Een betalingstermijn is de periode die een koper heeft om een factuur te betalen na ontvangst. Het is een van de meest basale afspraken in een handelstransactie, maar ook een van de meest voorkomende bronnen van discussie en vertraging. Dit artikel legt uit wat betalingstermijnen inhouden, welke regels gelden, hoe bewaking werkt en wat de rol is van documentverwerking bij het bewaken van termijnen.
Wat is een betalingstermijn?
Een betalingstermijn is de overeengekomen periode waarbinnen een factuur moet worden voldaan. Die termijn begint op een afgesproken moment, doorgaans de factuurdatum of de ontvangstdatum van de factuur, en eindigt op de vervaldatum.
Veelgebruikte termijnen zijn 14, 30 of 60 dagen. Sommige sectoren hanteren langere termijnen; de Nederlandse wet stelt grenzen aan wat is toegestaan bij transacties met overheidsinstanties en bij handel tussen bedrijven onderling.
Een betalingstermijn kan ook kortingen omvatten. Een betalingskorting (ook wel skonto) houdt in dat de koper een korting krijgt als hij vroeg betaalt, bijvoorbeeld 2 procent korting bij betaling binnen 10 dagen.
Waarom is de betalingstermijn belangrijk?
De betalingstermijn is direct van invloed op de cashflow van beide partijen. Voor de leverancier bepaalt het wanneer geld binnenkomt. Voor de koper bepaalt het wanneer geld uitgaat.
Drie redenen waarom betalingstermijnen aandacht verdienen:
Liquiditeitsplanning. Organisaties die hun betalingstermijnen goed bewaken, weten wanneer welke bedragen worden verwacht of moeten worden betaald. Dat maakt liquiditeitsplanning betrouwbaarder.
Leveranciersrelatie. Te laat betalen beschadigt de relatie met leveranciers en kan leiden tot aanmaningskosten, rente of opschorting van levering. Tijdig betalen, ook als de interne processen dat niet vanzelf garanderen, vereist actief beheer.
Inkoopvoordeel. Organisaties die snel betalen, kunnen betalingskortingen benutten of gunstigere inkoopvoorwaarden onderhandelen. Dat vereist dat facturen snel worden verwerkt en niet weken in een goedkeuringsflow blijven liggen.
Hoe werkt de betalingstermijn in de praktijk?
De betalingstermijn staat vermeld op de factuur. De verwerkingssoftware leest die datum uit tijdens de data-extractie en registreert de vervaldatum in het ERP-systeem.
Vanaf dat moment bewaakt het systeem de termijn. Facturen die de vervaldatum naderen, worden gesignaleerd voor betalingsopdracht. Facturen die verlopen zijn zonder betaling worden gemarkeerd als achterstallig.
Een aandachtspunt is het verschil tussen de factuurdatum en de ontvangstdatum. Een factuur met een betalingstermijn van 30 dagen kan al een week oud zijn op het moment dat hij wordt ontvangen en verwerkt. Als de termijn loopt vanaf de factuurdatum, heeft de verwerkende organisatie effectief minder dan 30 dagen.
Goede documentverwerking zorgt dat facturen snel worden verwerkt. Hoe sneller een factuur in het systeem staat, hoe meer ruimte er is voor de goedkeuringsflow en de feitelijke betaling.
Hoe verloopt het bewaken van betalingstermijnen stap voor stap?
- Factuurontvangst
De factuur komt binnen en wordt geregistreerd met ontvangstdatum.
- Data-extractie
De factuurdatum, vervaldatum en het betalingsbedrag worden uitgelezen en vastgelegd in het ERP.
- Termijnberekening
Het systeem berekent de vervaldatum op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingstermijn.
- Goedkeuringsflow
De factuur doorloopt de goedkeuringsflow. De doorlooptijd van die flow gaat af van de beschikbare betalingstijd.
- Betalingsopdracht
Bij nadering van de vervaldatum wordt een betalingsopdracht aangemaakt of gesignaleerd.
- Betaling
De betaling wordt uitgevoerd en geregistreerd.
- Afsluiting
De openstaande post wordt gesloten na ontvangst van betalingsbevestiging.
Hoe gaan organisaties om met betalingstermijnen?
Organisaties die veel facturen verwerken, gebruiken hun ERP-systeem om betalingstermijnen systematisch te bewaken. Dat betekent dat facturen worden ingeboekt met een vervaldatum en dat het systeem automatisch signaleert welke facturen op korte termijn betaald moeten worden.
Een veelvoorkomend probleem is dat facturen te lang in de goedkeuringsflow blijven liggen. Als een factuur vijf werkdagen nodig heeft voor goedkeuring, en de betalingstermijn is al tien dagen verstreken op het moment van ontvangst, is er nauwelijks ruimte meer voor tijdige betaling. Snellere documentverwerking en korte goedkeuringsflows zijn de oplossing.
Organisaties met veel leveranciers hanteren soms verschillende termijnen per leverancier. Die termijnen zijn vastgelegd in de masterdata en worden automatisch toegepast bij het inboeken van nieuwe facturen. Afwijkingen, waarbij een leverancier een andere termijn op de factuur vermeldt dan is afgesproken, worden automatisch gesignaleerd.
Veelgestelde vragen
Voor transacties tussen bedrijven onderling geldt een maximale wettelijke betalingstermijn van 60 dagen, tenzij anders overeengekomen en mits de langere termijn niet kennelijk onbillijk is. Voor overheidsinstanties als betalende partij geldt een maximumtermijn van 30 dagen. Deze regels zijn vastgelegd in de Wet Betalingstermijnen.
Bij overschrijding van de betalingstermijn is de koper van rechtswege in verzuim. De leverancier heeft recht op wettelijke rente (of contractueel overeengekomen rente) en kan aanmaningskosten in rekening brengen. Bij herhaaldelijke of ernstige overschrijding kan de leverancier de levering opschorten.
Als een factuur geen betalingstermijn vermeldt, geldt de wettelijke standaardtermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.
Een betalingstermijn is de overeengekomen periode voor normale betaling. Betalingsuitstel is een aanvullende afspraak die wordt gemaakt als de koper niet op tijd kan betalen. Uitstel vereist instemming van de leverancier en legt nieuwe afspraken vast over datum en eventuele vergoeding.
Een skonto-afspraak stelt dat de koper een bepaalde korting krijgt als hij betaalt binnen een kortere termijn dan de standaard. Bijvoorbeeld: 2 procent korting bij betaling binnen 10 dagen, anders de volledige factuurwaarde binnen 30 dagen. Het systeem bewaakt beide data en signaleert wanneer de skonto-termijn nadert.
Disclaimer
De informatie in dit artikel is bedoeld als algemene toelichting op betalingstermijnen in finance- en inkoopprocessen. Het is geen juridisch of fiscaal advies. Voor specifieke situaties raden we aan om contact op te nemen met een deskundige.
