Farm Dairy optimaliseert factuurverwerking en inkoopbeheer
Farm Dairy, producent van dagverse zuivel, verwerkt jaarlijks 6.600 facturen met een combinatie van Exact Globe, Ultimo en ImageCapture. Dankzij deze digitale oplossing heeft het bedrijf volledige controle over de facturenstroom, directe inzage in kosten, en een sterk verbeterde efficiëntie in factuur- en inkoopbeheer.
Farm Dairy, gevestigd in Lelystad en sinds 1999 leverancier van dagverse zuivelproducten aan Nederlandse supermarkten, verwerkt jaarlijks 200 miljoen kilogram melk van lokale, duurzaam opererende boerderijen. Efficiëntie is cruciaal voor Farm Dairy, wat zich vertaalt in voortdurende investeringen in automatisering.
Om een meer gestroomlijnde factuurverwerking te realiseren, integreerde het bedrijf ImageCapture met hun ERP-systeem Exact Globe en asset management-systeem Ultimo. Michael Sterenberg, verantwoordelijk voor finance en ICT, en Anneke Wessel, werkzaam op de financiële administratie, delen hoe deze combinatie Farm Dairy heeft geholpen om meer controle te krijgen over de facturatiestromen en meer inzicht in kosten te verkrijgen.
Facturen per jaar
Jaren actief
Medewerkers
De uitdaging *
Farm Dairy verwerkte facturen voor technische inkoop en onderhoud handmatig, wat leidde tot vertragingen in goedkeuringen en inefficiëntie. Papieren documenten en fysieke goedkeuringen veroorzaakten extra werk voor de administratie, die weinig inzicht had in de actuele status van technische facturen. Het handmatige proces stond een snelle en volledige afronding van kostenoverzichten per periode in de weg.
Bij de optimalisatie van hun factuurverwerkingsproces koos Farm Dairy in overleg met Scan Sys voor de koppeling tussen Exact Globe en Ultimo via ImageCapture. Omdat een standaard koppeling met Ultimo nog niet bestond, werd deze samen met Scan Sys ontwikkeld om te voldoen aan de specifieke behoeften van Farm Dairy. Dit maatwerk gaf Farm Dairy de kans om alle belangrijke eisen te integreren en de facturatie- en goedkeuringsworkflow volledig te automatiseren.
De nieuwe workflow zorgt ervoor dat inkomende facturen direct herkend, geregistreerd en gevalideerd worden. Facturen voor grondstoffen en technische inkoop zijn nu digitaal toegankelijk voor de technische dienst en andere medewerkers, die op elk moment de status van bestellingen of serviceopdrachten kunnen inzien en accorderen. Deze volledig digitale aanpak vermindert vertragingen en zorgt dat facturen snel en overzichtelijk door de organisatie gaan, met geautomatiseerde meldingen voor goedkeuringsrondes.
Het resultaat
Volledig inzicht in facturen
Facturen zijn altijd en overal inzichtelijk binnen de organisatie. Dit vergroot de transparantie en verbetert de controle over de kostenstroom.
Snellere afsluitingen
Met een gestroomlijnde facturenstroom kan de financiële administratie periodes sneller afsluiten, terwijl het kostbeheer aanzienlijk is verbeterd.
Directe documenttoegang
Technische medewerkers hebben direct toegang tot alle benodigde documenten, wat veel tijd bespaart en zorgt voor efficiëntere werkprocessen.
Minder papier, soepelere audits
Door de digitale aanpak is het papiergebruik sterk gereduceerd. Accountants en interne audits profiteren van de eenvoud van digitale documentatie.
Michael Sterenburg
Farm Dairy, Financial controller
What's next?
Farm Dairy onderzoekt nu verdere optimalisatie van de goederenontvangst, zodat het proces van factuurverwerking nóg efficiënter verloopt. Zoals Anneke Wessel, werkzaam op de financiële administratie van Farm Dairy, zegt: ’Als we dat proces nog zouden kunnen verbeteren, zou het helemaal geweldig zijn.’ Farm Dairy zet in op voortdurende digitalisering, met Scan Sys als betrouwbare partner voor verdere automatisering en inzicht in hun processen.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
Veel organisaties hebben pas inzage in hun interne kosten wanneer zij de factuur ontvangen. Een geautomatiseerd inkoopproces zorgt voor meer efficiency en grip op je interne kosten, van aanvraag tot betaling.
