Hoe Maja Stuwadoors factuurverwerking digitaliseert
Maja Stuwadoors stond voor een uitdaging: het inefficiënte en foutgevoelige proces van handmatige factuurverwerking. Dankzij de samenwerking met Scan Sys werd dit proces grondig geautomatiseerd, waardoor de organisatie nu soepel en betrouwbaar inzicht heeft in haar financiën.
Maja Stuwadoors is sinds 1972 actief in de havenwereld. Het familiebedrijf is gespecialiseerd in het laden en lossen van bulk- en stukgoederen en werkt vanuit de Amsterdamse havens voor onder andere kunstmestproducenten en voedingsbedrijven.
Met 35 medewerkers levert Maja flexibele en klantgerichte oplossingen in een operationele omgeving waar snelheid, overzicht en betrouwbaarheid belangrijk zijn. Ook op de financiële administratie speelt dat een grote rol. Facturen moeten niet alleen correct worden verwerkt, maar ook tijdig zichtbaar zijn in de administratie.
Vrachtbrieven per maand
Kantoren in 27 landen
Facturen per jaar
De uitdaging
Voor de komst van ImageCapture verliep de factuurverwerking bij Maja Stuwadoors omslachtig. Factuurgegevens werden eerst ingevoerd in M-Files voor de digitale fiatteringsworkflow en daarna opnieuw in Exact Globe voor de financiële administratie.
Dat dubbele proces kostte tijd en vergrootte de kans op fouten. Bovendien stonden facturen pas geregistreerd nadat ze waren goedgekeurd voor betaling. Daardoor had Maja niet altijd direct inzicht in actuele kosten en liquiditeit.
Maja had eerder een pilot gedaan met een andere scanoplossing, maar die ervaring viel tegen. Daardoor begon de organisatie kritisch aan het traject. Samen met Nathalie Dobber van de administratie stelde Henk Kuijt, verantwoordelijk voor Finance & Control, vooraf een uitgebreide lijst met vragen op.
Voor Maja was vooral het gebrek aan actueel inzicht een belangrijk knelpunt. Zolang facturen pas na goedkeuring zichtbaar werden in de administratie, was het lastig om altijd volledig zicht te houden op kosten en liquiditeit.
“Er was dus geen actuele inzage in de kosten en liquiditeit van de onderneming.”
De oplossing
Via partner Host Access Document Solutions kwam Maja Stuwadoors in contact met Scan Sys. Tijdens een remote demo werd duidelijk hoe ImageCapture kon aansluiten op de bestaande werkwijze met Exact Globe en M-Files.
“Opvallend was dat we, na een remote demo van ongeveer een uur, geen enkele vraag meer over hadden. Alles wat we zochten zat in deze oplossing en was tijdens de demo al aan bod gekomen.”
Na de demo bezocht Maja met de gebruikers het kantoor van Scan Sys om de software verder door te nemen. Daar konden medewerkers hun vragen stellen en zelf ervaren hoe de oplossing werkte. Dat hielp om vertrouwen te krijgen in de nieuwe werkwijze.
De implementatie verliep daarna snel. Een consultant van Scan Sys begeleidde de medewerkers tijdens een testsessie met enkele facturen. Dat gaf voldoende vertrouwen om direct live te gaan.
In de nieuwe werkwijze worden facturen gescand of automatisch geïmporteerd vanuit de e-mail. ImageCapture leest de factuurgegevens uit, koppelt de factuur aan de juiste crediteur in Exact Globe en maakt automatisch een boekingsvoorstel aan. Zodra de factuur in Exact Globe staat, start de fiatteringsworkflow in M-Files.
Daarmee vormt ImageCapture de schakel tussen de financiële administratie in Exact Globe en de digitale fiattering in M-Files.
De resultaten
Facturen worden dezelfde dag verwerkt
Facturen die binnenkomen, worden nu dezelfde dag verwerkt. Daardoor beschikt Maja sneller over actuele kosteninformatie en blijft de administratie beter bij.“Dat ging eigenlijk vanaf het begin al gelijk goed. Nu komen er iedere dag facturen binnen die dezelfde dag nog worden verwerkt. Mijn kostenoverzichten zijn daarom altijd volledig en het proces verloopt vele malen sneller.”
Minder dubbel invoeren
Doordat ImageCapture factuurgegevens uitleest en koppelt aan Exact Globe, hoeft de administratie gegevens niet meer dubbel in te voeren. Dat vermindert handmatig werk en verkleint de kans op fouten.
Directer inzicht in kosten en liquiditeit
Facturen zijn eerder zichtbaar in het proces. Daardoor heeft Maja beter zicht op lopende kosten en liquiditeit, nog voordat facturen volledig zijn afgehandeld.“Niet alleen verloopt het proces nu dus volledig automatisch, er is ook direct inzage in de kosten, zonder het risico dat er facturen ongezien betaald worden.”
Betere aansluiting tussen Exact Globe en M-Files
ImageCapture verbindt de financiële boeking in Exact Globe met de fiatteringsworkflow in M-Files. Daardoor sluit het proces beter op elkaar aan en ontstaat er meer grip op de volledige factuurstroom.Voor Maja Stuwadoors betekent dat vooral: minder handmatig werk, minder dubbel invoeren en meer controle over de financiële administratie.
,
Hoe digitaliseert een havenbedrijf factuurverwerking met Exact Globe en M-Files?
Maja Stuwadoors gebruikt ImageCapture om meer dan 3.000 inkoopfacturen per jaar digitaal te verwerken. Facturen worden gescand of geïmporteerd vanuit e-mail, waarna ImageCapture de gegevens uitleest, koppelt aan de juiste crediteur in Exact Globe en een boekingsvoorstel maakt. Daarna start de fiatteringsworkflow in M-Files.
Voorheen werden factuurgegevens dubbel ingevoerd, waardoor Maja minder actueel inzicht had in kosten en liquiditeit. Met ImageCapture worden facturen sneller verwerkt en heeft de administratie directer zicht op lopende kosten.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
