Hoe Orangeworks haar factuurverwerking transformeerde met Scan Sys
Orangeworks Process Professionals had een inefficiënt factuurverwerkingsproces dat leidde tot vertragingen, fouten en een groeiende achterstand door een toenemende projectstroom. De handmatige verwerking van facturen was simpelweg niet meer houdbaar, vooral niet met de groei van hun internationale opdrachten. Scan Sys bood een oplossing met een geautomatiseerde factuurverwerking, waardoor het proces werd gestroomlijnd en de efficiëntie aanzienlijk verbeterde.Â
Orangeworks is een toonaangevende specialist in de voedingsindustrie. Het bedrijf is in 1970 opgericht als Staalwerk Mill en heeft zich door de jaren heen ontwikkeld tot een internationale speler in de verwerking van RVS. Ze leveren machines, materialen en complete procesinstallaties, waarbij ze voldoen aan strenge eisen voor hygiëne en kwaliteit. Ruim 80% van hun opdrachten komt uit het buitenland, en hun omzet is gestegen van 4 miljoen naar 30 miljoen euro per jaar.
Jaren actief
Medewerkers
Markten
De uitdaging
Na de overname van het bedrijf, elf jaar geleden door Jan de Wringer, werden er direct maatregelen getroffen om de secundaire processen stapsgewijs te automatiseren. De inkooporder gerelateerde facturen moesten gecontroleerd worden aan de hand van de bestelling. ‘Facturen waren hierdoor soms lang onderweg, bleven te lang liggen of raakten zelfs zoek,’ legt Elles de Wringer, eindverantwoordelijke ICT, uit.
Met de groei van het aantal projecten nam ook de factuurstroom toe, wat resulteerde in een verwerkingsproces dat steeds meer tijd in beslag nam. ‘Als de medewerker van de administratie niet aanwezig was, stapelden de facturen zich al snel op,’ voegt ze toe. De organisatie had behoefte aan een oplossing om dit handmatige proces te automatiseren.
Scan Sys heeft als enige aanbieder van scanning software een gecertificeerde koppeling met Ridder iQ software voor de geautomatiseerde verwerking van facturen.
Het proces / de werkwijze
Om de uitdagingen het hoofd te bieden, schakelde Orangeworks Scan Sys in. ‘Scan Sys heeft als enige aanbieder van scanning software een gecertificeerde koppeling met Ridder iQ software voor de geautomatiseerde verwerking van facturen’, zegt Elles de Wringer. De implementatie verliep voorspoedig, en medewerkers waren snel vertrouwd met het nieuwe systeem.
De gescande of via e-mail geïmporteerde documenten worden automatisch aan de juiste crediteur in Ridder iQ gekoppeld en de belangrijkste factuurgegevens worden uitgelezen. ‘In het begin is er altijd sprake van een gewenningsperiode, maar je merkt hier dat gebruikers echt enthousiast zijn’, aldus Elles.
Het resultaat
Verhoogde efficiëntie
Dankzij de automatisering heeft Orangeworks de verwerking van facturen kunnen optimaliseren, waardoor ze meer werk kunnen verzetten met dezelfde personele bezetting.
Snellere doorlooptijden
Het aantal dagen dat facturen onderweg zijn tussen vestigingen is aanzienlijk verminderd, wat leidt tot een snellere goedkeuringscyclus.
Betere interne controle
De geautomatiseerde factuurverwerking heeft de traceerbaarheid en controle over financiële gegevens verbeterd, wat cruciaal is voor jaarlijkse accountantscontroles.
Groei in omzet
Ondanks de stijging van de jaarlijkse omzet van 4 miljoen naar 30 miljoen euro, blijft de overhead laag dankzij de geoptimaliseerde administratieve processen.
Elles de Wringer
Orangeworks, ICT manager
What's next?
Als Orangeworks op dezelfde voet doorgaat, zullen ze zich blijven richten op verdere automatisering en procesoptimalisatie met behulp van Scan Sys. Door deze focus op innovatie en technologische integratie, positioneert Orangeworks zich als een vooruitstrevende speler in de voedingsindustrie, klaar om zich aan te passen aan de veranderende marktomstandigheden en de groeiende internationale vraag.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
