Financiële controle bij Roompot Vakanties over vier administraties
Financiële controle bij Roompot Vakanties is met Scan Sys digitaal ingericht voor 76.000 facturen per jaar, verdeeld over vier administraties. Waar facturen vroeger decentraal bij vakantieparken binnenkwamen en per post naar de centrale administratie gingen, komen ze nu via aparte e-mailadressen automatisch in het juiste proces terecht.
Roompot Vakanties is opgericht in 1965 en groeide uit van een klein familiebedrijf tot een toonaangevende aanbieder van vakantieparken in Nederland en Duitsland.
Het bedrijf biedt een breed aanbod aan accommodaties, van eenvoudige vakantiewoningen tot luxe villa’s en bijzondere locaties. Ook biedt Roompot faciliteiten en zorgproducten voor gasten met specifieke zorgbehoeften.
Door de groei van het aantal parken, administraties en inkomende facturen werd het steeds belangrijker om de financiële administratie centraal, overzichtelijk en betrouwbaar in te richten.
Actief sinds
Aantal facturen per jaar
Aantal admiinistraties
De uitdaging
Door de groei van Roompot nam het aantal inkomende facturen sterk toe. Facturen kwamen vroeger terecht bij de parken zelf. Daar controleerden medewerkers of goederen waren ontvangen, waarna de factuur werd voorzien van een paraaf en grootboeknummer.
Daarna werden de facturen één keer per week per post naar de centrale administratie verzonden.
Paula Oosdijk-Walraven, hoofd financiële administratie bij Roompot Vakanties, beschrijft het oude proces als volgt:
“De facturen van leveranciers kwamen toen nog terecht bij de parken zelf (decentraal). Daar controleerden de medewerkers of de goederen waren ontvangen en werd de factuur voorzien van een paraaf en een grootboeknummer waarna deze een keer per week per post naar de centrale administratie werden verzonden.”
Die werkwijze zorgde regelmatig voor vertraging. Facturen kwamen soms pas weken later op de administratie binnen, terwijl leveranciers ondertussen al belden met vragen over de betaling.
“Dan kwamen de facturen soms twee weken later pas binnen en hadden ze op de administratie inmiddels al de leverancier aan de telefoon gehad die informeerde waar de betaling van zijn factuur bleef.”
Naast vertraging zorgde het handmatige proces ook voor risico op zoekgeraakte facturen en onvolledige rapportages.
Voor Roompot Vakanties is vooral de betrouwbaarheid van de oplossing belangrijk. De software wordt al sinds 2006 gebruikt en ondersteunt dagelijks de verwerking van inkomende facturen over meerdere administraties.
“Onze administratie heeft in al die jaren nog nooit een dag stilgelegen door issues met de software.”
De oplossing
In 2006 werd Scan Sys geïmplementeerd bij Roompot Vakanties. Daarmee werd het oude proces van decentrale ontvangst, papieren controle en verzending per post vervangen door een digitale werkwijze.
Roompot gebruikt Scan Sys nog steeds dagelijks voor de verwerking van alle inkomende facturen. De factuurverwerking is opgesplitst over vier administraties: Nederlandse parken, Duitse parken, onroerend goed-BV’s en een recent toegevoegd bedrijf dat zich richt op de in- en verkoop van goederen.
Voor iedere administratie gebruikt Roompot een apart e-mailadres. Facturen komen via die mailboxen binnen en worden automatisch geïmporteerd in het juiste proces. Daardoor hoeft de administratie minder handmatig te sorteren en ontstaat er beter inzicht in openstaande facturen en crediteurenposities.
De digitale beschikbaarheid van facturen helpt ook bij vragen van leveranciers. Waar de administratie vroeger moest wachten tot papieren facturen binnenkwamen, zijn documenten nu sneller terug te vinden.
De resultaten
Meer grip op vier administraties
Roompot Vakanties verwerkt facturen over vier administraties. Door per administratie met aparte e-mailadressen te werken, komen facturen sneller in het juiste proces terecht.
Minder handmatige verwerking
De automatisering heeft handmatige taken sterk verminderd. Facturen hoeven niet meer decentraal te worden verzameld, voorzien van paraaf en grootboeknummer en per post naar de centrale administratie te worden gestuurd.
Beter overzicht in crediteurenpositie
Het centrale systeem geeft meer inzicht in openstaande schulden en een vollediger beeld van de crediteurenpositie. Daardoor heeft Roompot meer grip op de financiële administratie.
Betrouwbare verwerking sinds 2006
Roompot gebruikt de software al sinds 2006. Volgens Paula Oosdijk-Walraven heeft de administratie in al die jaren nog nooit een dag stilgelegen door issues met de software.
Paula Oosdijk-Walraven
Roompot Vakanties, Hoofd Financiële Administratie
Hoe centraliseert een vakantieparkorganisatie financiële controle over meerdere administraties?
Roompot Vakanties gebruikt Scan Sys om 76.000 facturen per jaar digitaal te verwerken over vier administraties. Voorheen kwamen facturen decentraal binnen bij de vakantieparken, waar ze werden gecontroleerd, voorzien van een paraaf en grootboeknummer en daarna per post naar de centrale administratie werden gestuurd.
Met Scan Sys komen facturen via aparte e-mailadressen per administratie automatisch in het juiste proces terecht. Daardoor heeft Roompot meer grip op openstaande facturen, crediteurenposities en vragen van leveranciers.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
