Van Dijk Groothandel automatiseert factuurverwerking zonder klantgerichtheid te verliezen
Bij Van Dijk Groothandel was factuurverwerking jarenlang een handmatig proces van printen, rondsturen en controleren. Met de oplossing van Scan Sys verwerkt de groothandel jaarlijks 5.000 inkomende facturen efficiënter, waardoor de binnendienst minder tijd kwijt is aan administratie en meer ruimte houdt voor klantgericht werk.
Van Dijk Groothandel is gevestigd in Kampen en werd opgericht in 1959. Het familiebedrijf is uitgegroeid tot een specialist in food- en non-foodproducten, met sterke wortels in zoetwaren, dranken en diepvriesproducten.
Vandaag de dag staat de derde generatie aan het roer. Het assortiment is door de jaren heen uitgebreid met producten van grote merken zoals Haribo, Mars en Coca Cola. Van Dijk levert een breed assortiment aan MKB-klanten, inclusief seizoensartikelen voor feestdagen zoals Kerst en Pasen.
Met 40 medewerkers en meer dan 65 jaar ervaring draait het bedrijf op persoonlijke service, korte lijnen en het ontzorgen van klanten. Juist daarom moest de administratie slimmer worden ingericht: factuurverwerking mocht niet ten koste gaan van de tijd en aandacht voor klanten.
Aantal facturen per jaar
Aantal medewerkers
Jaren actief
De uitdaging
De verwerking van jaarlijks 5.000 inkomende facturen was voor Van Dijk Groothandel een tijdrovend en foutgevoelig proces. Facturen die per e-mail binnenkwamen, werden uitgeprint en daarna fysiek door de organisatie gestuurd voor controle.
Edwin Brink, bedrijfsleider bij Van Dijk Groothandel, beschrijft het oude proces als volgt:
“De verwerking van deze facturen gebeurde voorheen handmatig. Dit betekende dat de facturen die per e-mail binnenkwamen werden uitgeprint en dat de facturen vervolgens van bureau naar bureau zwierven om te worden gecontroleerd. Het was een tijdrovend en ondoorzichtig proces waarbij de facturen onderweg soms ook nog kwijt raakten.”
Door de groei van Van Dijk en het brede assortiment werd het proces steeds zwaarder voor de binnendienst. De facturenstroom nam toe, terwijl juist die binnendienst een belangrijke rol speelt in het contact met klanten.
Voor Van Dijk Groothandel was automatisering dus niet alleen een manier om facturen sneller te verwerken. Het was ook een manier om de persoonlijke klantbenadering te behouden.
De organisatie zocht een oplossing die aansloot op hun eigen werkwijze. Niet een systeem waarvoor het proces volledig moest worden aangepast, maar software die het bestaande proces slimmer en overzichtelijker maakte.
“Wij kregen hierdoor bij onze binnendienst een overload aan administratieve werkzaamheden, waardoor wij te weinig tijd hadden voor onze klanten.”
Het proces en de oplossing
“Wij hebben verschillende partijen gesproken en hierbij was het uitgangspunt voor ons dat het proces zoals wij dit voor ogen hebben geautomatiseerd moet worden, en niet dat het proces dusdanig aangepast moest worden om maar te kunnen automatiseren.”
Via hun Exact-leverancier kwam Van Dijk in contact met Scan Sys. Daarbij speelde eenvoud een belangrijke rol. Van Dijk wilde geen oplossing die onnodig complex was of telkens terugkerende consultancy nodig had om goed te blijven functioneren.
“Je ziet bij veel software-producten in de markt dat deze onnodig duur en vaak heel complex zijn. Hierdoor is er vaak sprake van terugkerende consultancykosten bij deze partijen. De software van Scan Sys werkt juist heel eenvoudig. Je betaalt eenmalig een bedrag en je bent direct ontzorgd. En er hoeft niet iedere maand een consultant langs te komen om te zorgen dat de software zijn werk blijft doen.”
De implementatie verliep volgens Van Dijk snel en soepel. Ook daarin zag Brink een duidelijk verschil met eerdere automatiseringsprojecten:
“We hebben al verschillende automatiseringsprojecten uitgevoerd met verschillende partijen, maar er is er niet één zo vlekkeloos verlopen als de implementatie die is uitgevoerd door jullie consultant. Hij had veel kennis van zaken en we hebben in het gebruik van de software nauwelijks problemen.”
De resultaten
Efficiëntere factuurverwerking
Door facturen digitaal te verwerken, is Van Dijk Groothandel minder tijd kwijt aan handmatige administratie. Facturen hoeven niet meer fysiek door de organisatie te zwerven om gecontroleerd te worden.
Minder fouten en minder zoekwerk
Het oude proces was foutgevoelig en ondoorzichtig. Door de verwerking te automatiseren, vermindert Van Dijk het risico op kwijtgeraakte facturen en fouten in de factuurafwikkeling.
Meer tijd voor klantgericht werk
Doordat de administratieve last voor de binnendienst afneemt, ontstaat er meer ruimte voor klantcontact en service. Dat sluit aan bij de manier waarop Van Dijk Groothandel zich als familiebedrijf onderscheidt.
Minder afhankelijkheid van terugkerende consultancy
Voor Van Dijk was het belangrijk dat de oplossing eenvoudig te gebruiken bleef. De software van Scan Sys vraagt volgens het klantverhaal geen maandelijkse consultancy om goed te blijven werken, waardoor Van Dijk kosten en afhankelijkheid beperkt.
Edwin Brink
Van Dijk Groothandel, Algemeen Directeur
Hoe automatiseert een groothandel factuurverwerking zonder persoonlijk klantcontact te verliezen?
Van Dijk Groothandel laat zien hoe een groothandel factuurverwerking kan automatiseren zonder de persoonlijke manier van werken te verliezen. De organisatie verwerkt jaarlijks 5.000 inkomende facturen en liep vast op een handmatig proces waarin facturen werden geprint, rondgestuurd en soms kwijtraakten. Met de factuurverwerkingsoplossing van Scan Sys is het proces eenvoudiger en overzichtelijker ingericht. Daardoor heeft de binnendienst minder administratieve druk en blijft er meer tijd over voor klantgericht werk.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
