Quantes, een toonaangevend bedrijf in marketing en print, levert communicatiematerialen aan gerenommeerde merken zoals Cool Blue en Hello Fresh. Door haar transitie van traditionele drukkerij naar een breed inzetbaar communicatiebedrijf moest Quantes investeren in technologieën om de complexiteit van haar administratieve processen bij te benen.

In samenwerking met Scan Sys koos Quantes voor ImageCapture om haar factuurverwerking te optimaliseren. Dennis Meijer, Operations Manager bij Quantes, deelt hoe de implementatie heeft geleid tot grote efficiëntiewinst en foutreductie.

De uitdaging

Als marketing- en printbedrijf met diverse inkoopbehoeften en een breed klantenbestand, ondervond Quantes uitdagingen met het verwerken van complexe inkoopfacturen. Het oude proces, waarbij meerdere medewerkers handmatig facturen verwerkten en betalingen beheerd werden, leidde vaak tot foutieve boekingen en tijdverlies. Daarnaast zorgden de specifieke inkoop- en facturatiebehoeften van grote klanten voor extra druk en onduidelijkheden binnen de administratie.

Het proces / de werkwijze

Bij de optimalisatie van de administratie met ImageCapture is bij Quantes een compleet herzien proces ingericht, specifiek geïntegreerd met MultiPress voor de ERP en AFAS voor de financiële administratie. In nauwe samenwerking met Scan Sys werden eerst alle wensen en behoeften in kaart gebracht. Daarna volgde een gerichte overgang waarin leveranciers werden overgezet naar digitale facturatie, met focus op efficiëntie en foutreductie.

Alle facturen worden nu centraal ingelezen, gematcht met inkooporders in MultiPress, en automatisch verwerkt in AFAS, waar essentiële gegevens direct beschikbaar zijn. Dankzij ImageCapture verloopt het proces soepel en automatisch, waarbij de boekhouding voortdurend een up-to-date en volledig overzicht heeft van alle facturen en goedkeuringsstatussen.

Een belangrijk onderdeel van de nieuwe werkwijze is de centrale facturatie door één persoon, wat de consistentie waarborgt en de werkdruk voor ordermanagers verlaagt. Voorheen werden facturen door diverse medewerkers verwerkt, wat de doorlooptijd vertraagde. Door de automatisering factureert Quantes nu direct na afmelding van een order, waardoor zij een snellere cashflow en grotere nauwkeurigheid in het financiële overzicht heeft bereikt.

What's next?

Quantes ziet verdere mogelijkheden om haar administratieve processen te digitaliseren en efficiëntie te verhogen met ImageCapture. Dennis Meijer onderzoekt aanvullende modules en automatiseringen die nog meer tijdwinst en foutreductie kunnen opleveren.