaling na akkoord.

Bandimex werkt met digitale workflows en grensbedragen. Daardoor hoeft niet iedere factuur meer automatisch naar de directeur. De financiële administratie kan standaardfacturen zelf afhandelen. Alleen belangrijkere of hogere facturen gaan digitaal door voor akkoord.

Dat maakt het proces minder afhankelijk van één fysiek moment op kantoor. De directeur ziet digitaal welke facturen klaarstaan en kan vragen direct bij het document plaatsen.

Hoe digitaliseer je een factuurworkflow zonder direct alle stromen te automatiseren?

Bandimex digitaliseert de factuurworkflow stap voor stap met ImageCapture en Exact Online. De organisatie startte met kostenfacturen, omdat die stroom veel handmatig werk vroeg en snel winst opleverde.

Facturen komen digitaal binnen, ImageCapture herkent de belangrijkste gegevens en de administratie controleert het boekingsvoorstel. Daarna gaat de factuur digitaal door de juiste goedkeuringsflow. Zo krijgt Bandimex meer grip op verwerking, goedkeuring en betalingen, zonder direct alle factuurstromen tegelijk te automatiseren.