Wanneer is het tijd om mijn administratie te automatiseren?
Een groeiende onderneming betekent ook een groeiende administratie. Misschien is er al iemand aangenomen voor de administratie maar de documentstromen blijven toenemen. Je denkt erover na om je processen te automatiseren met behulp van software. Bij het automatiseren van processen is een belangrijke voorwaarde dat de processen een repeterend karakter hebben. Daarom is het een voor de hand liggende keuze om te beginnen met de automatisering van je administratieve processen. Om te bepalen wanneer het voor jou de hoogste tijd is om de administratie te gaan automatiseren kun je het volgende overwegen:
Tijd, geld en moeite
Laten we als voorbeeld het boeken en verwerken van inkoopfacturen nemen. Dit is een proces dat letterlijk en figuurlijk aardig in de papieren kan lopen. Inkoopfacturen worden handmatig overgeklopt in de boekhouding waarna ze vaak in fysieke vorm door het pand worden gestuurd ter goedkeuring. Hierdoor moeten ook digitale facturen uitgeprint worden om ditzelfde proces te kunnen doorlopen. Documenten belanden op het bureau van de drukbezette ondernemer of projectleider en verdwijnen in de vergetelheid. Leveranciers worden inmiddels ongeduldig en vragen naar de betaling van hun facturen. De medewerkers op de administratie zoeken naar de verdwenen documenten, vragen een kopie aan de leverancier en behandelen de factuur vervolgens alsnog met spoed.
Dat werkt natuurlijk niet heel handig en het leidt dan ook dikwijls tot frustratie bij medewerker en leverancier. Alle irritaties daargelaten, zijn deze handelingen uiteraard ook kostbaar. Het boeken van inkoopfacturen bevat veel repeterende handelingen en uit onderzoek blijkt dat de handmatige verwerking wel tot 12 euro per factuur kan bedragen (exclusief betalingskortingen).
Betalingskortingen
Los van de kosten die gemaakt moeten worden om de inkoopfacturen te verwerken, kun je ook denken aan de korting die je misloopt als facturen niet tijdig worden betaald. Veel leveranciers maken afspraken over betalingskortingen wanneer facturen binnen een gestelde termijn betaald worden. Door de verwerking en goedkeuring van inkoopfacturen te automatiseren verloopt het proces vele malen sneller en kunnen dus betere afspraken met leveranciers gemaakt worden.
Complexiteit en aantallen
Als we de rekenfactor aantallen facturen gebruiken om te beoordelen of het automatiseren rendabel is, geldt: Hoe complexer jouw facturen, hoe sneller het loont om het proces te automatiseren. Zijn het bijvoorbeeld vooral facturen met een enkele boekingsregel dan zal je er ongeveer 1000 op jaarbasis moeten verwerken om de investering terug te verdienen, (dat hebben wij alvast voor je uitgerekend).
Bij het handmatig inboeken van facturen kunnen menselijke fouten ontstaan met alle financiële consequenties van dien. Automatisering met behulp van OCR-technologie levert een correcte factuurherkenning op van zo’n 90%. Bij UBL-facturen is dit percentage zelfs 100%. Daarbij kan de software eenmalig verder afgestemd worden om de herkenning nog verder te optimaliseren, bijvoorbeeld met behulp van een template. Ook kan de factuur op deze manier automatisch opgesplitst worden in meerdere boekingsregels.
Thuiswerken en paperless office
Thuiswerken wordt steeds populairder en lijkt zich als vast arbeidsvoorwaarden hebben verankerd in de bedrijfsprocessen. Een digitaal archief geeft de medewerkers inzicht in de status van de facturen en het boeken en goedkeuren kan eenvoudig vanaf iedere locatie. Zo lopen de processen ook in bijzondere omstandigheden geen vertraging op. Daarnaast bespaar je met een digitaal archief ook op je kostbare vierkante meters en draag je weer een beetje bij aan het milieu.
Meer weten over het automatiseren van je administratie processen?
Alle oplossingen om je administratie te automatiseren vind je hier. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie. Direct een demo inplannen? Dat kan ook!
