Arie Bouman Tuinplanten heeft de declaratieverwerking gedigitaliseerd met de introductie van ImageCapture, geïntegreerd met Exact Globe. Door deze implementatie kunnen medewerkers eenvoudig declaraties indienen via hun mobiele apparaat, wat zorgt voor efficiëntere verwerking, betere traceerbaarheid en sneller terugbetalen van voorgeschoten kosten.
Arie Bouman Tuinplanten, een gepassioneerde groothandelaar in tuinplanten, levert een breed assortiment aan tuincentra, bouwmarkten en handelaren. Sinds de automatisering van hun factuurverwerking in 2015 met ImageCapture, hebben ze veel ervaring opgedaan met digitale oplossingen.
Toen Scan Sys in 2021 de declaratiemodule voor ImageCapture lanceerde, was Arie Bouman Tuinplanten meteen geïnteresseerd. Joost Korporaal, projectmedewerker bij Arie Bouman Tuinplanten, vertelt hoe deze nieuwe oplossing hen heeft geholpen om de administratieve last rondom declaraties te verlichten en het proces efficiënter te maken.
Declaraties per jaar
Aantal declaranten
Jaren actief
De uitdaging
Voor de introductie van ImageCapture verliep de declaratieverwerking bij Arie Bouman Tuinplanten omslachtig en inefficiënt. Medewerkers moesten bonnen scannen en deze handmatig registreren, wat vaak resulteerde in zoekgeraakte bonnetjes en tijdsintensieve opvolging door de administratie. Ook waren er vaak vertragingen in het boeken van declaraties, vooral voor aankopen gedaan met de bedrijfs-pinpas.
Er is nu veel meer inzicht in de uitgaven van medewerkers.
Het proces / de werkwijze
Arie Bouman Tuinplanten was de eerste organisatie die de nieuwe declaratiemodule van ImageCapture in gebruik nam, en de implementatie verliep soepel. In overleg met Scan Sys werd de oplossing afgestemd op hun bedrijfsstructuur en administratieve behoeften. De instellingen werden zo geconfigureerd dat medewerkers gemakkelijk hun kostenplaatsen kunnen toewijzen bij het indienen van bonnetjes. Ook werd een duidelijk goedkeuringsschema ingesteld op basis van het bedrag en de medewerker, zodat declaraties direct bij de juiste fiatteurs terechtkomen.
Het resultaat
Simpel en digitaal declareren
Medewerkers dienen declaraties, met directe opgave van betaalwijze en kostenplaats, digitaal in, gewoon vanaf hun mobiele telefoon.
Traceerbaar en snel
De administratie heeft altijd overzicht van de declaratiestatus en keurt deze tijdig goed. Medewerkers krijgen sneller hun terugbetaling en de administratie heeft meer grip op uitgaven.
Efficiënt en tijdbesparend
Medewerkers beheren hun eigen declaraties, waardoor het administratieve team tijd bespaart en zich niet meer met verificaties hoeft bezig te houden.
Joost Korporaal
Arie Bouman Tuinplanten,
What's next?
Arie Bouman Tuinplanten blijft zich richten op verdere digitalisering van administratieve processen en onderzoekt mogelijke uitbreidingen met ImageCapture om nog meer bedrijfsprocessen te optimaliseren en de efficiëntie te verhogen.
Gebruikte oplossingen
Declaratieverwerking
Het controleren en verwerken van declaraties kost organisaties vaak kostbare tijd. ImageCapture is intelligente software waarmee je ingediende onkostendeclaraties van medewerkers geautomatiseerd kunt verwerken en goedkeuren.
