ABAB Accountants en Adviseurs kampte met tijdsintensieve, handmatige factuurverwerking, wat leidde tot inefficiënties en hogere kosten. Met behulp van Scan Sys heeft ABAB hun verwerkingsproces nu volledig geautomatiseerd en hun klanten beter inzicht gegeven in hun administratie.
ABAB Accountants en Adviseurs is een allround accountancy- en adviesorganisatie die ruim 700 medewerkers heeft, verdeeld over 15 vestigingen in het zuiden van Nederland. Het bedrijf, dat al meer dan 75 jaar actief is, staat in de top 15 van Nederlandse accountantskantoren en richt zich vooral op niet-beursgenoteerde bedrijven, instellingen in de non-profitsector en particulieren. Met een breed dienstenpakket, waaronder fiscaal en juridisch advies en administratieve ondersteuning, biedt ABAB klanten op maat gesneden oplossingen.
Jaarlijkse facturen
Jaren actief
Vestigingen
De uitdaging
Met een jaarlijks volume van 600.000 facturen, verspreid over 3000 administraties, stond ABAB voor de uitdaging om deze facturen efficiënter te verwerken. ‘Er is sprake van commerciële druk in de branche, waardoor je moet zorgen dat je met minder kosten hetzelfde product kunt maken,’ aldus Peter Bressers, Senior Informatie-analist. De overstap naar het factuurstelsel was noodzakelijk om tussentijdse financiële resultaten beschikbaar te maken voor klanten en om het factuurverwerkingsproces te kunnen automatiseren.
ABAB had behoefte aan een oplossing die naadloos kon integreren met AccountView, betaalbaar was, en efficiënte factuurverwerking mogelijk maakte. Na eerdere minder succesvolle tests met SaaS-oplossingen werd de keuze uiteindelijk gemaakt voor Scan Sys vanwege de betaalbare, volledig geïntegreerde software.
Er is sprake van commerciële druk in de branche, waardoor je moet zorgen dat je met minder kosten hetzelfde product kunt maken.
Het proces / de werkwijze
Bij de implementatie van Scan Sys koos ABAB voor een ‘black-box-werkwijze’, waarin alle facturen zonder menselijke tussenkomst volledig automatisch verwerkt worden. Vervolgens worden de boekingen gecontroleerd door medewerkers en waar nodig verder gespecificeerd.
Een aanvullende stap in het proces omvat de barcode-scanning: klanten ontvangen stickervellen met barcodes om op hun facturen te plakken. Door deze barcodes worden de facturen automatisch gescheiden en naar de juiste administraties geleid. Bressers legt uit: ‘Door de integratiemogelijkheden met AccountView en de flexibiliteit waarmee de ImageCapture software geïntegreerd kon worden in de infrastructuur van ABAB, is de keuze op ImageCapture gevallen.’
Een bewuste keuze binnen het proces was het gebruik van de interface van AccountView, waardoor medewerkers niet hoefden over te stappen naar een nieuw systeem. ‘Wij noemen het ook geen boekingen, maar boekingsvoorstellen in AccountView, totdat de controle hierop heeft plaatsgevonden,’ aldus Peter. Dit minimaliseert de leercurve en zorgt voor een soepelere verwerking.
Het resultaat
Efficiëntere factuurverwerking
Met ImageCapture verloopt de factuurverwerking sneller en zonder menselijke tussenkomst, wat de verwerkingscapaciteit aanzienlijk verhoogt.
Transparantie voor klanten
Klanten hebben nu direct inzicht in hun administratie, wat de klantrelatie versterkt en de servicekwaliteit verhoogt.
Kosteneffectiviteit
Door een licentiemodel in plaats van een per-scan-kostensysteem bespaart ABAB aanzienlijk op kosten, terwijl de kwaliteit behouden blijft.
Tijdswinst
Medewerkers kunnen zich richten op complexere taken nu de factuurverwerking grotendeels geautomatiseerd verloopt, wat bijdraagt aan een efficiënter gebruik van middelen.
Peter Bressers
ABAB Accountants en Adviseurs, Senior Informatie-analist
What's Next?
ABAB heeft laten zien dat ze bereid zijn om technologie strategisch in te zetten om zowel de interne efficiëntie te verhogen als om klanten beter van dienst te zijn. De solide basis die ze nu hebben gelegd met Scan Sys, maakt het waarschijnlijk dat ABAB in de toekomst ook andere administratieve taken wil automatiseren. De samenwerking met Scan Sys geeft hen de flexibiliteit en het technologische fundament om verder te bouwen aan een toekomst waarin zij niet alleen efficiënt werken, maar ook innovatieve maatwerkoplossingen kunnen blijven bieden aan hun klanten.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
