Efficiënter dan ooit: Desmedt digitaliseert factuurverwerking

Desmedt, een gerenommeerd familiebedrijf in de verpakkingsindustrie, verwerkt jaarlijks 2700 inkoopfacturen met ImageCapture, gekoppeld aan CERM-software. Dankzij deze digitalisering hebben ze hun factuurverwerking efficiënter en minder foutgevoelig gemaakt, terwijl ze hun focus op service en kwaliteit behouden.

Info aanvragen

Ga naar het verhaal 3

Desmedt, een familiebedrijf sinds 1889 en specialist in etiketten en sleeves, levert aan klanten in de Benelux en Frankrijk. Met een focus op kwaliteit en innovatie is Desmedt vier generaties lang blijven investeren in zowel medewerkers als technologie.

Voor CEO Henri Köhler en zijn team is automatisering essentieel om processen voortdurend te verbeteren. In 2019, bij de overstap naar CERM-software voor hun ERP, koos Desmedt ervoor om ook hun factuurverwerking verder te optimaliseren met ImageCapture. Stephanie Van den hove, Marketing & Customer Service Manager, deelt hoe deze samenwerking hun administratieve efficiëntie drastisch heeft verhoogd.

Inkoopfacturen per jaar

Medewerkers

Jaren actief

De uitdaging

Als verpakkingsbedrijf met complexe inkoop- en facturatiebehoeften had Desmedt te maken met handmatige en tijdrovende factuurcontroles, vooral bij grote inkooporders met meerdere bestelregels. Hoewel de organisatie al enige mate van automatisering kende, bood de overstap naar CERM de kans om het factuurverwerkingsproces volledig te integreren en te stroomlijnen. Hierdoor zouden de administratieve handelingen afnemen en het risico op menselijke fouten verminderen.

Het bespaart zóveel tijd, vooral bij grote inkooporders met veel bestelregels.

Het proces / de werkwijze

In samenwerking met Scan Sys en het CERM-team startte Desmedt een grondige implementatie om ImageCapture te koppelen aan hun nieuwe ERP-systeem. Ze richtten een apart e-mailadres in voor inkooporders, waardoor ImageCapture automatisch facturen kon inlezen en relevante gegevens zoals leverancier, bedrag en btw-bedrag herkende. Vervolgens matcht ImageCapture de factuur automatisch met de inkooporder in CERM; als de gegevens kloppen, wordt de factuur goedgekeurd voor betaling. Bij afwijkingen is een handmatige controle vereist.

Desmedt’s team merkte aanvankelijk enige terughoudendheid door de nieuwe, geautomatiseerde controle, maar al snel werden de voordelen duidelijk. Dankzij ImageCapture hoeven medewerkers niet langer elke factuur na te kijken, waardoor kostbare tijd vrijkomt en de foutgevoeligheid afneemt. Bovendien zorgt de automatisering ervoor dat fouten, zoals verkeerd ingevoerde cijfers of getallen, niet meer voorkomen, wat bij handmatige verwerking soms tot problemen leidde.

Het resultaat

Foutreductie door automatisering

Het inlezen en goedkeuren van facturen verloopt nu grotendeels automatisch, wat zorgt voor een aanzienlijk lagere foutgevoeligheid in de administratie.

Tijdwinst bij complexiteit

Met name bij grote inkooporders met veel bestelregels bespaart Desmedt veel tijd. Facturen die kloppen hoeven niet handmatig gecontroleerd te worden, waardoor het administratieve proces aanzienlijk wordt versneld.

Verhoogd vertrouwen en controle

Medewerkers waarderen het gemak en de zekerheid van de automatische controle, wat leidt tot een hogere betrouwbaarheid en consistentie in het administratieve proces.

Stephanie Van den hover

Desmedt, Marketing & Customer Service Manager

What's next?

Desmedt onderzoekt verdere optimalisaties binnen hun digitale administratie met Scan Sys en kijkt naar uitbreiding van ImageCapture-toepassingen in andere processen. Zo willen ze ook andere operationele taken digitaliseren om nog meer tijd en resources vrij te maken.

Gebruikte oplossingen

Factuurverwerking

Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.

Meer weten