Efficiëntie in de administratie: het succesverhaal van HeadFirst en Scan Sys
HeadFirst, marktleider in kennisbemiddeling, stond voor een grote uitdaging: een sterk toenemende administratie vanwege de groei van hun opdrachten en professionals. Scan Sys bood de oplossing met een efficiëntere, geautomatiseerde factuurverwerking, waardoor HeadFirst hun processen kon stroomlijnen en tijd kon besparen.
HeadFirst is een toonaangevende kennisbemiddelaar die zelfstandig professionals en detacheringsmedewerkers matcht met organisaties in uiteenlopende sectoren. Met een netwerk van meer dan 20.000 professionals en 13.000 bemiddelde opdrachten per jaar helpt HeadFirst bedrijven om flexibel in te spelen op hun veranderende personeelsbehoeften. Oprichter en directeur Rick Kruiswijk begon in 1995 met HeadFirst, en het bedrijf heeft sindsdien zijn klantenbestand uitgebreid met prominente namen zoals Rabobank en de Belastingdienst.
Opdrachten per jaar
Jaren actief
Maandelijkse facturen
De uitdaging
Met een maandelijks volume van 2.500 inkomende facturen voor de inhuur van professionals werd de administratieve druk steeds zwaarder. ‘De controle en handmatige invoer van de facturen werd door de toenemende aantallen een tijdrovend proces’, legt Mattijs Wassenburg, Manager Software Development en IT, uit.
HeadFirst had te maken met twee contracten: die van opdrachtgever en opdrachtnemer. Veel opdrachtgevers gaven de voorkeur aan projectmatige facturatie, wat het proces verder compliceerde. Het team merkte dat er behoefte was aan een systeem dat kon worden gekoppeld aan hun maatwerksoftware en dat de administratieve workflow aanzienlijk kon verbeteren.
Het pakket helpt om het verwerkingsproces van facturen vele malen sneller te laten verlopen en biedt het gemak van digitale beschikbaarheid van de documenten.
Het proces / de werkwijze
In 2012 heeft HeadFirst de overstap gemaakt naar Scan Sys: ‘De volgende stap was om het andere proces, dat in de loop der jaren steeds arbeidsintensiever was geworden, aan te pakken.’ Via de accountmanager van AFAS kwam HeadFirst bij Scan Sys terecht, waar ze uiteindelijk voor kozen vanwege de mogelijkheden en flexibiliteit van de software. ‘Scan Sys heeft hiervoor een goede oplossing geleverd waarbij de urenstaat van de inkoopfactuur ook bij de verkoopfactuur gevoegd kan worden.’
Één afdeling verwerkt nu alle facturen die te maken hebben met de inhuur van professionals. De implementatie verliep geleidelijk. ‘Het pakket helpt om het verwerkingsproces van facturen vele malen sneller te laten verlopen en biedt het gemak van digitale beschikbaarheid van de documenten’, aldus Wassenburg.
Het resultaat
Efficiëntere factuurverwerking
Dankzij de automatisering kunnen facturen sneller en met minder handmatige stappen worden verwerkt.
Betere controle en inzicht
Scan Sys biedt de mogelijkheid om urenstaten en facturen naast elkaar te bekijken, wat zorgt voor een nauwkeurige urenregistratie en transparantie.
Snellere doorlooptijd
De integratie van Scan Sys met AFAS heeft de doorlooptijd van de facturen aanzienlijk verkort, wat ook bijdraagt aan snellere betalingen aan professionals.
Kostenbesparing
Door de vermindering van handmatige administratie kon HeadFirst kosten besparen en deze middelen inzetten voor verdere groei en innovatie.
Mattijs Wassenburg
HeadFirst, Manager Software Development en IT
What's next?
Met de groeiende vraag naar flexibele arbeidsoplossingen en een toenemend aantal opdrachten, zal HeadFirst waarschijnlijk verder blijven investeren in automatisering en digitale tools om hun processen te optimaliseren. De toekomstvisie van HeadFirst, gericht op het verbinden van kennisvragen en leveranciers in een snel veranderende arbeidsmarkt, zal hen waarschijnlijk aanmoedigen om innovatief te blijven en nieuwe technologieën te omarmen, met Scan Sys als belangrijke partner in deze transformatie.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
