In-Lite Design optimaliseert factuurverwerking en fiattering

In-Lite Design, een vooraanstaand bedrijf in luxe buitenverlichting, heeft gekozen voor ImageCapture om de verwerking en goedkeuring van jaarlijks 3000-3500 facturen te automatiseren. Door de koppeling met SAP Business One heeft het bedrijf aanzienlijke efficiëntie- en tijdbesparingen gerealiseerd. Controller Coen Buschman deelt hoe deze digitalisering de werkdruk heeft verminderd en de financiële processen heeft geprofessionaliseerd.

Info aanvragen

Ga naar het verhaal 3

In-Lite Design, specialist in innovatieve buitenverlichting en leverancier in 17 landen, had te maken met tijdrovende en arbeidsintensieve factuurverwerking. Om deze processen te moderniseren en de werkdruk van het financiële team te verlichten, besloot In-Lite in 2021 om ImageCapture in te zetten, gekoppeld met SAP Business One. Controller Coen Buschman geeft inzicht in de soepele implementatie en de positieve impact op de organisatie.

Facturen per jaar

Bedieningslanden

FTE bespaard per week

De uitdaging

In-Lite’s traditionele factuurverwerkingsproces was tijdrovend en complex. Facturen werden handmatig geprint, gestempeld, en door verschillende afdelingen gestuurd voor goedkeuring. Dit zorgde voor vertragingen, foutgevoeligheid en frustratie binnen het team, omdat de doorlooptijd van facturen vaak onnodig lang was. De financiële administratie was dagelijks bezig met handmatige processen, waardoor strategischere taken bleven liggen.

Het neemt niet alleen de werkdruk weg bij de financiële administratie, het helpt ons als bedrijf om efficiënter en professioneler om te gaan met informatie.

Het proces / de werkwijze

In samenwerking met Scan Sys heeft In-Lite een pragmatische implementatie uitgevoerd om ImageCapture volledig te integreren met SAP Business One. Onder begeleiding van senior consultant Walter Prins werd het systeem snel ingericht volgens de standaardprocedures, met enkele op maat gemaakte aanpassingen. De rechtenstructuur werd bepaald en sjablonen werden geoptimaliseerd om de workflow zo soepel mogelijk te laten verlopen.

De grootste uitdaging was de aanpassing binnen de organisatie; medewerkers moesten wennen aan de digitale goedkeuringsworkflow en hun budgetverantwoordelijkheden. Dankzij een goed ingerichte training en een positieve inzet vanuit het management werd ImageCapture echter snel geaccepteerd. Nu verloopt de goedkeuring van facturen veel efficiënter en hebben budgethouders een helder inzicht in hun uitgaven.

Het resultaat

Versnelde en efficiëntere factuurverwerking

Facturen worden digitaal verwerkt en goedgekeurd. Handmatige stappen zijn vrijwel geëlimineerd, waardoor de werkdruk op het financiële team is verlaagd.

Duidelijke budgetverantwoordelijkheden

Door digitalisering zijn budgetverantwoordelijkheden helder afgebakend, waardoor medewerkers eenvoudig inzicht krijgen in budgetten.

Georganiseerde en toegankelijke informatie

ImageCapture biedt een centraal archief voor facturen en documenten, waardoor spreadsheets overbodig zijn en belangrijke informatie sneller beschikbaar is.

Coen Buschman

In-Lite Design, Controller

What's next?

In-Lite onderzoekt momenteel aanvullende functies van ImageCapture, zoals delegatiemogelijkheden voor goedkeuring tijdens vakanties en afwezigheden.

Dit zal de flexibiliteit en het gebruiksgemak van het systeem verder vergroten en de efficiëntie van het proces blijven verbeteren.

Gebruikte oplossingen

Factuurverwerking

Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.

Meer weten