JACOPS NV, een gevestigde naam in infrastructuurtechnieken, ontwikkelde zich de afgelopen jaren sterk. Met die ontwikkeling nam ook de complexiteit toe, onder meer in de verwerking van inkoopfacturen. Dankzij een doordachte aanpak kon JACOPS het volledige proces van factuurverwerking automatiseren met ImageCapture in koppeling met AFAS.
JACOPS NV digitaliseert facturen: 75% sneller en meer grip op administratie
Ga naar het verhaal 3
JACOPS NV is een Belgische infrastructuurspecialist met meer dan 50 jaar ervaring. Vanuit Deerlijk opereert het bedrijf in domeinen zoals telecom, rail, traffic, energie en gebouweninfrastructuur.
De organisatie verwerkt jaarlijks meer dan 55.000 inkoopfacturen, verspreid over meerdere administraties. Dat gebeurde tot voor kort grotendeels handmatig: papieren goedkeuringsmappen, tijdrovende controles en regelmatig betalingsherinneringen. Met een duidelijke visie op procesoptimalisatie en toekomstbestendigheid zette JACOPS een digitaliseringsslag in gang.
facturen per jaar
verbetering in doorlooptijd
minimale FTE besparing
De uitdaging
JACOPS NV is de voorbije jaren geëvolueerd in zijn projecten, structuur en administratieve processen. De financiële administratie, die lang draaide op papieren processen, raakte daardoor onder druk. Inkoopfacturen werden geprint, gecontroleerd op prijzen en hoeveelheden, en circuleerden via fysieke goedkeuringsmappen door de organisatie. Een proces dat traag, foutgevoelig en arbeidsintensief was.
Het digitalisatieteam zette in het verleden de eerste stappen om interne processen toekomstbestendig te maken. De factuurverwerking was daarbij één van de dossiers. De drie grootste knelpunten? Tijdrovende controles, vertraging in goedkeuringen en frequente betalingsherinneringen, met frustratie en extra werk tot gevolg.
Tegelijk werd het steeds lastiger om geschikte administratieve medewerkers te vinden. Toen tijdens de coronaperiode ook nog eens bleek hoe afhankelijk JACOPS was van fysieke documenten, werd de digitaliseringsnoodzaak overduidelijk. De organisatie koos voor een fundamentele aanpak: volledige digitalisering van het factuurproces, met als doel schaalbaarheid, snelheid en grip.
Het oude proces begon ons steeds meer te remmen. Dan moet je niet twijfelen, maar handelen. Iedere dag dat je dit uitstelt, is een dag verloren.
Het proces / de werkwijze
In het nieuwe proces verlopen alle stappen volledig digitaal. Inkoopfacturen komen binnen via e-mail of worden gescand, waarna ImageCapture ze automatisch herkent, registreert en koppelt aan de juiste administratie. Dankzij 3-way matching worden bestellingen, leveringen en facturen automatisch vergeleken. Als alles klopt, is goedkeuring een kwestie van één klik. Bij afwijkingen wordt direct een signaal afgegeven.
De inrichting is afgestemd op de complexiteit van JACOPS, met meerdere administraties en uiteenlopende goedkeuringsflows. Elke entiteit heeft zijn eigen route, maar het proces is centraal gestroomlijnd. De integratie met AFAS zorgt voor een soepele aansluiting op de bestaande werkwijze.
Elke factuur krijgt een digitale voetafdruk. Van ontvangst tot goedkeuring is duidelijk terug te zien wie welke stap heeft gezet. Dat geeft inzicht, voorkomt discussies en verhoogt de interne verantwoordelijkheid. “De doorlooptijd is teruggebracht van soms een maand naar maximaal één week. Dat geeft rust in het hele proces.”
Het resultaat
Tijdsbesparing en stabiliteit
Dankzij de digitalisering is één volledige FTE vrijgekomen, terwijl het aantal facturen jaarlijks toeneemt. Dat levert een duidelijke kostenbesparing op, maar de echte winst zit in het mogelijk maken van verdere groei en tegelijk efficiënt te blijven werken.
Minder fouten, meer grip
Door de digitalisering worden afwijkingen sneller gesignaleerd en handmatige fouten beperkt. Het aantal fouten is met 9 procent gedaald, goed voor ruim 5.000 correcties minder per jaar. Dat zorgt voor betrouwbaardere betalingen en minder herstelwerk achteraf.
Sneller goedkeuren, minder vertraging
De doorlooptijd van facturen is met 75 procent verkort. Waar goedkeuring vroeger wel een maand kon duren, is dit nu maximaal één week. Dat zorgt voor tijdige betalingen, minder druk op de administratie en een soepelere financiële workflow.
Betere samenwerking
De centrale workflow en integratie met AFAS zorgen voor soepelere samenwerking tussen administratie, inkoop en projectteams. Afwijkingen worden sneller opgemerkt en opgelost, en communicatie over facturen verloopt overzichtelijk via één systeem. Dankzij de inzet van alle betrokken teams is deze verbetering mogelijk gemaakt.
JACOPS NV, specialist in infrastructuurtechnieken
What's next?
“Bij JACOPS verloopt het factuurproces vandaag soepel, overzichtelijk en schaalbaar. De blik is intussen gericht op de toekomst, met veel potentieel voor AI-ondersteuning. De basis staat stevig, en zodra de softwareleverancier de volgende stap mogelijk maakt, kan JACOPS daarop inspelen.”
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
Meer weten
Meer klantverhalen?
Lees meer inspirerende klantverhalen en ontdek hoe onze softwareoplossingen dienstverlenende professionals versterken in hun groei en succes.
Wil je meer weten?
Laat je gegevens achter bij ons, dan nemen we contact op!