De Belastingdienst vraagt om een factuur uit 2021. Je collega die het archief beheerde, werkt er niet meer. De map bestaat nog, maar de bestanden zijn bij een migratie twee jaar geleden ergens tussendoor gevallen.
Dat is geen uitzonderlijke situatie. Het is wat er gebeurt als archivering geen onderdeel is van het proces, maar iets wat er achteraan komt.
De nieuwe Archiefwet, die op 1 januari 2027 in werking treedt, verplicht overheidsorganisaties om dat anders te doen. Het wetsvoorstel Archiefwet is op 12 mei 2026 aangenomen door de Eerste Kamer. Maar de onderliggende logica raakt iedere organisatie die met documenten werkt en daar later op aangesproken kan worden.
- Wat verandert er met de nieuwe Archiefwet?
- 1. Overbrengingstermijn gehalveerd: van 20 naar 10 jaar
- 2. Digitale archivering verplicht vanaf het moment van creatie
- 3. Toezicht en handhaving aangescherpt
- Waarom raakt de archiefwet ook bedrijven?
- Wat betekent dit voor jouw organisatie?
- Veelgestelde vragen over de nieuwe Archiefwet 2027
Wat verandert er met de nieuwe Archiefwet?
De modernisering van de Archiefwet vervangt een regeling uit 1995. Destijds bewaarden overheden hun informatie grotendeels op papier. Inmiddels is dat landschap volledig veranderd. De wet liep achter op de praktijk. Dat wordt nu rechtgezet.
Inwerkingtreding: 1 januari 2027. De modernisering brengt drie wijzigingen die er in de praktijk toe doen.
1. Overbrengingstermijn gehalveerd: van 20 naar 10 jaar
Overheden moeten blijvend te bewaren informatie voortaan al na 10 jaar overdragen aan een archiefdienst, zoals het Nationaal Archief of een regionaal archief, in plaats van na 20 jaar. De consequentie is concreet: digitaal informatiebeheer moet eerder op orde zijn. Wie gewend was om archivering uit te stellen, heeft die ruimte niet meer. Journalisten, historici en burgers krijgen daardoor tien jaar eerder toegang tot overheidsdocumenten.
2. Digitale archivering verplicht vanaf het moment van creatie
De nieuwe Archiefwet verplicht overheden om digitale overheidsinformatie vanaf het ontstaan duurzaam en toegankelijk op te slaan. E-mails, chatberichten, samenwerkingsdossiers, videobeelden. Niet als sluitstuk van het proces, maar als integraal onderdeel van het dagelijkse werk.
Dat is een fundamentele verschuiving. Achteraf ordenen werkt niet meer als informatie zich zo snel en in zulke hoeveelheden ontwikkelt. De nieuwe Archiefwet maakt dat expliciet.
3. Toezicht en handhaving aangescherpt
Er komen een meldplicht bij incidenten en de mogelijkheid om boetes op te leggen. Het toezicht op digitaal informatiebeheer wordt daarmee concreter dan voorheen. Niet alleen een norm op papier, maar een norm met consequenties.
Waarom raakt de archiefwet ook bedrijven?
De nieuwe Archiefwet geldt formeel alleen voor overheidsorganen: ministeries, provincies, gemeenten en waterschappen. Maar de beweging die erin zichtbaar wordt, raakt een bredere groep.
Voor die organisaties gelden in de nieuwe regels ook eisen voor archivarissen, met gemoderniseerde diploma-eisen en de plicht dat elk overheidsorgaan een gecertificeerde archivaris aanstelt.
Drie situaties waarin dat merkbaar is.
- Samenwerking met overheden
Lever je aan gemeenten, provincies of andere publieke instellingen? Dan worden de eisen aan jouw documentatie en archivering steeds vaker afgestemd op wat de wet van hen vraagt. Wat voor hen geldt, werkt door in wat ze van jou verwachten.
- AVG en fiscale bewaarplicht
De eisen aan betrouwbaarheid en terugvindbaarheid die de nieuwe Archiefwet stelt aan overheden, lijken sterk op wat de Belastingdienst en de AVG van bedrijven vragen. Wie zijn archief niet snel en volledig kan aanleveren bij een controle, werkt met een risico dat op het verkeerde moment zichtbaar wordt.
- Interne controle en risicovermindering
Bij audits, juridische discussies of kwaliteitsborging geldt hetzelfde principe: goed georganiseerd digitaal informatiebeheer helpt je sneller, vollediger en veiliger handelen.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
De kern van de nieuwe Archiefwet is eenvoudig: archivering is geen sluitstuk, maar een startpunt. Informatie die goed wordt opgeslagen op het moment dat ze ontstaat, hoeft later niet worden teruggevonden. Ze is er gewoon.
Voor veel organisaties vraagt dat om een andere inrichting. Niet per se een grote investering, maar wel een bewuste keuze: hoe zorgen we dat documenten automatisch op de juiste plek terechtkomen, gekoppeld aan de juiste context, vindbaar voor de juiste mensen?
Wie dat nu regelt, merkt weinig van de nieuwe Archiefwet. Wie wacht, heeft per 1 januari 2027 een achterstand die moeilijk in te lopen is.
Dat is precies waar wij mee helpen. ImageCapture Archief maakt digitaal informatiebeheer onderdeel van het dagelijkse verwerkingsproces. Documenten worden automatisch opgeslagen, gekoppeld aan de juiste entiteit, voorzien van metadata en rechten. Toegankelijk, controleerbaar, compliant met de nieuwe Archiefwet én de AVG.
Veelgestelde vragen over de nieuwe Archiefwet 2027
De nieuwe Archiefwet geldt voor alle overheidsorganisaties in Nederland: ministeries, provincies, gemeenten, waterschappen en Hoge Colleges van Staat. Bedrijven vallen er formeel niet onder, maar de eisen die de wet stelt aan digitale archivering en digitaal informatiebeheer zijn relevant voor iedere organisatie die informatiegevoelig werkt of samenwerkt met overheden. Elk overheidsorgaan moet daarnaast een gecertificeerde archivaris aanstellen.
Op 1 januari 2027. Het wetsvoorstel Archiefwet is op 12 mei 2026 aangenomen door de Eerste Kamer. De officiële aankondiging staat op Rijksoverheid.nl.
De overbrengingstermijn gaat van 20 naar 10 jaar. Digitale overheidsinformatie moet vanaf het moment van creatie duurzaam worden opgeslagen. En het toezicht op digitaal informatiebeheer wordt aangescherpt, met een meldplicht en mogelijkheid tot boetes. Ook de diploma-eisen voor archivarissen worden gemoderniseerd.
Dat archivering geen eindhandeling meer is, maar een integraal onderdeel van het informatieproces. Informatie moet vindbaar, duurzaam toegankelijk en op tijd vernietigd zijn. Dat vraagt om systemen die dit vanaf creatie borgen, niet om processen die achteraf ordenen.
De AVG heeft als Europese verordening voorrang op de Archiefwet. Beide wetten raken elkaar op het punt van bewaren en vernietigen: informatie mag alleen bewaard worden zolang dat noodzakelijk is, maar archivering in het algemeen belang vormt een erkende uitzondering. Overheidsorganisaties hebben bij digitaal informatiebeheer doorgaans met beide wetten tegelijk te maken.
Kijk waar informatie in jouw organisatie nu vastloopt. Documenten die niet teruggevonden worden, archieven die afhankelijk zijn van één persoon, processen waarbij archivering achteraf gebeurt. Dat zijn de plekken waar de nieuwe Archiefwet druk op zet, en waar verbetering direct merkbaar is in de praktijk.
