Hoe Insulcon 6.500 facturen per jaar verwerkt zonder de stress van de maandafsluiting
Insulcon, een toonaangevende leverancier van vuurvaste materialen voor sectoren zoals de petrochemie en energie, heeft met de implementatie van ImageCapture een grote efficiëntieslag gemaakt. De organisatie automatiseerde zowel de factuur- als orderverwerking, wat resulteerde in minder handmatige verwerking, minder fouten en kortere doorlooptijden. Dit stelde hen in staat om groeiende ordervolumes te verwerken met behoud van hoge nauwkeurigheid en klanttevredenheid.
Insulcon Group, opgericht in 1980, is gespecialiseerd in het ontwikkelen en leveren van vuurvaste en hoog-temperatuurproducten die wereldwijd worden ingezet. Met vestigingen in Nederland, België, Duitsland en Zwitserland bedient Insulcon klanten in de petrochemische industrie, energiebranche en vele andere sectoren waar thermische stabiliteit cruciaal is. Door de groeiende vraag naar hun oplossingen en een toenemende orderstroom, wilde Insulcon een manier vinden om zowel hun factuur- als verkooporderverwerking te automatiseren en te optimaliseren. De keuze viel op ImageCapture, de oplossing van Scan Sys, vanwege de naadloze integratie met hun bestaande Exact Globe ERP-systeem.
Facturen per jaar
Verkooporders per jaar
Vestigingen
De uitdaging
Insulcon stond voor de uitdaging om hun groeiende aantal inkoopfacturen en verkooporders efficiënt en foutloos te verwerken. Voorheen vereiste dit proces veel handmatig werk, waaronder het printen, invoeren en archiveren van documenten. Dit leidde tot hoge werkdruk, een tijdrovende documentopslag en een verhoogde kans op invoerfouten.
Naarmate het volume groeide, werd duidelijk dat deze werkwijze niet schaalbaar was. Documenten kwamen binnen in uiteenlopende formats en klantlay-outs, waardoor informatie steeds opnieuw handmatig moest worden ingevoerd en gecontroleerd.
Ik ben echt fan en werk al jaren met ImageCapture. Het draagt zoveel bij aan het sneller verwerken van documenten.
Het proces / de werkwijze
De implementatie van ImageCapture verliep gefaseerd, met eerst de factuurverwerking en later de uitbreiding naar verkooporders. De consultants van Scan Sys werkten nauw samen met het team van Insulcon om het systeem zo in te richten dat het de verschillende lay-outs van klantdocumenten kon herkennen en verwerken. Hierdoor werden specifieke templates voor klanten aangemaakt, die zorgen voor automatische verwerking van facturen en orders, ongeacht het formaat van de documenten.
Medewerkers van de afdeling Customer Service werden vanaf het begin bij het proces betrokken, wat zorgde voor een hoge acceptatiegraad en waardevolle input opleverde. Hierdoor werd de implementatie op maat gemaakt voor Insulcon’s unieke bedrijfsbehoeften.
Het resultaat
6.500 facturen per jaar, zonder handmatig invoeren
Orders en facturen worden automatisch herkend en verwerkt, ongeacht het format of de klantlay-out. Handmatig invoeren en printen is volledig vervallen.
Hogere nauwkeurigheid en minder fouten
De automatische herkenning en matching van klantcodes en artikelinformatie zorgt voor aanzienlijk minder invoerfouten in facturen en orders.
Altijd de bijlage bij de boeking
Elk verwerkt document wordt automatisch gekoppeld aan de bijbehorende boeking. De volledige geschiedenis van een factuur of order is direct terug te vinden, zonder zoekwerk.
Grip tijdens de drukste momenten
Vooral tijdens de maandafsluiting, als alles snel verwerkt moet worden, houdt Insulcon het proces beheersbaar zonder extra capaciteit.
Sven Mulder
Insulcon, Customer Service Manager
What's next?
Insulcon blijft openstaan voor verdere optimalisatie en automatisering binnen hun bedrijfsprocessen. In samenwerking met Scan Sys onderzoekt de organisatie aanvullende modules en functies binnen ImageCapture om de administratie en klantenservice verder te verbeteren. Toekomstige uitbreidingen kunnen mogelijk andere bedrijfsprocessen automatiseren en integreren met Exact Globe, om zo de gehele operationele efficiëntie te verhogen.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
Organisaties ontvangen regelmatig terugkerende klantopdrachten die handmatig verwerkt moeten worden. Met ImageCapture is het mogelijk om deze inkoopopdrachten automatisch te verwerken tot verkooporders.
