Euro Nordic Logistics, verwerkte jarenlang alle inkomende facturen handmatig. Met dagelijks gemiddeld 100 facturen leidde dat tot vertragingen, fouten en een hoge werkdruk voor het team. Door de inzet van ImageCapture, gekoppeld aan GAT-Ship en Exact Globe, is dat compleet veranderd. Het team verwerkt nu ruim 32.000 facturen per jaar, zonder uitbreiding, met meer overzicht, snelheid en rust op de werkvloer.
Euro Nordic Logistics: geen extra mensen, wel meer overzicht
Ga naar het verhaal 3
Euro Nordic is een onafhankelijke logistieke dienstverlener die actief is in scheepsagentuur en expeditie. Vanuit de Rotterdamse haven verzorgt het bedrijf de volledige afhandeling van inkomende en uitgaande schepen. Op de kapiteinskamer, de centrale afdeling voor scheepsafrekening, komen alle kosten samen. De bijbehorende facturen moeten snel, foutloos en overzichtelijk verwerkt worden. Juist daar ontstond de behoefte aan digitalisering.
facturen per jaar
projecten per maand
minimale FTE besparing
De uitdaging
Het oude proces was papiergedreven: facturen kwamen per post of e-mail binnen, werden uitgeprint, gecodeerd met de hand, rondgelegd voor goedkeuring en handmatig geboekt in Exact Globe. Deze werkwijze was omslachtig en foutgevoelig. Goedkeuringen bleven soms liggen, dossiers raakten zoek, en er was weinig inzicht in de status van facturen. Bovendien zorgde vakantie of ziekte van een collega regelmatig voor stagnatie.
Tegelijkertijd nam de druk toe. Het aantal schepen groeide, het aantal leveranciers ook. Meer volume betekende ook meer facturen. “Op sommige dagen stonden de dossiers tot aan de waterlijn,” vertelt Stefan van den Bos, Operations Manager. “Dat was hét signaal dat het echt anders moest.”
Het werd duidelijk dat een schaalbare, efficiënte en overdraagbare oplossing nodig was. Een oplossing die niet leunde op persoonlijke kennis van een paar mensen, maar gedragen kon worden door het hele team.
Als we niet waren overgestapt, hadden we waarschijnlijk extra mensen nodig gehad. Nu kunnen we met hetzelfde team blijven groeien.
Het proces / de werkwijze
De samenwerking met Scan Sys begon met het automatiseren van de ‘happy flow’: de grootste en meest voorspelbare stroom aan facturen. Consultant Ben hielp bij het opzetten van de eerste workflow, die samen met Carmen en Stefan verder werd geoptimaliseerd.
ImageCapture leest facturen automatisch in, herkent de gegevens en koppelt ze aan reisinformatie uit GAT-Ship. Op basis van ingestelde regels worden de facturen automatisch gecodeerd en toegewezen aan de juiste goedkeurder. Deze ontvangt een melding en kan digitaal accorderen. Na goedkeuring worden de facturen automatisch geboekt in Exact Globe.
“Het mooiste is dat we het mede zelf hebben ingericht als pilotklant,” zegt Carmen. “Daardoor werkt het precies zoals wij willen.” De flexibiliteit van het systeem blijkt een belangrijk voordeel: als processen veranderen, kunnen ze zelf aanpassingen doen zonder externe hulp.
Ook collega’s buiten Finance profiteren. Via GAT-Ship hebben ze inzicht in de status van facturen en kunnen ze zelf controleren of iets al geboekt is. Hierdoor zijn er minder vragen en onderbrekingen, wat de efficiëntie van het hele team verhoogt.
Het resultaat
Tijdwinst
De verwerking van facturen gaat nu veel sneller. Wat eerst minuten of zelfs uren kostte per factuur, gebeurt nu in enkele klikken. Goedkeuringstrajecten lopen automatisch door en worden niet meer vergeten.
Minder fouten
De kans op fouten is drastisch verminderd doordat facturen niet meer handmatig gecodeerd en geboekt hoeven te worden. Automatische herkenning en controles zorgen voor betrouwbaarheid.
Transparantie
Iedereen die betrokken is bij het proces heeft inzicht in de status en inhoud van een factuur. Daardoor is er geen ruis of onduidelijkheid meer over waar iets blijft of wat er nog moet gebeuren.
Schaalbaarheid
Ondanks de groei van het bedrijf is er geen extra capaciteit nodig op de administratie. Sterker nog, de werkdruk is omlaag gegaan, terwijl het volume juist toeneemt.
Stefan van den Bosch & Carmen van Golderen
Euro Nordic Logistics, Operations Manager Agencies & Administrator Agencies
What's next?
Euro Nordic wil in een volgende stap ook het proces rond uitgaande facturen digitaliseren, inclusief koppeling met GAT-Ship en Exact Globe. Hiermee kan het afrekenen sneller, nauwkeuriger en met minder handmatig werk. Ook andere digitaliseringsslagen worden onderzocht, zoals het digitaal koppelen van leveringsbonnen en het optimaliseren van controles.
De basis is gelegd, en de ambitie om verder te verbeteren blijft.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
Meer weten
Meer klantverhalen?
Lees meer inspirerende klantverhalen en ontdek hoe onze softwareoplossingen dienstverlenende professionals versterken in hun groei en succes.
Wil je meer weten?
Laat je gegevens achter bij ons, dan nemen we contact op!