TMC Wonen verhoogt efficiency met geautomatiseerde factuurverwerking
TMC Wonen, specialist in interieurconcepten, koos in 2019 voor ImageCapture in combinatie met iONE ERP om de factuurverwerking te digitaliseren. Met meer dan 16.000 facturen per jaar automatiseerde TMC hun administratie, wat leidde tot meer efficiëntie, minder papierwerk en betere controle over facturen en goedkeuringsprocessen.
TMC Wonen en TMC Project bieden totaalconcepten voor interieurinrichting aan particulieren en bedrijven. Van kleuradvies tot volledige sleuteloverdracht, TMC ontzorgt klanten volledig. Met hun roots in Zeeland en Bergen op Zoom is TMC zowel regionaal als landelijk een begrip.
In 2019 besloot TMC Wonen om hun administratieve processen te moderniseren. Jewannes Witte, verantwoordelijk voor marketing, systeembeheer en financiën, deelt hoe de overstap naar ImageCapture hun factuurverwerking revolutioneerde en een einde maakte aan tijdrovende handmatige werkzaamheden.
Jaren actief
Facturen per jaar
Vestigingen
De uitdaging
Voorheen was het verwerken van facturen een arbeidsintensief en inefficiënt proces bij TMC Wonen. Facturen werden uitgeprint, handmatig verwerkt en gearchiveerd in fysieke mappen. Door de tijdrovende aard van dit proces ontstonden regelmatig achterstanden, met stapels facturen die wachtten op goedkeuring.
Het vertrek van een administratief medewerker eind 2018 bracht de vraag naar efficiëntie op scherp. Een oplossing om het proces te automatiseren werd noodzakelijk.
Van een situatie met steeds groeiende stapels facturen, kunnen we de hoeveelheid werk nu met een kleiner team goed aan.
Het proces / de werkwijze
De implementatie van ImageCapture verliep uitzonderlijk soepel. Dankzij de bestaande koppeling met iONE ERP kon consultant Walter Prins van Scan Sys binnen twee tot drie dagen de volledige inrichting afronden. Dit omvatte het opzetten van workflows en het afstemmen van de automatisering op de specifieke behoeften van TMC Wonen. “Walter regelde het technische stuk met Colijn IT, terwijl ik me alleen hoefde te richten op de inrichting van de workflows,” legt Jewannes uit.
De digitalisering heeft ervoor gezorgd dat facturen direct in een efficiënte workflow worden verwerkt. Het systeem houdt automatisch bij waar een factuur zich bevindt in het goedkeuringsproces en stuurt indien nodig een herinnering naar de verantwoordelijke medewerker. Hierdoor is er niet alleen meer grip op het proces, maar kunnen collega’s zelf bepalen wanneer ze goedkeuring geven, zonder fysieke documenten heen en weer te sturen.
Het resultaat
Digitale administratie en archivering
Het gehele archief is nu digitaal, wat betekent dat alle documenten binnen enkele seconden terug te vinden zijn. “We kunnen nu zoeken op leverancier, jaar of factuurnummer. Het verschil met onze oude werkwijze is enorm.”
Verbeterde efficiëntie en controle
De digitalisering heeft de werkdruk op de administratie drastisch verminderd. Waar voorheen een medewerker fulltime bezig was met factuurverwerking, kan hetzelfde werk nu met een kleiner team worden gedaan.
Inzicht voor collega’s en accountants
Dankzij de logboeken in ImageCapture is het goedkeuringsproces volledig transparant. Dit is niet alleen handig voor interne controle, maar wordt ook gewaardeerd door accountants. “Onze accountant is blij met het systeem omdat het inzicht biedt in het hele goedkeuringsproces,” aldus Jewannes.
Jewannes Witte
TMC Wonen, Mede-eigenaar
What's next?
TMC Wonen streeft naar verdere optimalisatie van hun digitale workflows en onderzoekt manieren om ook andere administratieve processen te automatiseren. “Elk jaar hebben we even contact met Walter om te bespreken of alles nog naar wens functioneert en of er nieuwe mogelijkheden zijn,” vertelt Jewannes.
Dit doorlopende contact met Scan Sys biedt hen de kans om nieuwe innovaties te verkennen en implementaties te finetunen, zodat hun systemen altijd up-to-date blijven.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
