Een weegbon is een document dat het gewicht van een ontvangen of geleverde lading vastlegt op het moment van weging. Het is een bewijsdocument dat aantoont hoeveel er daadwerkelijk is ontvangen of geleverd. In sectoren als voedingsindustrie, transport, maakbedrijven en groothandel is de weegbon een standaard onderdeel van de ontvangstprocedure. Dit artikel legt uit wat een weegbon is, welke rol het speelt in de documentenstroom en hoe het past in geautomatiseerde verwerking.
Wat is een weegbon?
Een weegbon is een document dat is aangemaakt door een weegapparaat of weegbrug op het moment dat een lading is gewogen. Het bevat het gewicht van de lading, doorgaans inclusief de weging vóór lossing (bruto) en na lossing (tarra), zodat het netto gewicht van de lading kan worden berekend.
De weegbon bevat typisch: datum en tijdstip van weging, kenteken of identificatie van het voertuig of de lading, het bruto gewicht, het tarragewicht, het netto gewicht, en de naam van de weeglocatie. Afhankelijk van de sector en de inrichting van de weegbrug kunnen ook leveranciersnaam, artikelomschrijving en referentienummers worden vastgelegd.
De weegbon is een objectief bewijs van de hoeveelheid die is ontvangen of geleverd. Het is niet afhankelijk van een handmatige telling of een schatting, maar van een meting.
Waarom is de weegbon belangrijk?
In sectoren waar goederen per gewicht worden ingekocht of verkopen, is de weegbon het primaire ontvangstbewijs. De factuur van de leverancier vermeldt een gewicht en een prijs per kilogram of ton. De weegbon bewijst of het gefactureerde gewicht klopt met het werkelijk ontvangen gewicht.
Matching. De weegbon wordt gebruikt voor het matchen van de factuur aan de werkelijk ontvangen hoeveelheid. Als het gefactureerde gewicht afwijkt van het gewogen gewicht, is dat een reden voor een geschil of een correctiefactuur.
Aansprakelijkheid. Bij transport is het gewicht op de weegbon het bewijs van wat er is afgeleverd. Als een klant stelt minder te hebben ontvangen dan gefactureerd, is de weegbon het doorslaggevende bewijs.
Voorraadbeheer. De weegbon is input voor de ontvangstboeking in het ERP-systeem. De werkelijk ontvangen hoeveelheid wordt op basis van de weegbon bijgewerkt in de voorraadadministratie.
Hoe werkt de weegbon in de praktijk?
De weegbon wordt aangemaakt door de weegbrug of het weegapparaat op het moment van weging. In sommige gevallen is dat volledig geautomatiseerd: het voertuig rijdt op de weegbrug, het systeem registreert het gewicht en drukt de bon af. In andere gevallen voert een medewerker aanvullende gegevens in (leverancier, artikel, referentienummer).
De weegbon wordt vervolgens gekoppeld aan de ontvangst:
Papieren weegbon. De bon wordt afgedrukt en meegenomen met de administratie van de ontvangst. Later wordt de bon gescand of handmatig verwerkt.
Digitale weegbon. Moderne weegbruggen leveren een digitaal bestand dat direct in het systeem beschikbaar is. Dat versnelt de verwerking en elimineert de stap van inscannen.
Koppeling aan ERP. De weegdata wordt gekoppeld aan de inkooporder of de leveranciersopdracht in het ERP-systeem. Afwijkingen tussen het bestelde gewicht en het geleverde gewicht worden gesignaleerd.
Hoe verloopt de verwerking van een weegbon stap voor stap?
- Ontvangst lading
Het voertuig met de lading arriveert op de locatie.
- Weging bruto
Het voertuig inclusief lading wordt gewogen. Het brutogewicht wordt vastgelegd.
- Lossing
De lading wordt gelost.
- Weging tarra
Het lege voertuig wordt opnieuw gewogen. Het tarragewicht wordt vastgelegd.
- Berekening netto gewicht
Bruto minus tarra geeft het netto gewicht van de lading.
- Aanmaken weegbon
De weegbrug maakt de weegbon aan met alle relevante gegevens.
- Koppeling aan ontvangst
De weegbon wordt gekoppeld aan de inkooporder en de ontvangstboeking in het ERP-systeem.
- Matching
Het geleverde gewicht wordt vergeleken met het bestelde gewicht en het gefactureerde gewicht. Afwijkingen worden gesignaleerd.
Hoe gaan organisaties om met weegbonnen?
Organisaties die grote volumes aan grondstoffen, bulkgoederen of gewichtsgebonden producten ontvangen of leveren, werken dagelijks met weegbonnen. De weegbon is voor hen een kerndocument in de ontvangst- en factuurverwerkingsstroom.
Een veelgebruikte aanpak is de koppeling van de weegbrug aan het ERP-systeem. De weegdata wordt automatisch doorgezet naar de ontvangstboeking, zonder handmatige invoer. Dat versnelt de verwerking en verkleint de kans op invoerfouten.
Een aandachtspunt is de behandeling van afwijkingen. In de praktijk is er bijna altijd een klein verschil tussen het bestelde en het geleverde gewicht, door waterverlies, verpakkingsgewicht of meetnauwkeurigheid. Organisaties stellen toleranties in voor die afwijkingen: binnen de tolerantie wordt automatisch geboekt, buiten de tolerantie volgt menselijke beoordeling.
Voor de koppeling aan facturering geldt: de factuur van de leverancier vermeldt een gewicht en een prijs. De weegbon vermeldt het werkelijk ontvangen gewicht. Als die twee niet overeenkomen, wordt de factuur niet automatisch akkoord bevonden maar gaat hij naar een uitzonderingsflow voor afwijkingsbeheer.
Veelgestelde vragen
Voedingsindustrie, agri-sector, bouw en bouwmaterialen, recycling, chemie, transport en logistiek, en groothandel in bulkgoederen. Elke sector waarbij goederen per gewicht worden verhandeld, maakt gebruik van weegbonnen.
Een pakbon beschrijft de samenstelling van een zending: welke artikelen, in welke hoeveelheden en verpakkingen. Een weegbon registreert het gewicht van een lading. Ze kunnen naast elkaar bestaan: een pakbon beschrijft wat er in zit, de weegbon registreert hoeveel het weegt.
Gecertificeerde weegbruggen voldoen aan wettelijke nauwkeurigheidseisen. De toegestane meetafwijking is vastgelegd in de ijkwetgeving. Weegbruggen worden periodiek geijkt door een erkende instelling.
Ja, als het gewicht de basis is voor de factuurprijs. De weegbon is dan het bewijs van de geleverde hoeveelheid en daarmee van de factuurgrondslag.
Digitale weegbonnen worden opgeslagen in het documentbeheersysteem, gekoppeld aan de ontvangstboeking en de factuur. Ze vallen onder de normale bewaarplicht voor zakelijke documenten.
De informatie in dit artikel is bedoeld als algemene toelichting op weegbonnen in logistieke en finance-processen. Het is geen juridisch of fiscaal advies. Voor specifieke situaties raden we aan om contact op te nemen met een deskundige.
