Factuurverwerking bij ABAB over 3.000 administraties
Factuurverwerking bij ABAB is met ImageCapture en AccountView digitaal ingericht voor 600.000 facturen per jaar, verdeeld over 3.000 administraties. Daarmee kan de accountants- en adviesorganisatie facturen efficiënter verwerken, klanten sneller inzicht geven en de administratieve workflow beter beheersbaar houden.
ABAB Accountants en Adviseurs is een allround accountancy- en adviesorganisatie met ruim 700 medewerkers, verdeeld over 15 vestigingen in het zuiden van Nederland.
De organisatie is al meer dan 75 jaar actief en staat in de top 15 van Nederlandse accountantskantoren. ABAB richt zich vooral op niet-beursgenoteerde bedrijven, instellingen in de non-profitsector en particulieren.
Met diensten zoals fiscaal advies, juridisch advies en administratieve ondersteuning helpt ABAB klanten met oplossingen die passen bij hun situatie. Door de omvang van de organisatie en het aantal administraties is efficiënte factuurverwerking een belangrijk onderdeel van de dienstverlening.
Jaarlijkse facturen
Jaren actief
Vestigingen
De uitdaging
ABAB verwerkt jaarlijks 600.000 facturen, verspreid over 3.000 administraties. Dat volume vroeg om een efficiëntere manier van werken.
Peter Bressers, Senior Informatie-analist bij ABAB, beschrijft de druk op het proces als volgt:
“Er is sprake van commerciële druk in de branche, waardoor je moet zorgen dat je met minder kosten hetzelfde product kunt maken.”
De overstap naar het factuurstelsel was noodzakelijk om tussentijdse financiële resultaten beschikbaar te maken voor klanten en om het factuurverwerkingsproces te kunnen automatiseren.
ABAB had behoefte aan een oplossing die goed kon integreren met AccountView, betaalbaar was en de verwerking van grote aantallen facturen efficiënter kon maken. Eerdere tests met SaaS-oplossingen waren minder succesvol, waardoor uiteindelijk werd gekozen voor Scan Sys vanwege de geïntegreerde en betaalbare oplossing.
Voor ABAB draaide de automatisering niet alleen om sneller verwerken. Het ging ook om schaalbaarheid: dezelfde kwaliteit kunnen leveren tegen lagere verwerkingskosten, zonder dat medewerkers voor elke factuur dezelfde handmatige stappen hoeven uit te voeren.
“Er is sprake van commerciële druk in de branche, waardoor je moet zorgen dat je met minder kosten hetzelfde product kunt maken.”
De oplossing
ij de implementatie koos ABAB voor een black-box-werkwijze. Daarbij worden facturen zoveel mogelijk zonder menselijke tussenkomst verwerkt. Vervolgens controleren medewerkers de boekingen en specificeren zij deze waar nodig verder.
Een belangrijk onderdeel van het proces is barcode-scanning. Klanten ontvangen stickervellen met barcodes die zij op facturen kunnen plakken. Door deze barcodes worden facturen automatisch gescheiden en naar de juiste administratie geleid.
Bressers legt uit waarom ImageCapture goed aansloot op de werkwijze van ABAB:
“Door de integratiemogelijkheden met AccountView en de flexibiliteit waarmee de ImageCapture software geïntegreerd kon worden in de infrastructuur van ABAB, is de keuze op ImageCapture gevallen.”
ABAB koos er bewust voor om de interface van AccountView te blijven gebruiken. Medewerkers hoefden daardoor niet over te stappen naar een volledig nieuw systeem.
“Wij noemen het ook geen boekingen, maar boekingsvoorstellen in AccountView, totdat de controle hierop heeft plaatsgevonden.”
Die werkwijze helpt om de leercurve beperkt te houden. Facturen worden automatisch voorbereid, terwijl medewerkers de controle houden voordat boekingen definitief worden verwerkt.
De resultaten
Efficiëntere verwerking van 600.000 facturen
Met ImageCapture verwerkt ABAB jaarlijks 600.000 facturen efficiënter. Facturen worden automatisch voorbereid en naar de juiste administratie geleid, waardoor de verwerkingscapaciteit toeneemt.
Meer grip over 3.000 administraties
Door de koppeling met AccountView en het gebruik van barcodes worden facturen automatisch gescheiden en aan de juiste administratie gekoppeld. Dat helpt ABAB om overzicht te houden over duizenden klantadministraties.
Klanten sneller inzicht geven
De overstap naar het factuurstelsel en de digitale verwerking maken het mogelijk om klanten tussentijds financiële resultaten beschikbaar te stellen. Dat versterkt de dienstverlening en geeft klanten eerder inzicht in hun administratie.
Minder handmatig werk voor medewerkers
Omdat facturen grotendeels automatisch worden verwerkt en als boekingsvoorstel in AccountView terechtkomen, hoeven medewerkers minder repeterende handelingen uit te voeren. Zij richten zich vooral op controle en verdere specificatie waar nodig.
Kosteneffectiever verwerken
Voor ABAB was betaalbaarheid een belangrijk criterium. Door te kiezen voor een geïntegreerde oplossing en een licentiemodel in plaats van kosten per scan, kan de organisatie grote volumes verwerken zonder dat de kosten per document onnodig oplopen.
Peter Bressers
ABAB, Senior Analist
Hoe automatiseert een accountantsorganisatie factuurverwerking over duizenden klantadministraties?
ABAB gebruikt ImageCapture in combinatie met AccountView om jaarlijks 600.000 facturen over 3.000 administraties digitaal te verwerken. Facturen worden met behulp van barcode-scanning automatisch gescheiden en naar de juiste administratie geleid. In AccountView komen ze als boekingsvoorstellen terecht, waarna medewerkers de controle uitvoeren en waar nodig specificeren. Zo kan ABAB grote aantallen facturen efficiënter verwerken, klanten sneller inzicht geven in hun administratie en de kosten per verwerking beter beheersen.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
