BOZ Group is een innovatieve speler in de metaalbewerkingsindustrie. Opgericht in 1999 en gevestigd in Bergen op Zoom, richt het bedrijf zich op het volledig in-huis beheren van industriële plaatbewerking, van engineering tot poedercoating, assemblage en laserlassen. Met hun technologische focus en jarenlange expertise bedienen ze diverse branches, waaronder de medische, voedingsmiddelen-, en hightech industrie.

De uitdaging

BOZ Group liep tegen de grenzen van hun papieren administratie en verouderde ERP-systeem aan, wat leidde tot inefficiënties in het factuur- en documentverwerkingsproces. Het fysieke goedkeuringsproces voor facturen was traag en onoverzichtelijk, vooral tijdens vakantieperiodes, en resulteerde in vertraagde betalingen en gebrekkig inzicht in de kosten. ‘Voorheen hadden wij een volledig papieren proces waarbij facturen werden gestempeld en via postmappen door de organisatie werden verstuurd om vervolgens handmatig te worden goedgekeurd’, vertelt Peter Quist, Financial Manager bij BOZ Group. ‘De vakantieperiode was in dat opzicht een ramp omdat er bij terugkomst soms wel 300 facturen lagen te wachten om verwerkt te worden.’

Met de wens om een papierloze fabriek te worden, wilde BOZ Group hun processen naar een hoger niveau tillen door de overstap te maken naar een efficiënte en digitale oplossing. Hierin stond Scan Sys centraal.

Het proces / de werkwijze

De implementatie van Scan Sys en ImageCapture-software verliep voorspoedig en werd binnen een maand voltooid dankzij de nauwe samenwerking tussen de consultants van Scan Sys en de ERP-leverancier Ridder iQ. ‘Mede dankzij de geweldige inzet van onze consultant van Scan Sys is dit ook gelukt’, aldus Peter Quist. ‘Je kon merken dat de consultant beide applicaties goed kende en precies wist waar hij het over had. Dat voegde veel waarde toe tijdens de uitrol van het project.’

BOZ Group heeft nu een gestroomlijnd systeem waarbij facturen en documenten automatisch gekoppeld en goedgekeurd worden in het ERP-systeem. Dit neemt veel administratieve lasten weg en zorgt voor meer overzicht. Digitalisatie van documenten, zoals pakbonnen, werkbonnen en klachtenformulieren, gebeurt nu snel en effectief, waardoor alle documentstromen overzichtelijk in de workflow van Ridder iQ zijn geïntegreerd. ‘Wij vinden het belangrijk dat de inkoopfactuur volledig matcht met onze bestelling’, legt Quist uit. ‘Wanneer er een verschil is tussen de inkoop en de factuur, dan wordt dit in de software direct herkend en wordt er een medewerker gekoppeld aan de factuur die deze eerst moet accorderen.’

De voordelen van software reiken verder dan alleen factuurverwerking; ook pakbonnen en werkbonnen worden eenvoudig gekoppeld. Quist legt uit: ‘Voor ons is het een echte meerwaarde dat ook deze documenten verwerkt kunnen worden met de software. Bijvoorbeeld onze pakbonnen; wanneer wij een binnen-boeking hebben aangemaakt van de ontvangen goederen, wordt er automatisch een barcode gegenereerd die we op de pakbon plakken.’

What's next?

Het ziet er naar uit dat BOZ Group zich steeds verder wil ontwikkelen in de richting van een volledig digitale, papierloze werkomgeving, waarbij ze streven naar hogere efficiëntie en transparantie in al hun processen. In dit traject is Scan Sys meer dan een leverancier, maar een strategische partner die met BOZ Group meegroeit.

Door de flexibele inzet van onze oplossingen blijft Scan Sys in staat om in te spelen op de veranderende behoeften en uitbreidingsplannen van BOZ Group. Dit partnerschap, gebouwd op wederzijds vertrouwen en bewezen resultaten, biedt BOZ Group de zekerheid dat ze kunnen blijven innoveren met de steun van Scan Sys, waardoor ze een toekomstbestendige organisatie kunnen blijven.