Documentverwerking bij BOZ Group met ImageCapture en Ridder iQ
Documentverwerking bij BOZ Group is met ImageCapture en Ridder iQ digitaal ingericht voor facturen, pakbonnen, werkbonnen en klachtenformulieren. Het metaalbewerkingsbedrijf verwerkt jaarlijks 5.000 facturen en 14.000 documenten en wilde af van papieren goedkeuring, handmatig archiefwerk en achterstanden na vakantieperiodes.
BOZ Group is een metaalbewerkingsbedrijf uit Bergen op Zoom. Het bedrijf richt zich op industriële plaatbewerking en beheert veel processen volledig in eigen huis: van engineering tot poedercoating, assemblage en laserlassen.
Met meer dan 100 medewerkers bedient BOZ Group verschillende branches, waaronder de medische industrie, voedingsmiddelenindustrie en hightechsector. In zo’n productieomgeving is documentverwerking nauw verbonden met controle, inkoop, ontvangst en financiële afhandeling.
Daarom wilde BOZ Group niet alleen facturen digitaliseren, maar ook de bredere documentstroom rondom het inkoop- en productieproces beter organiseren.
Aantal facturen per jaar
Aantal documenten per jaar
Aantal jaar actief
De uitdaging
BOZ Group liep tegen de grenzen aan van een papieren administratie en een verouderd ERP-systeem. Het fysieke goedkeuringsproces voor facturen was traag en onoverzichtelijk. Facturen werden gestempeld, via postmappen door de organisatie gestuurd en daarna handmatig goedgekeurd.
Vooral tijdens vakantieperiodes zorgde dat voor problemen. Wanneer medewerkers terugkwamen, lag er soms een flinke stapel facturen te wachten.
Peter Quist, Financial Manager bij BOZ Group, beschrijft het oude proces als volgt:
“Voorheen hadden wij een volledig papieren proces waarbij facturen werden gestempeld en via postmappen door de organisatie werden verstuurd om vervolgens handmatig te worden goedgekeurd. De vakantieperiode was in dat opzicht een ramp omdat er bij terugkomst soms wel 300 facturen lagen te wachten om verwerkt te worden.”
Naast facturen wilde BOZ Group ook andere documenten digitaliseren. Denk aan pakbonnen, werkbonnen en klachtenformulieren. Die documenten moesten beter vindbaar worden en logisch aansluiten op het proces in Ridder iQ.
Voor BOZ Group draaide digitalisering om meer dan tijdwinst. Het bedrijf wilde toewerken naar een papierloze werkomgeving, met meer overzicht en minder afhankelijkheid van fysieke documenten.
“De investering in deze software was heel snel terugverdiend! Dankzij Scan Sys en ImageCapture werken we efficiënter en zijn we na vakanties vrijwel meteen weer bij met factuurverwerking.”
De oplossing
BOZ Group implementeerde ImageCapture in samenwerking met Scan Sys en ERP-leverancier Ridder iQ. De uitrol werd binnen een maand voltooid.
Peter Quist benoemt daarbij de waarde van kennis van beide applicaties:
“Mede dankzij de geweldige inzet van onze consultant van Blinqx is dit ook gelukt. Je kon merken dat de consultant beide applicaties goed kende en precies wist waar hij het over had. Dat voegde veel waarde toe tijdens de uitrol van het project.”
Met ImageCapture worden facturen en documenten digitaal verwerkt en gekoppeld aan Ridder iQ. Facturen worden automatisch gekoppeld aan bestellingen en gecontroleerd op verschillen. Wanneer er een afwijking is tussen de inkoop en de factuur, wordt dit in de software herkend en wordt een medewerker aan de factuur gekoppeld om deze eerst te accorderen.
Quist legt uit:
“Wij vinden het belangrijk dat de inkoopfactuur volledig matcht met onze bestelling. Wanneer er een verschil is tussen de inkoop en de factuur, dan wordt dit in de software direct herkend en wordt er een medewerker gekoppeld aan de factuur die deze eerst moet accorderen.”
Ook pakbonnen en werkbonnen worden onderdeel van de digitale documentstroom. Bij pakbonnen werkt BOZ Group met barcodes. Wanneer een binnenboeking is aangemaakt van ontvangen goederen, wordt automatisch een barcode gegenereerd die op de pakbon wordt geplakt.
“Voor ons is het een echte meerwaarde dat ook deze documenten verwerkt kunnen worden met de software. Bijvoorbeeld onze pakbonnen; wanneer wij een binnen-boeking hebben aangemaakt van de ontvangen goederen, wordt er automatisch een barcode gegenereerd die we op de pakbon plakken.”
De resultaten
Snellere factuurverwerking
Facturen worden sneller verwerkt en goedgekeurd. Daardoor heeft BOZ Group actueler inzicht in uitgaven en kunnen betalingen tijdiger worden afgehandeld.
Meer controle door automatische matching
Doordat facturen automatisch worden gematcht met bestellingen, ontstaat er meer controle over het inkoopproces. Afwijkingen worden herkend en eerst ter accordering voorgelegd aan de juiste medewerker.
Minder achterstanden na vakanties
Waar facturen vroeger konden opstapelen tijdens vakantieperiodes, zorgt de digitale verwerking ervoor dat BOZ Group na vakanties vrijwel direct weer bij is met de factuurverwerking.
Betere verwerking van pakbonnen en werkbonnen
De waarde van ImageCapture zit voor BOZ Group ook in de bredere documentstroom. Pakbonnen, werkbonnen en klachtenformulieren worden digitaal verwerkt en beter gekoppeld aan het proces in Ridder iQ.
Peter Quist
BOZ Group, Financial Manager
Hoe combineert BOZ Group factuurmatching, pakbonnen en werkbonnen binnen Ridder iQ?
BOZ Group gebruikt ImageCapture in combinatie met Ridder iQ om facturen, pakbonnen, werkbonnen en klachtenformulieren digitaal te verwerken. Facturen worden automatisch gekoppeld aan bestellingen en gecontroleerd op afwijkingen. Als er een verschil is tussen inkoop en factuur, wordt een medewerker aan de factuur gekoppeld voor accordering. Ook pakbonnen en werkbonnen worden digitaal onderdeel van het proces. Zo krijgt BOZ Group meer grip op 5.000 facturen en 14.000 documenten per jaar, met minder papierwerk en beter inzicht in de documentstroom.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
