Administratieve automatisering bij Van Aalst Group
Administratieve automatisering bij Van Aalst Group helpt het internationale familiebedrijf om de factuurverwerking professioneler en inzichtelijker in te richten. Met Scan Sys en AFAS worden facturen efficiënter verwerkt, uitzonderingen digitaal goedgekeurd en handmatige administratieve handelingen teruggedrongen.
Van Aalst Group B.V. is een familiebedrijf dat gespecialiseerd is in het laden en lossen van droge bulkgoederen, vooral binnen de maritieme en offshore sector.
Het bedrijf werd opgericht door de grootvader van de huidige DGA, Wijnand van Aalst, en is in de loop der jaren uitgegroeid tot een internationale speler. Door die groei werd het steeds belangrijker om ook de administratieve processen verder te professionaliseren.
Van Aalst Group is inmiddels meer dan 70 jaar actief en verwerkt jaarlijks ongeveer 5.000 facturen.
Jaarlijkse factuurverwerking
Jaren actief
Percentueel wereldwijd marktaandeel
De uitdaging
Toen Cees Zuur in 2010 bij Van Aalst Group begon, was de administratie nog grotendeels uitbesteed. De afdeling Finance bestond uit één medewerker en daarnaast kwam er wekelijks iemand van een administratiekantoor langs om facturen te coderen.
Cees Zuur, Group Finance Manager bij Van Aalst Group, beschrijft die situatie als volgt:
“Toen ik in 2010 aan boord kwam bij Van Aalst werd de administratie bijna volledig uitbesteed. De afdeling Finance bestond uit één dame en daarnaast kwam er een keer per week iemand van een administratiekantoor langs om de facturen te coderen. Eigenlijk kun je wel stellen dat de administratie op dat moment nog een beetje houtje-touwtje was.”
Met de internationale groei van Van Aalst Group nam de behoefte aan een nauwkeurige en gedetailleerde administratie toe. De organisatie wilde meer inzicht krijgen in verplichtingen, prestaties en lopende processen.
Zuur zegt daarover:
“In de jaren daarna is er veel veranderd, de administratie wordt volledig in huis gevoerd. Een van mijn belangrijkste aandachtspunten bij mijn in dienst treden was het professionaliseren en inzichtelijk maken van verplichtingen en performance.”
\Voor Van Aalst Group draaide automatisering dus niet alleen om sneller facturen verwerken. Het ging vooral om professionalisering: meer grip op administratieve processen, minder losse handelingen en beter inzicht in verplichtingen en prestaties.
“Eigenlijk kun je wel stellen dat de administratie op dat moment nog een beetje houtje-touwtje was.”
De oplossing
Van Aalst Group onderzocht verschillende softwareaanbieders voor het automatiseren van de factuurverwerking. Scan Sys kwam daarbij als beste naar voren.
Cees Zuur licht toe waarom de keuze op Scan Sys viel:
“De software is ook erg gebruiksvriendelijk. Daarnaast hebben de kosten meegespeeld in het selectieproces, ik ben niet voor niets een financiële man, dat zit in mijn systeem.”
Met Scan Sys wordt de factuurverwerking gekoppeld aan AFAS. Facturen die voldoen aan ingestelde criteria hoeven niet meer handmatig te worden goedgekeurd. Uitzonderingen worden via een digitale goedkeuringsronde afgehandeld.
Daardoor kan Van Aalst Group standaardfacturen efficiënter verwerken, terwijl afwijkingen juist zichtbaar blijven voor controle. Dat past bij de behoefte om het proces niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder en beter beheersbaar te maken.
De implementatie verliep volgens het bronverhaal voorspoedig. Door de automatische processen hoeft het team minder tijd te besteden aan terugkerende administratieve handelingen en ontstaat er meer ruimte voor andere werkzaamheden.
De resultaten
Een mensmaand aan administratief werk bespaard
De automatisering heeft Van Aalst Group een volledige mensmaand aan administratieve handelingen bespaard. Daardoor krijgt het team meer ruimte om zich op andere werkzaamheden te richten.
Betere matching via AFAS
De integratie met AFAS zorgt voor nauwkeurigere matching van facturen. Daardoor neemt het risico op handmatige fouten af en wordt het proces betrouwbaarder.
Meer controle op uitzonderingen
Facturen die voldoen aan de ingestelde criteria kunnen automatisch door het proces. Uitzonderingen worden digitaal goedgekeurd, waardoor afwijkingen zichtbaar blijven en gericht kunnen worden beoordeeld.
Meer inzicht in verplichtingen en performance
Door het proces te digitaliseren krijgt Van Aalst Group beter zicht op verplichtingen en prestaties. Dat sluit aan bij de professionaliseringsslag die de organisatie wilde maken.
Cees Zuur
Van Aalst Group, Finance Manager
Hoe professionaliseert een internationaal maritiem bedrijf zijn administratie met Scan Sys en AFAS?
Van Aalst Group gebruikt Scan Sys in combinatie met AFAS om de factuurverwerking en administratieve controle professioneler in te richten. Voorheen was de administratie grotendeels uitbesteed en werd er veel handmatig gecodeerd en goedgekeurd. Met Scan Sys worden facturen efficiënter verwerkt en kunnen facturen die voldoen aan ingestelde criteria automatisch door het proces. Uitzonderingen worden digitaal goedgekeurd. Daardoor bespaart Van Aalst Group administratief werk, verbetert de matching in AFAS en ontstaat er meer inzicht in verplichtingen en performance.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
