Rovanda ging van 3 uur invoer naar 20 minuten controle
Rovanda, een groothandelsbedrijf in industriële benodigdheden, optimaliseerde hun factuurverwerkingsproces met ImageCapture gekoppeld aan het ERP-systeem Prodin. Het resultaat: aanzienlijke tijdbesparing, verbeterde controle en een volledige audit trail, wat vooral tijdens accountantscontroles veel voordelen biedt.
Rovanda, met locaties in Papendrecht, Groot-Ammers en Arkel, levert een breed scala aan industriële artikelen. Met meer dan een miljoen verschillende producten, waaronder gereedschappen, machines, bedrijfskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen, ondersteunt het bedrijf dagelijks vele bedrijven met hun operationele behoeften. Naast verkoop biedt Rovanda ook reparaties en certificeringsdiensten aan volgens de Arbo-wetgeving, VCA-certificering en verzekeringsnormen.
Door de groei van het bedrijf steeg ook het aantal inkomende facturen tot ongeveer 100-130 per dag, wat neerkomt op jaarlijks 25.000 facturen. De noodzaak voor een snellere en meer gestructureerde verwerking was groot. Daarom koos Rovanda ervoor om met de ImageCapture-software in combinatie met Prodin hun factuurverwerking te automatiseren. Leo Opmeer, verantwoordelijk voor boekhouding en HR, vertelt over deze transformatie.
Facturen per jaar
ImageCapture gebruikers
Facturen per dag
De uitdaging
Voor de implementatie van ImageCapture werd elke binnenkomende factuur handmatig verwerkt. Dit proces bestond uit het printen, stempelen, toewijzen van boeknummers en rondsturen van papieren facturen voor goedkeuring. Dit kostte veel tijd en veroorzaakte vaak vertragingen, met name wanneer facturen moesten worden goedgekeurd door verschillende afdelingen.
Daarnaast verliep de communicatie over factuurvragen via e-mail of papieren documentatie, wat inefficiënt en soms onoverzichtelijk was. De uitdaging voor Rovanda was om dit proces te stroomlijnen en te digitaliseren zonder de dagelijkse operationele gang van zaken te verstoren.
Nu zijn we met het controleren nog maar 20 minuten per dag bezig. Alles gaat nu zoveel sneller.
Het proces / de werkwijze
Rovanda werd in 2020 door hun Prodin-contactpersoon geattendeerd op de mogelijkheden van ImageCapture. Na enkele gesprekken besloot Rovanda in samenwerking met Scan Sys de software te implementeren. De implementatie werd geleid door Michel van Scan Sys en verliep volgens Leo Opmeer soepel, met speciale aandacht voor de behoeften van Rovanda, zoals aparte mailboxes voor elke vestiging. Dit maakte het mogelijk om facturen direct in de juiste vestigingsadministratie te boeken.
ImageCapture werd eerst uitgebreid getest in de testadministratie, waarna de livegang in januari 2021 zonder problemen verliep. Met de nieuwe software kunnen de inkoopfacturen automatisch worden klaargezet, geboekt en gecontroleerd, wat zorgt voor een geautomatiseerd en soepel proces dat dagelijkse tijd bespaart.
Het resultaat
Tijdbesparing en efficiëntie
Rovanda bespaart dagelijks 2 tot 3 uur op het handmatige invoeren en controleren van facturen. Medewerkers besteden nu slechts 20 minuten per dag aan het verifiëren van gegevens.
Soepele goedkeuring
De digitale fiattering in ImageCapture zorgt ervoor dat facturen door relevante afdelingen eenvoudig en op eigen momenten kunnen worden gecontroleerd. Het systeem stuurt indien nodig een automatische herinnering, wat het goedkeuringsproces versnelt en voorkomt dat de administratie medewerkers op ongelegen momenten hoeft te benaderen.
Audit trail en transparantie
Het volledige proces van factuur tot goedkeuring is nu digitaal gedocumenteerd en volledig transparant. Volledig inzichtelijk door de uitgebreide audit trail informatie.
Leo Opmeer
Rovanda, Hoofd Financiën
What’s next?
Rovanda overweegt om ook andere administratieve processen verder te digitaliseren met behulp van ImageCapture. Verdere optimalisatie van workflows voor andere soorten documentverwerking staat op de planning, zodat het bedrijf nog meer efficiëntiewinst kan behalen.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
