Accruals zijn boekhoudkundige posten waarmee organisaties kosten of opbrengsten toerekenen aan de juiste periode. Daardoor komt het begrip vooral voor binnen finance en operations, met name bij periodieke afsluitingen. Veel professionals zoeken hiernaar omdat zij willen begrijpen hoe zij kosten verwerken die wel op een periode betrekking hebben, maar waarvoor nog geen factuur is ontvangen. Zo geven accruals financiële cijfers correct en volledig weer.
Wat zijn accruals?
Accruals zijn boekingen waarmee organisaties kosten of opbrengsten vastleggen in de periode waarop ze betrekking hebben. Dit gebeurt wanneer de factuur of betaling nog niet is ontvangen. Het doel is om financiële resultaten juist toe te rekenen aan de juiste verslagperiode.
Binnen de administratie gebruiken organisaties accruals om een realistisch beeld van de financiële positie te geven. Zo voorkomen zij dat inkomsten en uitgaven verschuiven naar een latere periode.
Waarom zijn accruals belangrijk?
Accruals zijn belangrijk voor een betrouwbare financiële rapportage. Zonder accruals verwerken organisaties kosten of opbrengsten te laat. Dit vertekent het resultaat van een periode.
Voor finance zorgen accruals voor een correcte winst en verliesrekening. Voor operations maken ze inzichtelijk welke kosten al zijn gemaakt, ook als deze nog niet zijn gefactureerd. Dit ondersteunt budgetbewaking en periodieke afsluitingen.
Hoe werken accruals in de praktijk?
In de praktijk passen organisaties accruals vaak toe aan het einde van een maand, kwartaal of jaar. Op dat moment beoordelen zij welke kosten of opbrengsten nog ontbreken in de administratie.
Op basis van de beschikbare informatie maken zij daarom eerst een schatting en boeken deze vervolgens als accrual. Zodra zij daarna de daadwerkelijke factuur ontvangen, draaien zij de accrual weer terug en vervangen deze door de werkelijke kosten of opbrengsten.
Hoe verloopt het accrualproces stap voor stap?
Accruals maken deel uit van het periodieke afsluitproces. Meestal verloopt dit proces volgens vaste stappen.
- Periodeafsluiting voorbereid
De organisatie sluit een bepaalde periode af.
- Nog niet gefactureerde posten geïdentificeerd
De organisatie brengt kosten en opbrengsten zonder factuur in kaart.
- Bedragen ingeschat
De organisatie bepaalt op basis van contracten, afspraken of historische gegevens een bedrag.
- Accrual geboekt
De organisatie boekt het geschatte bedrag in de juiste periode.
- Periode afgesloten
De financiële cijfers worden vastgesteld.
- Factuur ontvangen
In een volgende periode wordt de daadwerkelijke factuur verwerkt.
- Accrual gecorrigeerd
De accrual wordt teruggedraaid en vervangen door de werkelijke boeking.
Een gestructureerd accrualproces zorgt ervoor dat deze stappen logisch op elkaar aansluiten.
Hoe organisaties omgaan met accruals
Omdat accruals handmatig inschattingen vereisen, werken veel organisaties met vaste afspraken en controles. Dit voorkomt grote afwijkingen in de cijfers. Naarmate organisaties hierin volwassener worden, worden accruals structureel opgenomen in het afsluitproces. Hierdoor ontstaat meer consistentie en voorspelbaarheid in rapportages.
Veelgestelde vragen
Accruals zijn boekingen voor kosten of opbrengsten die wel bij een periode horen, maar nog niet zijn gefactureerd of betaald.
Accruals worden gebruikt bij periodieke afsluitingen, zoals maand of jaarafsluitingen, om ontbrekende posten vast te leggen.
Nee. Accruals gaan over kosten die nog niet zijn gefactureerd. Vooruitbetaalde kosten zijn al betaald, maar horen bij een toekomstige periode.
Het bedrag wordt geschat op basis van beschikbare informatie, zoals contracten of eerdere facturen.
De accrual wordt teruggedraaid en vervangen door de daadwerkelijke factuurboeking.
Accruals zijn niet wettelijk verplicht, maar worden wel algemeen toegepast om financiële rapportages correct op te stellen.
Disclaimer
De informatie in dit artikel is bedoeld als algemene toelichting op logistieke en administratieve processen. Het is geen juridisch of fiscaal advies.
