Roompot Vakanties is opgericht in 1965 en is sindsdien uitgegroeid van een klein familiebedrijf tot een toonaangevende aanbieder van vakantieparken in Nederland en Duitsland. Het bedrijf biedt een breed aanbod, van eenvoudige accommodaties tot luxe villa’s en bijzondere locaties, met zelfs rolstoelvriendelijke faciliteiten en zorgproducten voor gasten met specifieke zorgbehoeften.

De uitdaging

Door de jaren heen groeide Roompot snel, wat ook administratieve uitdagingen met zich meebracht. ‘Wij hadden al heel snel in de gaten dat er echt iets radicaal anders moest gaan gebeuren,’ vertelt Paula Oosdijk-Walraven, hoofd financiële administratie. Door de groei van het aantal vakantieparken en administraties nam het aantal inkomende facturen sterk toe, wat de werkdruk aanzienlijk vergrootte.

Oosdijk-Walraven beschrijft het proces vóór de implementatie van Scan Sys in 2006: ‘De facturen van leveranciers kwamen toen nog terecht bij de parken zelf (decentraal). Daar controleerden de medewerkers of de goederen waren ontvangen en werd de factuur voorzien van een paraaf en een grootboeknummer waarna deze een keer per week per post naar de centrale administratie werden verzonden.’ Deze werkwijze leidde vaak tot vertragingen en inefficiëntie, zoals Oosdijk-Walraven toelicht: ‘Dan kwamen de facturen soms twee weken later pas binnen en hadden ze op de administratie inmiddels al de leverancier aan de telefoon gehad die informeerde waar de betaling van zijn factuur bleef.’ De handmatige verwerking veroorzaakte soms zelfs verlies van facturen en onvolledige rapportages.

Het proces / de werkwijze

In 2006 werd Scan Sys geïmplementeerd. Dit maakte handmatige taken meteen overbodig en bood nauwkeurig inzicht in crediteurenbeheer.

Bij Roompot Vakanties wordt Scan Sys software nog steeds dagelijks ingezet voor de verwerking van alle inkomende facturen. Roompot heeft de factuurverwerking opgesplitst over vier administraties: Nederlandse parken, Duitse parken, onroerend goed-BV’s, en een recent toegevoegd bedrijf dat zich richt op in- en verkoop van goederen. Facturen komen binnen via een apart e-mailadres voor elke administratie en worden automatisch geïmporteerd.

What’s next?

Paula benadrukt na bijna 20 jaar gebruik van de software nog steeds de betrouwbaarheid van Scan Sys: ‘Onze administratie heeft in al die jaren nog nooit een dag stilgelegen door issues met de software.’ Dankzij deze stabiliteit blijft Roompot rekenen op een probleemloze administratie, zelfs met het hoge volume aan dagelijkse facturen. En met de verwachte uitbreiding, kunnen nieuwe administraties worden aangesloten en kan de organisatie blijven profiteren van de mogelijkheden die Scan Sys biedt.