HUB Footwear kiest voor digitale factuurverwerking en een efficiëntere administratie
HUB Footwear, een snelgroeiend Nederlands schoenenmerk, digitaliseerde de factuurverwerking om hun administratieve efficiëntie te verhogen. Met de integratie van ImageCapture en Reflecta XL-ENZ bespaart HUB Footwear nu aanzienlijk op tijd en kosten, waardoor het bedrijf hun paperless office doelstelling steeds dichter benadert.
HUB Footwear, opgericht in 2004 door Huub van Boeckel, is een internationaal opererend merk met focus op comfortabele en stijlvolle schoenen. Wat begon als een lokaal schoenenmerk groeide al snel uit tot een bekende naam in de modewereld, met distributie in meerdere Europese landen.
Naarmate het bedrijf groeide, nam ook het volume aan administratieve werkzaamheden aanzienlijk toe, wat leidde tot de behoefte aan een efficiëntere manier van factuurverwerking. In samenwerking met Scan Sys en ERP-leverancier Reflecta vond HUB Footwear de oplossing in ImageCapture, waarmee het bedrijf hun financiële administratie heeft weten te digitaliseren.
Facturen per jaar
Bespaarde werkdag per week
Jaren actief
De uitdaging
De snelle groei van HUB Footwear bracht een aanzienlijke stijging van het aantal inkoopfacturen met zich mee. Deze facturen moesten handmatig worden geprint, ingevoerd en geadministreerd, wat niet alleen tijdrovend was maar ook extra kosten en het risico op fouten met zich meebracht.
Marco Marzolla, Director of Finance & Operations bij HUB Footwear, zag het belang van het vereenvoudigen van deze processen. “Ik wist zeker dat ik kon besparen door de administratie efficiënter in te richten,” aldus Marzolla.
Met ImageCapture besparen we tijd en zijn er geen documenten meer die zoekraken. Alle gegevens zitten nu veilig in ons systeem, klaar voor direct gebruik.
Het proces / de werkwijze
Om de administratie te moderniseren en het handmatige werk te verminderen, koos HUB Footwear voor de integratie van ImageCapture met hun ERP-systeem, Reflecta XL-ENZ. Scan Sys, de integratiepartner van Reflecta, ondersteunde bij de implementatie en zorgde voor een soepele overgang naar de nieuwe werkwijze.
Deze digitale oplossing haalt facturen op uit aangewezen inboxen en verwerkt deze automatisch in Reflecta XL-ENZ, waarbij gebruik wordt gemaakt van de aanwezige data om de facturen te coderen en boekingen aan te maken. Na goedkeuring wordt het digitale document direct gekoppeld aan de juiste boeking, wat de administratieve processen versnelt en vereenvoudigt.
Het resultaat
Digitaal en automatisch
Inkoopfacturen worden nu volledig digitaal en automatisch verwerkt, wat zorgt voor snellere verwerking en minder fouten, en de financiële administratie flink efficiënter maakt.
Tijd- en kostenbesparing
HUB Footwear bespaart 0,4 FTE, ofwel een werkdag per week, door facturen niet meer handmatig te verwerken. Zo is er meer tijd voor strategische taken.
Centraal beheer
Alle facturen zijn digitaal beschikbaar, wat snel opzoeken, inzien en delen mogelijk maakt en de samenwerking verbetert.
Marco Marzolla
HUB Footwear, Director of Finance & Operations
What´s next?
Na het succes van de factuurverwerkingsoplossing onderzoekt HUB Footwear verdere digitalisering om ook andere administratieve processen te stroomlijnen.
Het doel is om uiteindelijk volledig papierloos te werken, zodat het bedrijf zich kan blijven richten op groei en innovatie in de schoenenbranche.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
