Oplossingen

Van factuurverwerking tot orderbeheer: onze oplossingen automatiseren en stroomlijnen jouw processen.

Bekijk alle oplossingen

Voor wie

Geen organisatie is hetzelfde. Daarom zorgen wij dat automatisering aansluit op jullie dagelijkse praktijk, niet andersom.

Ontdek hoe we jou helpen

Koppelingen

Onze software koppelt naadloos met meer dan 60 ERP-, financiële-, TMS- en CRM-systemen.

Bekijk alle koppelingen

Over ons

Met innovatieve softwareoplossingen helpt Scan Sys om bedrijven efficiënter te laten werken door tijd te besparen en fouten te minimaliseren.

Ontdek meer over ons

Leer ons kennen

Inspiratie

Zoeken

Maak kennis met
de nieuwe generatie
Scan Sys.

Met de nieuwe generatie Scan Sys bouwen we verder aan software die je complete documentverwerking makkelijker maakt.

Met AI-gedreven oplossingen ondersteunen we elke stap in het documentproces, terwijl jij zelf controle houdt. Zo wordt documentverwerking slimmer, overzichtelijker en naadloos aangesloten op de manier waarop finance, inkoop en operatie dagelijks werken.

Kijk webinar terug
Aanmelden nieuwsbrief

De soft launch van Scan Sys NewGen.

Op 6 oktober presenteerden we Scan Sys NewGen en de eerste concrete ontwikkelingen die daarbij horen. Recognition Agent brengt AI naar het regel- en contextniveau van documenten, we vernieuwen de gebruikersinterface en bouwen nieuwe AI-functionaliteit vanuit de cloud verder uit.

Introductie Recognition Agent.

Met Recognition Agent worden inkomende documenten beter herkend op regel- en contextniveau. Denk aan factuurregels, orderregels, aantallen, bedragen, omschrijvingen, artikelnummers en afwijkingen. Zo wordt documentinformatie sneller controleerbaar en makkelijker bruikbaar voor workflow, matching en ERP-verwerking.

Overzichtelijker werken in een vernieuwde interface.

Naast de eerste AI-functionaliteit brengen we een vernieuwde gebruikerservaring. Deze omgeving is ingericht om jou nog beter te ondersteunen bij je dagelijkse werkzaamheden rondom controleren, bijsturen en verwerken van je complete documentenstroom. Met een moderne interface en intuïtieve flow die aansluit op een agentic manier van werken.

Alle (toekomstige) AI-functionaliteit direct beschikbaar vanuit de cloud.

De nieuwe generatie Scan Sys roept alle AI-functionaliteit aan vanuit de cloud*. We ontsluiten hiermee alle AI functionaliteiten die we ontwikkelen, direct voor alle gebruikers. Geen gedoe met add ons of losse modules afsluiten.

*Ook bestaande on-premise installaties kunnen deze functionaliteit gebruiken wanneer de technische inrichting dit ondersteunt.

Bekijk de NewGen soft launch terug.

Tijdens het NewGen-webinar laten Stefan Elias en Vinçon Estourgie zien wat Scan Sys NewGen concreet betekent voor bestaande en toekomstige gebruikers.

Je krijgt inzicht in onderwerpen zoals:

Ontvang de opname

What’s Next?

Na de soft launch bouwen we verder aan de nieuwe generatie Scan Sys voor slimmere documentverwerking binnen finance, inkoop en operatie. 
Fase 0

Fundament voor gefaseerde uitrol

Voordat nieuwe functionaliteiten breder beschikbaar worden, bereiden we de basis voor een zorgvuldige uitrol voor. Denk aan koppelingen, klantomgevingen, activatie en begeleiding.

Zo zorgen we dat de nieuwe generatie Scan Sys stap voor stap aansluit op de praktijk van onze klanten.

Fase 1

Mail Flow Agent

Met Mail Flow agent kunnen centrale mailboxen en inkomende documenten slimmer richting Scan Sys worden verwerkt. Het doel: minder handmatig mail- en uitzoekwerk, en documenten sneller naar het juiste proces.
Fase 2

Verdere AI functionaliteit 

AI krijgt stap voor stap een grotere rol in elke stap van documentverwerking: herkenning, controle, matching, uitzonderingen en verwerking. Nieuwe functionaliteiten worden gefaseerd toegevoegd. 

Alle updates ontvangen over Scan Sys NewGen?

Wil je op de hoogte blijven van nieuwe functionaliteiten, kennissessies, vervolgstappen en mogelijkheden om interesse aan te geven? 

Veelgestelde vragen

Hide first

Wat is Scan Sys NewGen?

Scan Sys NewGen is de volgende stap in de ontwikkeling van ImageCapture. We bouwen verder aan software die slimmer, gebruiksvriendelijker en verder geautomatiseerd werkt, terwijl de gebruiker controle houdt.

Het bestaande fundament blijft daarbij behouden. We bouwen voort op onze ervaring met documentverwerking en de bestaande ERP-koppelingen en voegen daar stap voor stap nieuwe AI-functionaliteit, een vernieuwde gebruikerservaring en verdere automatisering aan toe. NewGen is dus geen los nieuw softwarepakket naast ImageCapture.

Wat is Recognition Agent?

Recognition Agent is de eerste concrete AI-functionaliteit binnen Scan Sys NewGen. De agent helpt informatie uit documenten te herkennen op regel- en contextniveau.

Denk aan aantallen, prijzen, omschrijvingen, artikelnummers, kortingen en leverdata. Recognition Agent kijkt daarbij niet alleen naar waar informatie staat, maar ook naar de betekenis en samenhang ervan. Dat is vooral waardevol bij documenten met wisselende layouts, vrije tekst of informatie die over meerdere regels is verdeeld.

Een betere herkenning geeft vervolgens een sterkere basis voor controle, matching, workflow en verwerking richting het ERP.

Wordt ieder document voortaan met AI verwerkt?

Nee. We zetten AI in waar het daadwerkelijk iets toevoegt.

Gestructureerde informatie uit bijvoorbeeld een UBL- of Peppol-factuur kan al snel en betrouwbaar rechtstreeks worden verwerkt.

Daar voegt AI weinig aan toe. Recognition Agent is vooral bedoeld voor situaties waarin variatie, context of complexiteit een rol speelt, bijvoorbeeld bij regelherkenning of ongestructureerde documenten.

De beste techniek blijft dus afhankelijk van het document en het proces.

Is het gebruik van AI verplicht?

Nee. Je bepaalt zelf of en waar je AI-functionaliteit wilt gebruiken.

Recognition Agent kan bijvoorbeeld voor een bepaalde documentstroom of leverancier worden ingezet, terwijl je voor andere documenten de bestaande verwerking blijft gebruiken. Ook bepaal je zelf hoeveel controle je binnen je proces wilt behouden.

De software doet een voorstel; de gebruiker houdt de regie over wat daarmee gebeurt.

Welke AI-technologie gebruikt Scan Sys en wat gebeurt er met mijn data?

Voor de eerste AI-functionaliteit maakt Scan Sys gebruik van Microsoft Azure AI Foundry.

Daarbij gelden drie belangrijke uitgangspunten: klantdata wordt niet gebruikt om het AI-model te trainen, er geldt een Zero Retention Policy en de verwerking wordt in Europa gehost. Documentinformatie wordt dus verwerkt voor het gevraagde doel en daarna niet door het model vastgehouden.

Scan Sys verkoopt of deelt klantdata daarnaast vanzelfsprekend ook niet.

Is Recognition Agent zelflerend?

Niet op de manier waarop een systeem onbeperkt iedere handmatige correctie automatisch overneemt. Dat kan er namelijk ook toe leiden dat verkeerde correcties worden aangeleerd.

Daarom werken we met Request for Improvement. Wanneer Recognition Agent een document niet goed genoeg uitleest, kan de gebruiker aangeven wat er verbeterd moet worden. Scan Sys kan vervolgens beoordelen hoe de herkenning kan worden geoptimaliseerd en of die verbetering ook breder toepasbaar is.

Zo kunnen we de herkenning centraal verbeteren zonder ongecontroleerd gedrag aan te leren.

Wanneer kan ik Recognition Agent gebruiken?

De uitrol van NewGen gebeurt gefaseerd. In 2026 starten we met de eerste klanten en daarna breiden we de beschikbaarheid verder uit.

We noemen bewust geen algemene datum waarop iedere klant kan overstappen. Onze software wordt gebruikt in veel verschillende omgevingen, met verschillende softwareversies, ERP-koppelingen en maatwerkinrichtingen. We willen per situatie zeker weten dat de nieuwe functionaliteit goed werkt voordat we die breder beschikbaar maken.

Zodra jouw omgeving aan de beurt is, nemen we contact op over de mogelijkheden en vervolgstappen.

Moet ImageCapture opnieuw worden geïmplementeerd voor NewGen?

In de basis niet. NewGen wordt via een software-update beschikbaar gemaakt en vereist geen volledig nieuwe implementatie van onze software.

Bij oudere softwareversies of omvangrijke maatwerkomgevingen kan wel aanvullende afstemming nodig zijn. Wat er precies nodig is, hangt daarom af van je huidige versie, koppelingen en inrichting.

Werkt NewGen ook bij een on-premise installatie?

Ja. De nieuwe AI-functionaliteit wordt vanuit de cloud aangeboden, maar ook organisaties die onze software lokaal gebruiken kunnen hiervan gebruikmaken.

De bestaande omgeving wordt hiervoor geüpdatet en maakt vervolgens verbinding met de nieuwe cloudfunctionaliteit. Daardoor kunnen nieuwe AI-mogelijkheden in de toekomst sneller beschikbaar worden gemaakt zonder dat voor iedere nieuwe functionaliteit opnieuw zware software lokaal hoeft te worden geïnstalleerd.

Blijven mijn ERP-koppelingen werken met NewGen?

Dat is het uitgangspunt. Scan Sys blijft de bestaande koppelingen met ERP- en financiële systemen onderhouden en doorontwikkelen.

We ondersteunen meer dan 60 koppelingen en het meebewegen met wijzigingen in die systemen blijft onderdeel van onze verantwoordelijkheid. Juist daarom rollen we NewGen gefaseerd uit: we willen zeker weten dat nieuwe functionaliteit binnen de verschillende omgevingen en koppelingen goed blijft werken.

Wat verandert er aan het prijsmodel met NewGen?

Met NewGen verschuift het prijsmodel meer richting daadwerkelijk gebruik van de software, in plaats van voornamelijk het aantal gebruikers.

Daarbij werken we met een fair-useprincipe. Dat betekent dat normaal gebruik binnen afgesproken grenzen kan vallen zonder dat iedere extra handeling of gebruiker afzonderlijk wordt afgerekend. De precieze gevolgen verschillen per organisatie, gebruik en huidige afspraken.

Daarom bespreken we de concrete impact van het nieuwe model persoonlijk met klanten wanneer NewGen voor hun omgeving beschikbaar wordt.