That’s Lease bespaart 5 uur per week met geautomatiseerde factuurverwerking
That’s Lease, een innovatieve autoleasemaatschappij, koos voor ImageCapture om de factuurverwerking te automatiseren, gekoppeld aan hun ERP-systeem CarWise. De nieuwe oplossing heeft de tijd die medewerkers besteden aan handmatige factuurinvoer drastisch verkort, en biedt een robuustere en minder foutgevoelige workflow.
That’s Lease, opgericht in 2011 en gevestigd in de bollenstreek, biedt leaseoplossingen voor personen- en bedrijfsauto’s door heel Nederland. Met meer dan 1,950 leasecontracten voor innovatieve mkb-klanten, staat That’s Lease bekend om hun snelle en flexibele service.
In lijn met hun innovatieve karakter, heeft het bedrijf ImageCapture geïmplementeerd om de factuurverwerking te digitaliseren en te integreren met hun ERP-systeem CarWise. Financieel directeur Herman Brinkman en administratief medewerker Mariska Haan delen hun ervaringen over hoe de oplossing van Scan Sys hun administratieve processen heeft getransformeerd.
Facturen per jaar
Besparing uren per week
Jaren actief
De uitdaging
Met een jaarlijkse toename in het aantal leasecontracten groeide ook de administratieve last voor That’s Lease. Mariska Haan, die vier dagen per week de facturen verwerkt, merkte dat de hoeveelheid werk nauwelijks nog te behappen was met de bestaande handmatige invoermethodes.
Facturen moesten handmatig worden overgenomen en in het systeem CarWise worden ingevoerd, wat foutgevoelig was en veel tijd kostte. Het was tijd voor een efficiëntere oplossing die tijd zou besparen en fouten zou verminderen.
Het proces van demo tot ingebruikname verliep snel en soepel, veel makkelijker dan andere ICT-projecten.
Het proces / de werkwijze
That’s Lease nam contact op met Scan Sys en ontving eerst een algemene demo van ImageCapture, gevolgd door een gepersonaliseerde demo voor hun specifieke CarWise-omgeving. ImageCapture kon de facturen automatisch uitlezen uit de facturenmailbox, de gegevens inlezen en direct zichtbaar maken in CarWise. Dit bleek de perfecte oplossing voor That’s Lease, dat binnen korte tijd aan de slag kon dankzij de vlotte implementatie door Scan Sys.
CarWise bood al digitale goedkeuring, waardoor That’s Lease de transitie naar ImageCapture probleemloos kon maken. De administratieve workflow is nu niet alleen sneller, maar biedt ook de mogelijkheid om toekomstige integraties te verkennen voor nog verdere procesverbeteringen.
Het resultaat
Drastische tijdbesparing
Voorheen kostte het invoeren van facturen gemiddeld zeven uur per week. Met ImageCapture is deze tijd gereduceerd tot slechts twee uur per week.
Minder fouten, meer rust
De automatische herkenning van factuurgegevens in ImageCapture zorgt ervoor dat de gegevens consistent en accuraat worden overgenomen.
Verbeterde inzicht en workflow
Alle facturen zijn realtime inzichtelijk, met volledig ingevulde velden. Dit zorgt voor transparantie en een gestroomlijnde goedkeuringsprocedure.
Herman Brinkman
That's Lease, Financieel directeur
What's next?
That’s Lease kijkt naar de mogelijkheden om aanvullende bedrijfsprocessen met ImageCapture te digitaliseren, zoals de verwerking van CJIB-documenten en andere inkomende documenten. Deze innovaties zouden hen in staat stellen hun service- en factuurverwerkingsprocessen verder te optimaliseren en automatiseren.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
