Documentverwerking bij Mulder Montage met projectkoppeling
Documentverwerking bij Mulder Montage is met Scan Sys digitaal ingericht rondom projecten. Jaarlijks verwerkt de organisatie ruim 4.000 facturen, waarbij documenten automatisch aan projecten in Exact worden gekoppeld. Daardoor kunnen projectmanagers facturen ook onderweg of in het buitenland inzien en goedkeuren, met minder zoekwerk en meer grip op projectkosten.
Mulder Montage is al meer dan vijftig jaar actief in de montage en het onderhoud van roltrappen en rolpaden. Wat begon als een transportbedrijf in de jaren zeventig, groeide uit tot een allround dienstverlener en marktleider in de installatie van roltrappen en rolpaden.
Naast installatie ontwikkelt Mulder Montage ook innovatieve producten, zoals detectiesystemen, LED-verlichting en veiligheidsoplossingen voor roltrappen.
Jaarlijks voert het bedrijf honderden installaties uit, niet alleen in Nederland maar door heel West-Europa. Denk aan projecten die bij veel mensen bekend zijn, zoals de Noord/Zuidlijn in Amsterdam en de London Underground.
Aantal facturen
Jaren actief
Gebruikt Scan Sys sinds
De uitdaging
Door de groei van Mulder Montage werden de administratieve processen steeds complexer. Met jaarlijks tussen de 4.000 en 5.000 facturen werd het handmatige goedkeuringsproces onoverzichtelijk en tijdrovend.
Sjoerd Verweij, in de bron genoemd als Financial Controller bij Mulder Montage, beschrijft het oude proces als volgt:
“Onze mensen zijn veel onderweg, ook de medewerkers die bij ons facturen moeten goedkeuren. Dan bleef zo’n factuur liggen op het bureau en konden wij gaan zoeken.”
Vooral omdat veel facturen gekoppeld waren aan specifieke projecten in binnen- en buitenland, zorgde dat voor vertraging en frustratie. Facturen konden blijven liggen, zoekraken of niet direct beschikbaar zijn wanneer de administratie vragen kreeg van leveranciers.
Ook het papieren archief werd steeds groter. Daardoor werd het steeds lastiger om facturen snel terug te vinden en om direct antwoord te geven op vragen over de status van een factuur.
Voor Mulder Montage ging de keuze voor Scan Sys dus niet alleen over software. Het vertrouwen in de samenwerking speelde ook een duidelijke rol. De organisatie zocht een oplossing die het proces zou versnellen, maar ook betrouwbaar en overzichtelijk genoeg was voor een projectgestuurde werkomgeving.
“Belangrijk in dit selectieproces waren niet alleen de prijs en de functionaliteit van de software maar ook het positieve gevoel dat ontstond tussen beide partijen.”
De oplossing
Op aanbeveling van Duncker & Munnikhuis koos Mulder Montage voor de software van Scan Sys.
Verweij licht de keuze toe:
“Belangrijk in dit selectieproces waren niet alleen de prijs en de functionaliteit van de software maar ook het positieve gevoel dat ontstond naar aanleiding van een aantal ontmoetingen tussen beide partijen.”
Met de software van Scan Sys kan Mulder Montage facturen geautomatiseerd verwerken en direct koppelen aan de betreffende projecten. De software leest automatisch projectnummers op facturen uit en koppelt deze aan de juiste projecten in Exact.
De implementatie verliep volgens het bronverhaal vlekkeloos. Binnen drie weken was het systeem operationeel.
Het fiatteringsproces verloopt nu digitaal via Scan Sys. Daardoor hoeven facturen niet meer fysiek op een bureau te blijven liggen totdat iemand terug is op kantoor. Projectmanagers kunnen ook onderweg of in het buitenland inloggen om facturen te bekijken en goed te keuren.
Verweij benoemt dat als belangrijk voordeel:
“Een groot voordeel is dat onze projectmanagers ook als ze in het buitenland zijn, kunnen inloggen om de facturen in te zien.”
De resultaten
Efficiënter goedkeuringsproces
Het digitale fiatteringsproces maakt het goedkeuren van facturen sneller en eenvoudiger. Medewerkers hoeven niet meer fysiek aanwezig te zijn op kantoor om facturen te bekijken of goed te keuren.
Inzicht per project
Doordat projectnummers automatisch worden uitgelezen en facturen aan projecten in Exact worden gekoppeld, krijgt Mulder Montage beter inzicht in kosten per project. Dat helpt bij een nauwkeurigere projectadministratie.
Minder zoekgeraakte facturen
Door de digitalisering is het risico op verloren facturen kleiner geworden. Facturen zijn digitaal beschikbaar en de administratie kan beter volgen waar een factuur zich in het proces bevindt.
Snellere communicatie met leveranciers
Wanneer leveranciers vragen naar de status van hun factuur, kan de administratie sneller zien waar de factuur staat. Daardoor wordt het eenvoudiger om vragen direct en betrouwbaar te beantwoorden.
Goedkeuren vanaf locatie
Omdat projectmanagers ook onderweg of in het buitenland kunnen inloggen, sluit het goedkeuringsproces beter aan op de praktijk van Mulder Montage. Dat is belangrijk voor een organisatie die veel projectmatig werkt en actief is in binnen- en buitenland.
Sjoerd Verweij
Mulder Montage, Financial Controller
Hoe krijgen projectmanagers digitaal inzicht en goedkeuring op facturen, ook onderweg?
Mulder Montage gebruikt Scan Sys om factuurverwerking digitaal te organiseren rond projecten. De software leest projectnummers op facturen uit en koppelt deze aan de juiste projecten in Exact. Daardoor ontstaat meer inzicht in kosten per project. Het fiatteringsproces verloopt digitaal, zodat projectmanagers facturen ook onderweg of in het buitenland kunnen inzien en goedkeuren. Voor Mulder Montage betekent dit minder zoekwerk, minder risico op verloren facturen en sneller antwoord op vragen van leveranciers.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
