Mulder Montage kiest voor efficiëntere factuurverwerking
Mulder Montage, marktleider op het gebied van roltrappen en rolpaden, kampte jarenlang met een inefficiënte, handmatige factuurverwerking die leidde tot vertragingen en verloren facturen. Met duizenden facturen per jaar werd het een tijdrovend proces dat de organisatie steeds meer hinderde. De oplossing voor deze uitdaging werd gevonden in de samenwerking met Scan Sys, waardoor Mulder Montage haar facturen geautomatiseerd kan verwerken en meer overzicht heeft op projectniveau.
Mulder Montage is al meer dan vijftig jaar een toonaangevende naam in de montage en het onderhoud van roltrappen en -paden. Wat begon als een transportbedrijf in de jaren zeventig, groeide uit tot een allround dienstverlener en marktleider in de installatie van roltrappen en rolpaden. Naast installatie is het bedrijf actief in de ontwikkeling van innovatieve producten, zoals detectiesystemen, LED-verlichting en veiligheidsoplossingen voor roltrappen. Jaarlijks voert Mulder Montage honderden installaties uit, niet alleen in Nederland maar door heel West-Europa, met projecten die bekend zijn bij het grote publiek, zoals de Noord/Zuidlijn in Amsterdam en de London Underground.
Aantal facturen
Jaren actief
Medewerkers
De uitdaging
De explosieve groei van Mulder Montage leidde tot steeds complexere administratieve processen. Met jaarlijks tussen de 4.000 en 5.000 facturen werd het handmatige goedkeuringsproces steeds onoverzichtelijker en tijdrovender. Sjoerd Verweij, Financial Controller, legt uit: ‘Onze mensen zijn veel onderweg, ook de medewerkers die bij ons facturen moeten goedkeuren. Dan bleef zo’n factuur liggen op het bureau en konden wij gaan zoeken.’ Dit gebrek aan efficiëntie zorgde voor verloren facturen en frustratie onder medewerkers, vooral omdat veel facturen noodzakelijk waren voor specifieke projecten in binnen- en buitenland.
Het papieren archief werd bovendien steeds groter, wat het terugvinden van facturen moeilijk maakte. ‘Als leveranciers belden om te informeren naar de status van hun factuur, kon de administratie deze vragen niet altijd direct beantwoorden.’ Mulder Montage had behoefte aan een digitaliseringsoplossing die niet alleen het proces zou versnellen, maar ook de betrouwbaarheid en overzichtelijkheid van hun administratie kon verhogen.
Belangrijk in dit selectieproces waren niet alleen de prijs en de functionaliteit van de software maar ook het positieve gevoel dat ontstond tussen beide partijen.
Het proces/de werkwijze
Op aanbeveling van Duncker & Munnikhuis koos Mulder Montage voor de software van Scan Sys. ‘Belangrijk in dit selectieproces waren niet alleen de prijs en de functionaliteit van de software maar ook het positieve gevoel dat ontstond naar aanleiding van een aantal ontmoetingen tussen beide partijen,’ legt Verweij uit. Met de software van Scan Sys, kon Mulder Montage haar facturen geautomatiseerd verwerken en direct te koppelen aan de betreffende projecten.
Dankzij de nauwe samenwerking tussen Scan Sys en Mulder verliep de implementatie vlekkeloos en was het systeem binnen drie weken operationeel. De software leest automatisch projectnummers op facturen uit en koppelt deze direct aan de bijbehorende projecten in Exact.
Het fiatteringsproces verloopt nu volledig digitaal via Scan Sys waardoor projectmanagers ook onderweg, of in het buitenland, hun goedkeuring kunnen geven. ‘Een groot voordeel is dat onze projectmanagers ook als ze in het buitenland zijn, kunnen inloggen om de facturen in te zien,’ vertelt Verweij. Dit zorgde voor een aanzienlijke versnelling van het proces en meer controle over het goedkeuringsproces.
Het resultaat
Efficiënter goedkeuringsproces
Het digitale fiatteringsproces maakt het goedkeuren van facturen sneller en eenvoudiger, zelfs als medewerkers onderweg zijn.
Overzicht per project
Dankzij de automatische koppeling tussen projectnummers en facturen is het nu mogelijk om de kosten per project direct in te zien, wat bijdraagt aan een nauwkeurigere projectadministratie.
Betere documentcontrole
Door digitalisering is het risico op verloren facturen geminimaliseerd, en zijn goedkeuringsstatussen inzichtelijk voor de gehele administratie.
Snellere communicatie
Leveranciers kunnen sneller informatie krijgen over de status van hun facturen, aangezien de administratie nu direct kan inzien waar een factuur zich in het proces bevindt.
Sjoerd Verweij
Mulder Montage, Financial Controller
What’s next?
Met een verdere uitbreiding van de samenwerking met Scan Sys zou Mulder Montage mogelijk niet alleen haar efficiëntie en controle kunnen versterken, maar ook haar capaciteit om aan de specifieke eisen van internationale projecten te voldoen. Dit toekomstbeeld is een logisch vervolg van het voortzetten van deze positieve lijn.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
