Efficiëntie op hoog niveau: hoe SkyLift groeide met Scan Sys
SkyLift stond voor een groeiende uitdaging: een stijgend aantal inkomende facturen en een handmatig proces dat tijdrovend, foutgevoelig en weinig transparant was. Om deze processen te stroomlijnen en efficiëntie te verhogen, heeft SkyLift gekozen voor de oplossingen van Scan Sys, en daarmee hun financiële administratie flink verbeterd.
SkyLift, opgericht in 2004, is een van de grootste onafhankelijke spelers op het gebied van liftonderhoud, -reparaties en -modernisering. Het bedrijf bedient ongeveer 8000 liftinstallaties en biedt diensten aan die variëren van periodiek onderhoud tot de renovatie van verouderde installaties. Door te investeren in innovatie en duurzaamheid heeft SkyLift zijn naam gevestigd als betrouwbare partner in lifttechnologie.
Aantal liftinstallaties
Jaren actief
Jaarlijkse facturen
De uitdaging
Terwijl het jaarlijks aantal facturen naar 20.000 facturen groeide, groeide de administratieve last ook. SkyLift werkte tot voor kort met een verouderd, handmatig proces waarbij elke factuur meerdere keren langs verschillende medewerkers moest voor goedkeuring. ‘In de oude situatie ging iedere factuur wel vier keer door iemands handen’, vertelt Mark van Burgsteeden, Financieel Manager. Elke factuur doorliep een complex proces van controle, goedkeuring en archivering, wat leidde tot een ‘tijdrovend en foutgevoelig proces met weinig transparantie.’
Daarnaast groeide de organisatie uit zijn oorspronkelijke boekhoudpakket, dat niet meer geschikt bleek voor de omvang en complexiteit van het bedrijf. Met de groeiende hoeveelheid projecten en diverse soorten inkomende facturen had SkyLift behoefte aan een oplossing die efficiënter en schaalbaar was, zonder verdere personele uitbreiding.
De consultant van Scan Sys was erg kundig, begreep eigenlijk direct wat wij bedoelden en wist dit vervolgens ook goed te vertalen.
Het proces / de werkwijze
Op advies van partner LOKO IT koos SkyLift voor Scan Sys, een oplossing die goed aansluit bij de behoefte aan een geautomatiseerde en efficiënte factuurverwerking. Door de volledig geïntegreerde van de software kan SkyLift facturen nu automatisch verwerken en koppelen aan het juiste fiatteringsregister.
Van Burgsteeden was erg tevreden over de implementatie: ‘De consultant van Scan Sys was erg kundig, begreep eigenlijk direct wat wij bedoelden en wist dit vervolgens ook goed te vertalen in de inrichting van de software.’ Het implementatieproces verliep soepel en beantwoordde aan specifieke eisen zoals ‘het uitlezen van referenties op de inkoopfacturen, het automatisch uitlezen van de mailbox en het aanmaken van templates.’
Met de nieuwe software verloopt het boeken van facturen vrijwel automatisch. In veel gevallen ‘zien we de factuur voor het eerst in het boekingsscherm. Dan is de crediteur al aan de factuur gekoppeld, is het projectnummer al uitgelezen en zijn de juiste fiatteurs al geselecteerd,’ aldus Van Burgsteeden.
Het resultaat
Verbeterde efficiëntie
Met de digitalisering van het factuurproces is de doorlooptijd van facturen aanzienlijk verkort. Facturen worden automatisch opgehaald uit de mailbox en direct toegewezen aan het juiste project en fiatteurs.
Verhoogde transparantie
Het digitale archief biedt volledig inzicht in het goedkeuringsproces. ‘Wij hebben beter zicht op waar onze facturen in het goedkeuringsproces zijn. We weten nu precies bij wie ze liggen,’ zegt Van Burgsteeden.
Kostenbesparing
Door de automatisering kon SkyLift zijn processen opschalen zonder extra personele inzet. En daarmee behaalde Skylift aan hun doel: groeien zonder verdere uitbreiding van de personele bezetting.
Verbeterde klant- en leveranciersservice
Dankzij de digitalisering kunnen vragen van leveranciers en klanten nu sneller worden beantwoord.
Mark van Burgsteeden
SkyLift, Financieel Manager
What's next?
SkyLift heeft zichzelf altijd onderscheiden als innovatieve, onafhankelijke speler, en Scan Sys fungeert als een strategische partner om deze positionering verder te versterken. Scan Sys ondersteunt SkyLift’s groeiambities met oplossingen die niet alleen het huidige proces optimaliseren, maar ook toekomstgericht zijn. Terwijl SkyLift zijn servicenetwerk en klantenbestand uitbreidt, helpt Scan Sys bij het stroomlijnen van interne processen en bij het creëren van een fundament waarop verdere groei mogelijk is zonder onnodige complexiteit of kostenstijgingen.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
