Plukon Food Group heeft volledige controle over 150.000 facturen per jaar
Plukon Food Group, een van Europa’s grootste leveranciers van pluimveevlees en kant-en-klaarmaaltijden, heeft haar factuurverwerking compleet geoptimaliseerd door ImageCapture te koppelen aan Exact Globe en CSB ERP. Door de invoering van een digitaal, geautomatiseerd proces verwerkt Plukon nu jaarlijks 150.000 facturen met volledige controle, traceerbaarheid, en aanzienlijke tijdbesparing – een strategische stap die het bedrijf wendbaar en toekomstbestendig maakt.
Met een indrukwekkende schaal van 27 vestigingen, 6.500 medewerkers en een jaarlijkse verwerking van 200 miljoen kilo duurzame pluimveevlees, loopt Plukon Food Group voorop in de Europese voedingsindustrie. Plukon levert dagelijks aan grote retailpartners in heel Europa en vertaalt veranderende consumentenwensen continu naar vernieuwende producten en concepten.
Om hun ambitieuze doelstellingen te ondersteunen, startte Plukon in 2018 een grootschalig digitaliseringsproject voor hun factuurverwerking. Dit project begon met een pilot bij hun Belgische vestiging en breidde zich al snel uit naar alle zes landen waarin Plukon actief is.
Philip Faes, CFO Belgium / France / Spain bij Plukon, vertelt hoe ImageCapture niet alleen de factuurverwerking volledig digitaal maakte, maar ook een consistent, transparant en efficiënt proces creëerde dat aansluit bij Plukon’s visie op innovatie en groei.
Jaarlijkse facturen
Vestigingen
ERP-systemen
De uitdaging
Met een netwerk van vestigingen in zes landen en complexe facturatie-eisen van toonaangevende food partners, ondervond Plukon dat handmatige factuurverwerking inefficiënt en foutgevoelig was. Het oude proces zorgde voor onoverzichtelijkheid en was tijdrovend, wat leidde tot knelpunten in de factuurverwerking, vooral bij de administratie van grote klanten met specifieke facturatie-eisen. Bovendien bracht het papieren proces beperkingen mee voor internationale samenwerking en digitale toegankelijkheid.
Plukon besefte dat een digitaal, geautomatiseerd systeem noodzakelijk was om de kosten onder controle te houden, facturen tijdig te verwerken en real-time inzicht te hebben in de facturenstatus. Zo kwam het bedrijf in 2018 uit bij Scan Sys en startte een pilot met ImageCapture.
Dankzij ImageCapture kunnen we onze facturen digitaal en direct beheren. We hebben overal en altijd toegang tot de status en details, wat voor een organisatie als de onze onmisbaar is.
Het proces / de werkwijze
Plukon werkte nauw samen met Scan Sys en AB Software voor de implementatie van ImageCapture, met een focus op naadloze integratie met Exact Globe en de CSB ERP-module voor inkoopbeheer. De workflow begon in de Belgische vestiging en breidde uit naar alle andere landen waar Plukon actief is, inclusief een koppeling met het CSB ERP-systeem op het hoofdkantoor.
De digitalisering ging verder dan alleen het scannen en goedkeuren van facturen; de nieuwe workflow beslaat het gehele inkoopproces, van bestellingen tot goederenontvangst en factuurgoedkeuring. Alle inkoopfacturen worden nu in Exact Globe verwerkt en de volledige workflow is geïntegreerd met het CSB-systeem, wat Plukon volledig inzicht geeft in zowel de status van elke factuur als in de goedkeuringsprocessen.
Bij de implementatie was het belangrijk dat Plukon zoveel mogelijk onafhankelijk kon opereren. Scan Sys zorgde voor de initiële koppeling met Exact, waarna Plukon’s eigen IT-afdeling verantwoordelijk werd voor de inrichting van de workflows en het trainen van gebruikers. Dankzij de intuïtieve interface en gebruiksvriendelijke inrichting van ImageCapture kon Plukon de volledige workflow zelfstandig beheren en aanpassen, wat de afhankelijkheid van externe ondersteuning verminderde.
Het resultaat
Digitale, foutloze factuurverwerking en controle
De invoering van ImageCapture heeft Plukon in staat gesteld om inkoopfacturen snel en foutloos te verwerken. Alle inkoopfacturen worden automatisch herkend en verwerkt, volledig geïntegreerd in Exact Globe en het CSB ERP-systeem. Dit biedt Plukon een gebruiksvriendelijke, uniforme workflow die de administratieve belasting vermindert en de nauwkeurigheid verhoogt.
Efficiëntie en tijdsbesparing
Dankzij ImageCapture worden facturen automatisch ingelezen en gesorteerd, en kunnen ze direct in Exact Globe worden verwerkt. Dit versnelt de maandafsluiting en zorgt voor directe toegang tot digitale archieven. Elke gebruiker heeft eenvoudig toegang tot zijn eigen digitale archief, en bij controles of factuurvragen is de status van facturen direct inzichtelijk.
Philip Faes
Plukon Food Group, CFO Belgium / France / Spain
What’s next?
Nu ImageCapture succesvol op alle vestigingen is uitgerold, onderzoekt Plukon de mogelijkheden voor verdere digitalisering en procesverbetering in andere bedrijfsgebieden, zoals verkoop- en transportdocumentatie. Het bedrijf verwacht dat aanvullende automatisering de efficiëntie nog verder zal verhogen, en kijkt uit naar een doorlopende samenwerking met Scan Sys om haar doelstellingen op het gebied van innovatieve en duurzame bedrijfsvoering te realiseren.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
